Проверить срок действия патента иностранного гражданина и далее контролировать его - задача специалиста в компании, который отвечает за прием иностранцев. Обычно это кадровые работники, сотрудники бухгалтерии или другие специалисты, которые совмещают эту работу с основной. И не смотря на нехватку времени, эта задача одна из самых важных.
Срок действия патента зависит от количества правильно и вовремя внесенных авансовых платежей по патенту, или чеков по патенту. Эти платежи вносятся авансом. Поэтому если срок прошел, а платеж не внесен, то патент не действует. Допуск к работе такого сотрудника приведет к штрафам от 400 тысяч до 1 миллиона рублей.
Поэтому так важно выделять время на проверку и контроль.
Проверка срока действия патентов сейчас проходит вручную: необходимо взять патент, все оплаченные чеки и проверить их, сопоставляя даты, реквизиты и т.д. Особо ответственные специалисты даже запрашивают дубликаты чеков в банке. Зачем это нужно, рассказывал в статье "Как проверять и контролировать оплату патента иностранного гражданина".
А вот для контроля во время работы специалисты используют разные инструменты.
Контроль срока действия патента иностранных работников
Некоторые работодатели вообще не контролируют оплату патентов сотрудниками, считая, что это их обязанность и ответственность. Но такое бездействие может привести к тому, что в какой-то момент на работе окажутся иностранцы без действующих документов. Подробнее об ответственности и ошибках при оплате патента можно почитать в моей статье "Нарушения при оплате патента и ответственность работодателя".
Если специалисты контролируют сроки действия патента, то, как правило, делают это с помощью электронных таблиц Excel. Встречаются и варианты контроля через напоминания в ежедневнике или на телефоне. Но чаще всего - это таблицы. Это несовершенный вариант, но лучше, чем отсутствие контроля вообще.
У таблиц есть свои недостатки:
- неактуальная информация, из-за того, что ее забыли обновить или не успели из-за нехватки времени;
- иногда таблицы не сохраняют внесенную информацию;
- можно кого-то пропустить при проверке сроков;
- сложно выстроить общую картину, если иностранцев много, и т.д.
Но есть альтернативные варианты - автоматизация этого процесса. Например, функционал нашей программы автоматизации оплаты патентов подразумевает не только простую форму оплаты патента работодателем через реестры, но и:
- позволяет контролировать сроки действия, учитывая предыдущие оплаты,
- автоматически формирует реестры на оплату с любым сроком - для тех, у кого патенты заканчиваются в ближайшие несколько дней или неделю и даже квартал, если в компании принята ежеквартальная оплата;
- не даст внести более 12 платежей по 1 патенту, учитывая максимальный срок действия каждого патента;
- уведомляет, если срок оплаты какого-то патента был упущен, а значит, патент сотрудника не действует.
Подробнее о об оплате реестрами можно прочитать в моей статье "Автоматизация оплаты патентов иностранных работников". Контроль срока действия в нашем случае - дополнительный функционал, который упрощает контроль для специалистов в компании. В личном кабинете он выглядит следующим образом:
Нажимая на эти карточки, можно сформировать реестры на оплату или посмотреть сотрудников, чьи патенты истекли и сообщить их руководителям о том, чтобы их не допускали к работе. И все это без анализа и проверки длинных списков таблиц. Этот же функционал работает, если работодатель платит не со своего счета реестрами, а устанавливает терминалы для оплаты патента, где можно формировать реестры, но вносить оплату наличными. Что тоже упрощает проверку чеков и контроль за их оплатой для работодателя.
Работа миграционного специалиста включает множество задач, и если их упрощать с помощью технологий, то работу с иностранцами можно сделать более безопасной для компании.
Остались вопросы? Задайте их на консультации у миграционных специалистов!
Больше актуальных и полезных материалов вы найдете в журнале "Миграционный Эксперт"