Отпуск – время, предоставляемое сотруднику для отдыха. Он вправе планировать и использовать его по своему усмотрению. Трудовое законодательство предусматривает различные виды отпусков: они могут быть оплачиваемыми, неоплачиваемыми, периодическими, внеплановыми и т.д. Сотрудник кадровой службы должен знать правила предоставления отпусков и порядок их документального оформления.
Читайте, какие виды отпусков предусматривает трудовой законодательство, как оформить график и иные документы на дни отдыха сотрудников, чем поможет система электронного документооборота.
Основные виды отпусков, предусмотренные законодательством
Необходимость предоставления сотрудникам оплачиваемых отпусков предусмотрена ст. 107 ТК РФ. Законодательство устанавливает три разновидности отпусков в соответствии с их продолжительностью, периодичностью предоставления, а также оплатой за счет работодателя или самого сотрудника. Рассмотрим их подробнее.
Основной ежегодный оплачиваемый отпуск
Каждому сотруднику должен быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Право на него появляется после 6 полностью отработанных месяцев, впоследствии сотрудник будет уходить на отдых в соответствии с общим графиком организации. Различают следующие варианты:
- Стандартный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Он предоставляется большинству сотрудников промышленных предприятий, государственных учреждений и коммерческих организаций.
- Удлиненный отпуск для определённых категорий сотрудников. Например, у педагогических работников он составляет 56 дней, а сотрудников-инвалидов – не менее 30 дней. Соответствующая норма предусмотрена в статье 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ.
Основной отпуск предоставляется по графику, однако некоторым категориям сотрудников он может быть предоставлен вне очереди по согласованию с работодателем. Если работник планирует уйти в отпуск по графику, он не должен писать отдельное заявление. За 2 недели работодатель должен ознакомить его под роспись с уведомлением о предоставляемом отпуске. Все документы для этого можно оформить в системе «Добыто. КЭДО».
Предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска
Трудовое законодательство предусматривает предоставление каждый год дополнительного отпуска определенным категориям сотрудников. Например, он положен тем, кто работает во вредных условиях труда или в условиях Крайнего Севера. Продолжительность дополнительного опускного период зависит от конкретной категории персонала. Например, у тех, кто трудится во вредных условиях, дополнительный отпуск должен составлять минимум 7 дней.
Для тех, кто работает на Крайнем Севере и в приравненных к нему климатических условиях, положен дополнительный отпуск продолжительностью 24 дня. Соответствующая норма зафиксирована ст. 321 ТК РФ. Также дополнительные дни предоставляются персоналу, работающему с ненормированным графиком, выполняющему работы в особых условиях, и некоторым другим категориям.
Отпуск без сохранения заработной платы
В этом случае сотрудник прерывает работу либо с согласия работодателя без оплаты пропущенных дней, либо при возникновении особых обстоятельств, прописанных в Трудовом кодексе. Законодательство предусматривает следующие основания для предоставления неоплачиваемого отпуска:
- Участники ВОВ могут получить до 35 дополнительных календарных дней отпуска в течение года.
- Работающие пенсионеры, получающие пенсию по старости, могут получить до 14 календарных дней ежегодно.
- Родители и супруги военнослужащих, получивших ранения или погибших при исполнении воинского долга, могут получить до 14 дней ежегодно.
- Работающие инвалиды могут получать до 60 неоплачиваемых календарных дней каждый год.
- Все сотрудники при заключении брака, рождении ребенка или смерти близкого родственника могут получить до 5 календарных дней.
В остальных случаях отпуска без содержания предоставляются по согласованию с работодателем, они могут быть предусмотрены коллективным договором. Учет отпусков без сохранения заработка можно вести в системе «Добыто. КЭДО».
Мнение эксперта. Отказ в предоставлении отпуска без содержания при наличии оснований является нарушением трудовых прав работника. Сотрудник обязан подтвердить документально наличие особых обстоятельств, дающих ему право на внеочередной неоплачиваемый отпуск. Если он это сделал, работодатель не имеет права не отпустить сотрудника или засчитать прогулы за пропущенные дни.
Предоставление отпуска по беременности и родам
Помимо основных видов отпусков, прописанных в законодательстве, есть еще несколько специальных разновидностей. Такие отпуска предоставляются при наличии особых обстоятельств, работник может получить их во внеплановом порядке.
Одним из них является так называемый «декретный» отпуск по беременности и родам. Его продолжительность составляет 70 календарных дней до родов и 70 дней после рождения ребенка. Для его получения сотрудника должна предоставить заявление установленного образца и больничный лист, выданный акушером-гинекологом или при его отсутствии семейным врачом. Лист временной нетрудоспособности оформляется на сроке 30 недель беременности.
Если беременность является многоплодной, сотрудница имеет право уйти в декретный отпуск раньше. Он предоставляется на сроке 28 недель, а его суммарная продолжительность составит 194 дня. Из них 84 дня будут предоставлены до родов и 110 – после.
Отпуск по уходу за ребенком
В большинстве случаев после завершения отпуска по беременности и родам мать ребенка уходит в отпуск по уходу за ним. Продолжительность такого отпуска составляет три года, однако декретное пособие выплачивается только в течение первых полутора лет.
Законодательство предусматривает возможность получения отпуска по уходу за ребенком любым из его родственников. Это может быть не только мать, но и отец, бабушка, дедушка, тетя и т. д.- статус родственных отношений значения не имеет, но они должны быть. При этом не имеет значения, работает мать или нет. Даже если она в состоянии сама ухаживать за ребенком, по закону другой родственник имеет право выйти в оплачиваемый декретный отпуск.
Мнение эксперта. Если в семье уже есть малыш в возрасте до полутора лет и мать находится в декрете, отец или другой родственник может уйти в отпуск по уходу за вторым ребёнком. Это удобно, так как можно обеспечить полноценный уход за обоими детьми, однако это может привести к существенным финансовым потерям для семьи. Необходимо взвесить все преимущества и недостатки такого решения.
Важное правило: в отпуске по уходу за ребенком может находиться только один человек, однако он может меняться неограниченное количество раз. Например, половину декретного срока может провести в отпуске мать, а половину – отец. Работодатель не имеет права препятствовать выходу сотрудника в декретный отпуск.
Предоставление ученического отпуска
Еще одна разновидность свободного периода для сотрудника – ученический отпуск. Он предоставляется сотрудникам, которые совмещают работу с учебой. Статьи 173-177 ТК РФ устанавливают право сотрудника на получение отпуска на периоды учебы, в частности, для сдачи экзаменов. Такие отпуска могут быть оплачиваемыми и неоплачиваемыми: это будет зависеть от формы обучения. Указанную информацию можно отслеживать в системе «Добыто. КЭДО».
Ученический отпуск предоставляется по следующим правилам:
- Если сотрудник обучается на очной форме, то ученический отпуск не оплачивается, если на заочной или очно-заочной – оплачивается в размере среднего заработка.
- Если работник и работодатель заключили договор о прохождении обучения, то его оплачивает работодатель. Кроме того, он предоставляет работнику оплачиваемый отпуск на период учебы. За это он может обязать сотрудника отработать определенный период в данной организации после завершения обучения и получения диплома.
- Ученический отпуск оплачивается только в том случае, если учебное заведение имеет лицензию и прошло государственную аккредитацию.
- Образовательное учреждение должно предоставить справку-вызов. Без этого документа ученический отпуск не может быть предоставлен.
- Если сотрудник собирается обучаться одновременно в нескольких образовательных учреждениях, компенсация предоставляется только за обучение в одном из них по выбору сотрудника.
- Если сотрудник работает в нескольких организациях по совместительству, он может получить оплачиваемый отпуск только по основному месту работы.
Мнение эксперта. Если у сотрудника уже есть среднее образование, полученное в колледже, и он поступает в колледж аналогичного уровня по другой специальности, то такой ученический отпуск оплачиваться не будет. Однако, если на переобучение его направляет работодатель, он будет оплачивать период обучения в размере среднего заработка.
Продолжительность оплачиваемого ученического отпуска, если сотрудник обучается в вузе, имеющем аккредитацию:
- По 40 дней для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсе. Это время дается на сдачу зачетов и экзаменов.
- По 50 календарных дней на третьем и четвертом курсе.
- Четыре месяца для подготовки выпускной квалификационной работы и сдачи государственных экзаменов.
Порядок предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых отпусков
Чаще всего кадровому специалисту приходится сталкиваться с оформлением ежегодных оплачиваемых отпусков, которые предоставляются всем официально трудоустроенным сотрудникам предприятия по установленному графику. Оформить и утвердить документ можно в системе «Добыто. КЭДО».
Предоставление отпуска оформляется по следующему алгоритму:
- Оповещение сотрудника за 2 недели о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска под роспись. Если отпуск будет предоставлен по графику, заявление брать необязательно.
- Оформление приказа. Он может быть составлен в свободной форме, однако в большинстве случаев используется стандартная форма Т6, в которую включены все необходимые поля.
- Расчет отпускных. В небольших организация сотрудники кадрового ведомства часто выполняют обязанности бухгалтера. Важно учитывать, что отпускные выплачиваются минимум за 3 дня до начала отпуска. Если это не было сделано, сотрудник имеет право перенести дату начала отдыха.
- Внесение отметки в табель учета рабочего времени. Для этого используется код «ОТ» или 09.
- Постановка отметки в личной карточке сотрудника в 8 разделе.
Если сотрудник попросил предоставить отпуск за свой счет и не имеет оснований для его обязательного предоставления, работодатель сам решает, соглашаться ему или нет. Если организация готова предоставить сотруднику свободные неоплачиваемые дни, отпуск нужно правильно оформить. Для этого сотрудник заполняет заявление специалист кадровой службы составляет приказ по форме Т-6, который должен быть подписан руководителем. Ставятся соответствующие отметки в табеле и личной карточке.
Как предоставляется отпуск сотрудникам, работающим по совместительству?
Если работник одновременно работает в двух организациях, он имеет право на предоставления отпуска и по основному месту работы, и по совместительству. Правила предоставления отпуска зафиксированы в ст. 286 ТК РФ.
Ч. 4 ст. 123 ТК РФ устанавливает право работников-совместителей получать отпуск в удобное для них время. По основному месту работы они идут в оплачиваемый отпуск по запланированному графику- для этого не требуется подавать заявление. Во второй организации сотрудник пишет заявление о предоставлении отпуска, который будет совпадать с отпускным периодом по основному месту работы.
Ст. 122 ТК РФ устанавливаете еще одну важную норму. Если сотрудник проработал по совместительству менее полугода, но идет в отпуск по основному месту работы, работодатель совместителя обязан предоставить ему отпуск авансом.
Если по основному месту работы отпуск на несколько дней больше, чем по совместительству, работник может написать заявление на предоставление отгулов без содержания на эти дни на втором месте работы. Это позволит не укорачивать отпуск из-за необходимости выйти на работу по второму месту трудоустройства.
Сложные и спорные ситуации при предоставлении отпусков
В некоторых случаях работодатели сталкиваются с затруднительными ситуациями при расчете количества отпускных дней и условий их предоставления. Можно перечислить несколько часто встречающихся спорных случаев:
- Работник устроился в организацию только на летний сезон, в сумме он проработал всего три месяца. Положен ли ему в этом случае отпуск? Да, законодательство в таких случаях устанавливает для работодателя необходимость предоставить два отпускных дня за каждый отработанный месяц. Если сотрудник не собирается фактически уходить в отпуск, при расчете ему должна быть предоставлена компенсация.
- Сотрудник работает в организации с ненормированным рабочим графиком. В этом случае работодатель обязан компенсировать постоянные переработки дополнительными днями отпуска – их количество устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка. Количество таких дней должно составлять не менее 3.
- Сотрудник работает на удаленном режиме и не появляется в офисе. Хотя такой работник формально постоянно находится дома, он имеет те же права на предоставление оплачиваемого отпуска. Стандартный срок составляет 28 дней. Если работодатель отказывается предоставлять отпуск такому сотруднику. Это является нарушением трудовых прав.
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений пока что только начинает формироваться. Подача заявления на отпуск в электронном виде от сотрудника не предусмотрена. Если работник подает документ в электронной форме, работодатель имеет право не согласиться его принять – в результате сотрудник при невыходе на работу может быть уволен за прогулы. В этом случае работодатель должен правильно оформить увольнение, чтобы у сотрудника не было возможности его оспорить. Образцы документов для предоставления отпусков и увольнения персонала есть в системе «Добыто. КЭДО».
Заключение
- Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудникам – обязанность каждого работодателя. Необходимо соблюдать правила предоставления и оплаты отпусков, а также их периодичность, чтобы избежать трудовых споров из-за нарушения прав сотрудников.
- Работники, принятые на удаленный режим, имеют те же права, что и обычные сотрудники – им должен быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск стандартной продолжительности.
- Организация может использовать электронный документооборот, однако для этого, должны быть подготовлены необходимые положения и другие документы.
FAQ
Какие виды отпусков предусматривает трудовое законодательство?
Работодатель предоставления сотруднику основной и дополнительный оплачиваемый отпуск. Также ТК РФ позволяет работникам брать отпуска без сохранения заработной платы.
Чем регулируется порядок предоставления отпусков?
Основные правила предоставления отпусков и гарантии для работников определены нормами ТК РФ. Также работодатель вправе утвердить свои локальные акты, расширяющие объем гарантий.
Какие документы нужна для предоставления отпусков?
На календарный год утверждает график отпусков в организации. Также предоставление отпусков сопровождается оформлением заявления и уведомления, расчетного листа.