Как их правильно ставить и почему важно соблюдать
Содержание
- Понятие дедлайна
- Для чего нужна постановка срока сдачи
- Виды дедлайна
- Где он используется
- Польза постановки дедлайна для руководителя
- Почему для исполнителя тоже важен дедлайн
- Как соблюдать и не срывать дедлайны
- Что делать, если не успеваешь к дедлайну
- Последствия опозданий
- Распространенные ошибки при постановке крайних сроков
- Что делать, если сотрудник регулярно нарушает дедлайн
Понятие дедлайна
Дедлайн — устоявшийся в русском языке англицизм от слова deadline, буквально «мертвая линия», то есть черта, за которую нельзя переходить. Простыми словами дедлайн — дата, к которой нужно выполнить поставленную задачу. Для сотрудников, в том числе на фрилансе, это крайне важный аспект работы.
Чем дедлайн отличается от редлайна
Многие путают дедлайн с редлайном — последний дает возможность закончить определенный этап работ, чтобы затем отправить его на проверку. Он ставится за несколько дней или даже месяцев до дедлайна, в зависимости от масштаба проекта, и служит контрольной точкой, в которой мы проверяем, насколько все готово.
В бизнесе редлайн становится точкой, в которой проект проверяется перед окончательной сдачей работы заказчику. Важно, что после этого нет возможности внести серьезные доработки. Зато постановка редлайна — подходящий способ поправить недочеты.
Для чего нужна постановка срока сдачи
Дедлайн позволяет упростить:
- Достижение поставленных целей — шаги к ним можно разбить на этапы, в том числе с отдельными дедлайнами.
- Распределение времени — когда вы понимаете, сколько времени осталось на задачу, вам проще ориентироваться в нем.
- Оценку прогресса — зная дату сдачи, можно скорректировать производительность.Командную работу — взаимодействовать с командой становится проще, когда каждый участник четко знает свой дедлайн и грамотно распределяет усилия.
Если есть риск нарушения сроков в процессе работы, когда до дедлайна еще много времени, у вас получится вовремя найти выход: решить задачу по-другому, нанять сотрудников, которые помогут сделать все в срок, или перенести дату сдачи.
Виды дедлайна
- Плавающий, или мягкий, дедлайн значит, что его можно переносить на другие дни.
- Фиксированный, или жесткий, отличается четкими сроками. Просроченные даты могут привести к выговору, потерям бюджета или закончиться срывом проекта.
Разделяют дедлайны и по срокам:
- Повторяющийся — одинаковый для каждого вида работ дедлайн, который выражается во времени, выделенном на задачу.
- Поэтапный — даты сдачи работы указываются для каждого этапа.
Где он используется
Проджект-менеджмент
Управление проектами подразумевает делегирование задач участникам команды, поэтому в процессе реализации проекта назначаются этапы готовности и даты сдачи.
Маркетинг и продажи
Здесь конечные сроки используются в качестве ограничений для покупателей и продавцов. Так каждая сторона знает, до какой даты можно принять решение о сотрудничестве.
Программирование
И выпуск программы, и релиз обновлений сопровождаются дедлайнами. Некоторые программисты ставят их на реализацию отдельных модулей и функций.
Бюрократия
Здесь дедлайнами регулируется сдача отчетов, подача документации, выплата штрафов. Просрочки приводят к начислению пени, наложению административной или уголовной ответственности.
Бизнес и фриланс
Каждое сотрудничество сопровождается договором, в котором четко прописаны сроки выполнения обязательств одной из сторон. В противном случае — расторжение договора. Можно заключить договоренность и устно, но письменное соглашение с четкими сроками — главная гарантия честного сотрудничества.
Приведем понятный пример:
- Компания поставила задачу менеджеру — сделать корпоративный сайт к релизу нового бренда с собственными коллекциями одежды.
- Менеджер нанимает подрядчиков. Среди них программисты, фотографы, дизайнеры, копирайтеры и технические специалисты.
- Для каждого из них ставится дедлайн. Первый — для программистов и фотографов, чтобы подготовить материалы и шаблоны для будущего сайта. Второй — для дизайнеров, они начинают работать одновременно с другими сотрудниками. Когда будет готов примерный макет, подключаются копирайтеры. И в конце техспециалисты настраивают платежные сервисы и проверяют работоспособность сайта.
Если кто-то задержится по срокам, работы не продвинутся дальше. Когда так делает каждый сотрудник, есть риск не сдать проект вовремя. В результате компания рискует потерять деньги, репутацию и лояльных клиентов.
Польза постановки дедлайна для руководителя
Дедлайн для руководителя — это способ организовать работу в коллективе и дать возможность каждому сотруднику установить свой work-life balance — баланс между работой и личной жизнью. Для этого нужно устанавливать сроки соразмерно задаче, в противном случае нереалистичные планы приводят к разладу в коллективе. Премия или повышение за объем работы, которого невозможно достигнуть, вряд ли будет мотивировать.
Своевременное достижение показателей может вознаграждаться премией, что позволяет повысить мотивацию сотрудников. Также, благодаря дедлайнам, можно выявить членов команды, регулярно срывающих сроки.
Нужно уметь распределять нагрузку, иначе сотрудники будут испытывать стресс, нарушать дедлайны, стараться сделать все быстрее, не принимая во внимание качество конечного продукта. Поэтому важно выстраивать отношения с коллективом, обсуждая постановку задач.
Хорошей тренировкой для коллектива, если раньше не было практики постановки жестких сроков, будет ограничение времени работы искусственным путем. В таком случае задается реалистичная дата сдачи, а команда ставит внутренние подзадачи. Так сотрудники начнут работать слаженнее, а задачей руководителя будет направить их на пути. Нужно, чтобы сотрудники серьезно относились к поставленной задаче, а после сделали работу над ошибками.
На любом проекте важно закладывать часть времени с запасом на непредвиденные ситуации. Сотрудник может заболеть, оборудование — сломаться, а заказчик — не дать необходимые материалы в полном объеме. И если в последнем случае отвечает заказчик, то в двух других за соблюдение дедлайнов несет ответственность только исполнитель.
В процессе выполнения работы регулярно узнавайте о прошедших этапах реализации проекта. Хороший пример — введение таск-трекера на постоянной основе для команды. Каждый участник сможет отмечать свой прогресс, а руководитель видеть общую картину и корректировать работу.
Почему для исполнителя тоже важен дедлайн
Главная цель дедлайна для сотрудника компании или фрилансера — дисциплина. Обговорив конкретную дату, человек берет на себя ответственность по выполнению задачи. Многие ошибочно считают, что постановка даты завершения проекта важна только для заказчика. На самом деле и исполнителю она тоже необходима.
- Так проще расставлять приоритеты, выполняя сразу простые и быстрые задачи, а сложные разбивая на этапы.
- Если от человека зависит работа других сотрудников, их можно предупредить о возможных задержках или, наоборот, ранней сдаче проекта.
Как соблюдать и не срывать дедлайны
Делать все вовремя помогут принципы оптимальной работы со сроками:
- Всегда выяснять дату сдачи, даже если она не была четко оговорена.
- Сразу делать то, что не требует серьезных усилий. Так вы завершите часть задач и не будете о них беспокоиться.
- Устанавливать дедлайн, учитывая свои способности и средний темп работы, а также обговаривать промежуточные этапы с учетом возможных форс-мажоров и согласований.
- Выделять приоритетные задачи и начинать следующую только после завершения предыдущей.
- Предупреждать других о возможных отклонениях от даты сдачи.Визуализировать задачи при работе. Многие из нас воспринимают информацию легче, если она изображена наглядно. Для этого подойдут трекеры проектов: Trello, Focus To-Do или просто заметки в телефоне.
Техника Pomodoro, или «Помидор», помогает сосредоточиться на задаче. Нужно разбить цель на подзадачи, которые реально выполнить в течение 25 минут. За это время вы выполняете задачу, затем отдыхаете 5–10 минут, после чего приступаете к следующей. Это помогает меньше отвлекаться и посвятить основное время реализации проекта.
Что делать, если не успеваешь к дедлайну
Если дедлайн все-таки нарушен, лучше обсудить с заказчиком возможность перенести его как только стало понятно, что успеть не получится. Одновременно с этим лучше предложить решения: сделать скидку или разделить часть задач.
Всегда нужно помнить, что отвечает за срыв дедлайна только исполнитель, так как, принимая задачу в работу, мы соглашаемся с техническим заданием и сроками, если они обговариваются заранее.
Последствия опозданий
Срыв дедлайна приводит к последствиям, с которыми исполнителю так или иначе придется работать. Это могут быть:
- стресс и разочарование в собственных компетенциях;
- необходимость договариваться с заказчиком о возможных решения проблемы;
- денежные и репутационные потери;
- прекращение сотрудничества;
- увольнение или необходимость нести ответственность по договору.
Бывает и так, что к срыву дедлайна приводит прокрастинация — откладывание дел на потом. В таком случае не будет лишним выяснить ее истинные причины.
Распространенные ошибки при постановке крайних сроков
Ставить дедлайны нужно аккуратно. С невыполнимыми все понятно: не получится выполнить за день то, на что уйдет минимум неделя. Но руководители совершают и другие ошибки:
- Обозначают долгосрочный дедлайн, надеясь мотивировать сотрудника. Работник же откладывает и забывает, в результате чего делает все в последний момент. Далеко не все так поступают, но есть большая вероятность столкнуться с плохо выполненным заданием.
- Не фиксируют поставленное ограничение. В этом хорошо помогают CRM-системы, где временные рамки ставятся по умолчанию. Это программы, в которых можно ставить задачи с крайними датами и отслеживать путь их выполнения.
- Устанавливают сроки до оценки объема работы и собственных ресурсов. Не всегда спасает приблизительная оценка, в проекте могут оказаться нюансы, которые отодвинут дедлайн.
Сроки должны быть понятными, а сотрудникам необходимо помнить, что их прогресс отслеживается. Так получится выстроить эффективную работу.
Что делать, если сотрудник регулярно нарушает дедлайн
Если дедлайн уже сорван, разберитесь в причинах: иногда к этому могут приводить неверно выстроенные процессы в компании. Когда сотрудник нарушает дедлайн в первый раз, можно дать ему возможность исправить ситуацию. Честное обсуждение и попытка понять работника в данном случае — ключ к нахождению причины срыва сроков. Бывает и так, что сотрудник прокрастинирует или не может корректно оценить усилия, которые потребуются на выполнение задачи. Разные причины — разные решения, здесь все зависит от руководства и ценности исполнителя.
Карьера продакт-менеджера
Освоите профессию в IT без программирования на реальных задачах и кейсах компаний. Средняя зарплата продакт-менеджера в РФ — 200 000 ₽. Через 6 месяцев после начала обучения сможете претендовать на позицию младшего менеджера по продукту с зарплатой от 105 000 ₽.