Важность делегирования бизнес-задач для руководителя неоспорима. Особенно это касается задач, не требующих специальных квалификаций и навыков. Несмотря на это, многие предприниматели все еще испытывают трудности с делегированием, опасаясь возможных ошибок со стороны подчиненных. Часто руководители сталкиваются с ситуациями, когда сотрудники забывают о задачах, допускают ошибки при их выполнении или не достигают ожидаемых результатов. В этой статье мы обсудим, почему возникают такие проблемы, как их решить и что предпринять, чтобы в дальнейшем избежать подобных ситуаций.
Главные причины невыполнения задач
Причины невыполнения задач можно разделить на две основные группы:
- Неправильная оценка компетентности сотрудников,
- Неправильная постановка бизнес-задачи.
Неправильная оценка компетентности сотрудников
Отсутствие необходимых личных качеств у специалиста для выполнения задания
Для успешного выполнения бизнес-задачи часто требуются определенные личные качества у сотрудника. В некоторых случаях характер сотрудника, его тип темперамента или готовность к новым задачам могут стать препятствием при работе над конкретным заданием.
Например, сотруднику, предпочитающему рутинные задачи, лучше поручить обработку электронной почты, где требуется отвечать на типовые вопросы клиентов и фильтровать спам. В то же время, такому же сотруднику может быть сложно справиться с задачей по поиску идей для улучшения клиентского опыта, даже если он хорошо разбирается в потребностях клиентов.
Отсутствие знаний и опыта у подчиненного
Иногда сотруднику поручают задачу, несмотря на его отсутствие подходящего опыта. Чаще всего сотрудники не осмеливаются возразить начальству и принимаются за работу, хотя понимают, что им не хватает знаний и навыков. В таких ситуациях им приходится тратить много времени на изучение информации и обращение за помощью к опытным коллегам. Тем не менее, даже после этого существует риск допустить ошибки.
Для предотвращения подобных ситуаций рекомендуется поручать сотрудникам задачи, соответствующие их опыту, и предварительно уточнять их готовность и способы работы над заданием.
Неправильная постановка бизнес-задачи
Вместо письменной постановки задачи – устная
Когда задача передается устно, есть вероятность, что ее требования будут неправильно поняты или упущены в процессе работы. Также может возникнуть проблема забывания о задаче. Чтобы избежать таких ситуаций, важно зафиксировать важные детали, например, отправив электронное письмо с четким описанием требований. Это обеспечит возможность как руководителю, так и исполнителю в любой момент вернуться к задаче и уточнить детали.
Нечёткая формулировка задачи: почему нельзя просить веб-дизайнера улучшить сайт
Если задача сформулирована нечетко и не содержит конкретных числовых данных, например, "улучшить сайт" или "продать много оборудования", вместо четких цифр и метрик, то вероятность получения желаемого результата крайне низкая. Например, сотрудник может считать, что он улучшил сайт, просто изменяя картинки и написав миссию компании, в то время как руководитель может ожидать увеличения продаж через сайт. Поэтому помимо дедлайна важно предоставить конкретные требования и числовые показатели, например, ожидаемую сумму продаж или процентное увеличение клиентской базы.
Промежуточные дедлайны и контроль
В процессе поручения задачи необходимо устанавливать промежуточные этапы контроля. Например, если задача состоит в запуске нового приложения, то важно предусмотреть этапы, такие как исследование рынка, создание концепции, разработка и тестирование приложения, перед его запуском. Наличие промежуточных точек позволяет быстро выявить проблемы и корректировать план, если что-то идет не так. Например, на раннем этапе можно выяснить, что приложение не нужно потребителям, и таким образом, избежать лишних затрат.
Важно не пытаться контролировать каждый шаг сотрудника, чтобы руководителю оставалось время на другие важные задачи. Для автоматизации контроля выполнения задач можно использовать специализированные системы управления, такие как "Квант". Это позволяет оперативно реагировать на проблемы и не беспокоиться о том, что задача будет упущена. Такие системы также обеспечивают непрерывную работу бизнеса даже при отсутствии руководителя.
Если вы хотите делегировать контроль сотрудников и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений