Летом 2023 года к нам обратилась Александра, владелица бренда женского белья. Продажи идут как офлайн, так и онлайн через интернет-магазин и через Wildberries.
Основной запрос был в следующем:
Магазину нужна была полная оцифровка бизнеса. Велись какие-то отдельные таблички по продажам у менеджеров и по расчету ЗП, но полной картины не было. Непонятно, сколько чистыми зарабатывает бренд, сколько денег можно выводить из бизнеса, как оптимально планировать производство и поставки, как масштабироваться.
Что мы сделали?
Так как учет велся очень разрозненно, критически важно было собрать данные в одной базе, для того, чтобы выстроить полноценную аналитику по бизнесу.
Первое, с чего мы начали - это с экспресс аудита проекта, который состоял из нескольких интервью с владелицей бизнеса и сотрудниками, изучения учетных систем, таблиц и процессов. Этот этап критически важный, так как на нем выявляются основные проблемы и от него зависит весь этап внедрения учета и аналитики, разрабатывается детальный план действий. После завершения этапа аудита мы составили дорожную карту проекта, где подробно описали все этапы работ по внедрению.
Далее начиналось самое интересное. Внедрение. Уже на этапе аудита мы определили основные источники данных:
- 1С:Управление торговлей - где хранилась вся информация о выручке, себестоимости, складским запасам
- Личный кабинет Wildberries - так как клиент торговал в том числе на WB, часть информации о продажах, себестоимости и остатках товаров хранилась там.
- Гугл таблицы - там хранились данные о ЗП сотрудников, системе мотивации, накладных расходах
- Retail CRM - учет клиентов, программы лояльности, маркетинговые кампании и продажи
Теперь основная задача состояла в том, чтобы все разрозненные данные собрать и построить полноценную аналитику по компании. А именно:
- Продажи в разрезе каждого канала (онлайн/офлайн, WB)
- АВС-анализ товарных позиций, оборачиваемость и маржинальность
- Контроль складских остатков и управление поставками
- Управление денежными средствами - внедрение отчета о движении денежных средств и платежного календаря (планирования поступлений/списаний на месяц)
- Составление отчета о финансовых результатах (Выручка, Себестоимость, Накладные расходы, Чистая прибыль)
- Составление баланса компании, где собраны все Активы и Пассивы компании
Первое, с чем мы столкнулись, начиная собирать данные - это с их большим объемом. Обычные гугл таблицы с этим точно не справились бы, а ведение учета в готовой программе не решало поставленных задач, так как не хватало гибкости в построении нужных отчетов и аналитики. Ограничения гугл таблиц мы решили с помощью подключения облачной базы данных BigQuery (подробнее уже описывали в этой статье). В базу мы перенесли все данные по заказам и продажам, себестоимости товаров, возвратам и складским остаткам, которые выгружались из личного кабинета WB и 1С:Управление торговлей. В BigQuery происходили все сложные расчеты с помощью SQL-запросов и результат выгружался либо в гугл таблицы, либо на дашборд в Looker Studio для дальнейшего использования и анализа сотрудниками.
Схематично весь процесс выглядел примерно так:
- Мы собрали всю аналитику в разрезе каждого направления продаж (онлайн/офлайн, WB). Поняли, как отрабатывает каждое направление
- Провели АВС-анализ товарных позиций, а также анализ в разрезе маржинальности и оборачиваемости. Стало понятно, какие товары приносят максимальный доход и прибыль, а какие просто “морозят” деньги на складе. Выстроили грамотно ассортиментную матрицу для максимизации прибыли.
- Создали инструмент эффективного планирования поставок в зависимости от спроса, прогнозного количества заказов, сроков поставки и текущих остатках на складах. Таким образом клиент избавился от хаотичного закупа, который приводил либо к излишках запасов и заморозке средств, либо к дефициту и недополучению прибыли.
- Внедрили аналитику по движению денежных средств в компании и их планированию на месяц (платежный календарь), с учетом периодов повышенного спроса, отсрочек поставщикам, расходов на развитие и т. Д.
- Собрали аналитику по ключевым финансовым показателям компании - Выручки, Себестоимости, Накладных расходов, Чистой прибыли, Рентабельности.
- Собрали баланс, где отображались все Активы компании (все, что у нее есть в виде денег, запасов товаров, основных средств, задолженности контрагентов) и Пассивов - т.е того, за счет чего сформировались активы. Это либо Собственный капитал в виде вложений собственника и накопленной чистой прибыли, либо заемный - кредиты/займы, задолженность перед поставщиками и сотрудниками.
Отчеты и дашборды, которые мы получили:
За 4 месяца мы проделали колоссальную работу по сбору и обработке больших объемов данных, настройке инструментов аналитики и внедрению для дальнейшего пользования сотрудниками.