Меня зовут Денис, я руководитель в рекламном агентстве. Мы работаем на удаленке, поэтому сотрудники часто общаются с клиентами и друг с другом по электронной почте.
Раньше у нас не было корпоративных ящиков — коллеги использовали собственную почту. Из-за этого мы теряли важные письма и даже контракты. Рассказываю, какие еще проблемы возникали, и делюсь, как их помогла решить почта для бизнеса и другие сервисы на платформе VK WorkSpace.
Коллегам мешает спам и реклама
На личный почтовый ящик каждый день приходят десятки рассылок и спам. Например, однажды нам несколько дней не приходил ответ по сделке, и мы даже отправили письмо с напоминанием. Потом оказалось, что клиент давно ответил и ждал нас. Сотрудник просто не заметил это письмо — было неловко.
На корпоративную почту в сервисе VK WorkSpace приходят только рабочие письма, которые не теряются, не смешиваются с личными рассылками и уведомлениями. Плюс есть антиспам: сервис автоматически выявляет и блокирует рекламные рассылки, которые в обычной почте раздражают.
У сервиса простой и знакомый интерфейс, как в почте Mail.ru
Данные плохо защищены
В B2C почтовых сервисах ящики защищены не так надежно. Хакеры могут взломать почту и слить конфиденциальную информацию о компании. Например, однажды утром я проснулся и увидел в телефоне, что мой ящик всю ночь пытались вскрыть — приходили уведомления о попытках входа. Хорошо, что уже тогда у нас была корпоративная почта с двухфакторной аутентификацией, и у хакеров ничего не получилось.
В почту на платформе VK WorkSpace встроен антивирус Касперского и антифишинг — ящик сложно взломать, поэтому мы не беспокоимся насчет хакеров. А чтобы усилить защиту, я, как администратор системы, настроил двухфакторную аутентификацию каждому сотруднику.
Для удаленных писем есть функция восстановления. Они попадают в специальную папку, откуда администратор может вернуть их.
Сотрудники, которые уволились, продолжают читать письма
Когда у всех была личная почта, мы не могли ограничить доступ к рабочим письмам для сотрудников, которые больше не работают у нас. После увольнения клиенты продолжали писать им на привычные адреса. В итоге мы теряли заказчиков, потому что они не могли с нами связаться.
В почте на платформе VK WorkSpace руководитель может назначить себя администратором и управлять правами доступа для пользователей. Это повышает безопасность коммуникаций. В нашем отделе администратор — я: могу в пару кликов удалить из системы уволившихся сотрудников. Тогда доступ для бывшего коллеги закроется сразу на всех устройствах, с которых он заходил в почту.
Было сложно проверять почту в отпуске
Когда сотрудник уходит в отпуск или на больничный, нужно, чтобы в это время кто-то отвечал на письма за него. Раньше мы использовали два способа:
- Просили клиентов временно писать на другой ящик. Не работало: заказчики об этом забывали, и на почте отпускного сотрудника накапливался ворох непрочитанных сообщений.
- Сотрудник передавал логин и пароль от почты коллеге. На такое соглашались не все, потому что на почту приходят еще и личные письма. К тому же раскрывать пароль — это небезопасно.
В почте на платформе VK WorkSpace наши сотрудники могут предоставить коллеге доступ к своему ящику без логина и пароля. А еще назначить временные рамки, например неделю. Тогда спустя 7 дней коллега больше не сможет зайти в чужую почту.
Если вы в компании тоже ищете корпоративный почтовый сервис, советую присмотреться к почте на платформе VK WorkSpace. При регистрации до 27 апреля 2024 г. сервисом можно пользоваться три месяца бесплатно.
Помимо почты с безлимитным объемом ящика и календарем, на платформе есть мессенджер, видеоконференции, задачи, облачное хранилище с возможностью редактировать документы совместно с коллегами.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт VK WorkSpace и активировать бесплатный период на 3 месяца.