Следующая статья из цикла о структуре компании посвящена финансовому отделу компании. И чтобы вам было интересно дочитать статью до конца, мы подготовили в финале для вас интересную фишку из практики, которая позволит вам экономить деньги и держать финансовую ситуацию под контролем. С вами проект Матрешка.
Итак, если у вас хорошо проработана финмодель на старте бизнеса, есть качественные сотрудники для выполнения задач – значит основа для получения прибыли уже заложена. Но нужно так же выстроить и эффективную систему управления финансами в организации. Ведь как говорил Роберт Кийосаки «Проявляйте заботу о ваших деньгах, а они, в свою очередь, позаботятся о вас».
В своих организациях мы делим финотдел на три секции – секция доходов, секция расходов и секция учета. Расскажем о них подробнее.
В начале нужно сказать следующее – относитесь к деньгам организации как к своим личным. Только с таким отношением вы возьмете финансы под контроль. Представьте, что снабженец сидит на откатах – это значит, что он ворует не деньги организации (по сути, положив скидку поставщика себе в карман), а ваши личные. И второе – любые финансовые дыры в организации происходят только потому, что где-то не отрегулирован вопрос контроля. Чтобы не случилось – думай, в чем причина. Как говорил Бенджамин Франклин «Остерегайтесь и мелких напрасных расходов, ибо маленькая течь может потопить большой корабль».
Итак, первая секция – секция доходов. Казалось бы – что может быть проще считать деньги. Но выстроить процесс управления доходами – тоже не так просто. Какие функции должны быть закреплены в секции:
- Функция ценообразования. Крайне важно рассчитать адекватную стоимость вашей продукции и услуги. Цена должна учитывать расходную часть, которая позволяет оказать качественную услугу и произвести достойный товар; цена должна быть конкурентной – для этого у вас должен быть внедрен анализ конкурентов; цена должна позволять генерировать прибыль и компенсировать в том числе накладные расходы. Вами, как архитектором, должны быть утверждена ценовая политика и регламент по ценообразованию. Изначально шаблон калькуляции должен быть утвержден лично вами, чтобы у наемного сотрудника не было возможности ошибиться в порядке формирования цены. Но эти документы, как и все другие регламенты, не должны быть закостенелыми – в зависимости от ситуации на рынке, вы должны его постоянно обновлять.
- Функция начисления и счетов. По каждому договору, сделке должны быть выставлены корректные счета, в некоторых случаях счета должны согласовываться с теми, кто будет выполнять данный заказ (не всегда, но иногда это имеет смысл). Пример – у вас строительная организация, вы получили заказ, секция ценообразования выпустила смету. Смета попадает непосредственному исполнителю, и он говорит, что за эти деньги невозможно заказ исполнить. Значит, на предыдущем этапе произошел сбой.
- Функция сбора доходов. Очень важный блок. Часто бывает, что сбором дебиторки не занимается никто, или человек, который должен заниматься совсем другим функционалом. Пример – продажник нашел клиента, отдал в производство, производственный отдел выполнил задачу, отгрузил товар клиенту. Но премию продажник получает только оплаты клиентом. Такая постановка процесса демотивирует сотрудника, все же продажники – люди творческие и не склоны заниматься рутинной работой. К тому же их задача – повышать выручку компании, работать с клиентами на расширение сотрудничества, а такая негативная работа как сбор дебиторки – может отрицательно сказаться на отношениях между продажником и клиентом. Лучшее решение – закрепить отдельного бухгалтера или юрисконсульта за сбором денежных средств. Важные правила здесь:
- Создайте регламент работы с дебиторами. В нем должны быть прописаны сроки по каждому этапу работы с такими клиентами. Например, за день-два до срока оплаты – вежливый звонок с напоминанием. В день – звонок с уточнением, произведена ли оплата. И т.д.
- Если оплата просрочена – незамедлительно применяйте весь функционал действий согласно договору и законодательству. Только так вы сформируете у клиента отношение к вам, как к требовательному поставщику. В противном случае, каждый раз клиент будет отодвигать платеж вам на последнюю очередь.
- Не работайте со сложными клиентами (постоянно задерживающими оплату). Просто посчитайте – во сколько вам обходится задержка клиентом оплаты на 1 день. Это не только дополнительная работа для сотрудников компании, но и потерянные деньги, которые должны работать. Деньги – стоят денег, проще положить их в банк под процент, и он будет капать вам каждый день, а не лежать на счете клиента.
- Тщательно проверяйте клиента перед заключением договора. Сейчас вся информация есть в открытых источниках – есть ли у клиента задолженность перед бюджетом, часто ли с ним судятся поставщики и т.д. Не работайте с проблемными клиентами.
Вторая секция – секция расходов. Задача секции – полный контроль над платежами организации, не их минимизация, а управление с целью эффективного использования. Выделяем здесь следующие функции:
- Функция бюджетирования. Итак, у нас есть финмодель и основной инструмент для руководителя в части управления финансами в организации. Но это стратегический документ, по нему мы отслеживаем – как реальность отличается от плана. На оперативном уровне мы работаем с еженедельными/ежемесячными/ежеквартальными бюджетами. Задача ответственного сотрудника – собрать средства на счетах, планы поступлений за период, обязательные расходы (налоги, ФОТ, аренда, кредиты и т.д.), расходы по заявкам отделов, а также подготовить информацию об исполнении предыдущего бюджета, кредиторской и дебиторской задолженности, отклонении от финмодели. По большому счету, задача руководителя здесь – только подключаться в тех случаях, когда расходы превышают доходы. Основная задача руководства в финпроцессе – выстраивание правил и приоритетов.
- Функция начисления и выплаты заработной платы, включая отчисления в бюджет зарплатных налогов. Сюда мы включаем не только оклады, но и премии, отпускные, компенсации и все, что связанно с выплатами сотрудникам. Основная задача здесь – выплаченная в полном объеме заработная плата, не превышающая установленные лимиты. Здесь происходит синхронизация информации из отдела персонала, а именно показатели сотрудников за отчетный период.
- Функция платежей. В зависимости от величины бизнеса – имеет смысл посадить на данную функцию отдельного сотрудника. Счета на оплату такому сотруднику отдает человек, ответственный за бюджетирование – согласно утвержденным бюджетам.
Секция учета. О простейших и понятных каждому – соблюдение законодательства в части бухгалтерского и налогового учета мы здесь говорить не будем, это компетенция квалифицированного бухгалтера. Но моменты учета, которые имеют важнейший аспект для собственника, выделим в две крайне важных функции:
- Функция имущества. Поставьте на контроль все имущество в организации дороже определенной суммы. За каждой единицей должен быть закреплен ответственный сотрудник. Оборудование, дороже определенной суммы – должно амортизироваться (как мы уже говорили ранее – не только на бумаге, но и по факту на расчетном счете компании). Настройте проведение регулярной инвентаризации. При увольнении ответственного сотрудника за оборудование – всегда принимайте вверенное ему оборудование по реальному состоянию. Здесь самый важный аспект – это плановые бесперебойные инвентаризации и утвержденный порядок постановки на учет и списания. Эти контрольные точки важнейшие в учете имущества.
- Функция анализа. Проводите сплошной (или выборочный, в зависимости от суммы сделок) анализ расходов по сделкам. Пример – по калькуляции планировался расход 8 человеко-часов для производства товара. По факту расход составил 10 часов, что вылилось в перерасход заработной платы. Результатом здесь должно быть решение – пересмотреть ценообразование или заменить рабочего на более эффективного в случае его медлительности.
И напоследок обещанные фишки:
1. Устройте перекрестный контроль за счетами компании. Пример – вам поступил счет на оплату гвоздей. Ответственный за проверку счетов сотрудник путем простого запроса в Интернет 3 предложений по аналогичной позиции получает информацию, что цена в счете завышена на 20%. Скорее всего, снабженец положил скидку организации в карман себе или просто не занимается анализом цен на рынке, что является халатностью.
1. По каждому клиенту ведите отдельное дело. В деле должны быть договоры, выставленные счета, акты сверки, переписки и т.д. В случае негативной ситуации всегда проще поднять отдельное дело, чем собирать информацию по крупицам в разных отделах и реестрах учета.