Часто после постановки задачи некоторые руководители упускают её из виду, рассчитывая на исполнителя. Тем не менее, этот подход может привести к срывам дедлайнов, особенно если бизнесмен не следит за ходом работ и не оценивает промежуточные результаты, которые демонстрируют подчинённые. В данной статье мы разберём, по каким причинам чаще всего возникают срывы сроков выполнения бизнес-задач, поделимся советами о том, как с этим справиться, а также как расскажем, как избежать подобных ситуаций в будущем.
Трудности в ходе выполнения задачи
Такая проблема часто возникает у новичков и стажеров во время выполнения задач. В процессе работы над проектом они сталкиваются с трудностями, но не прибегают к помощи опытных коллег. Причины могут быть разные: кто-то из любопытства стремится решить проблему самостоятельно, а кто-то боится проявить свою неопытность перед руководством. В это время сроки сдачи проекта приближаются, и, даже если им удается преодолеть трудности, на остальные задачи у них может не хватить времени.
К примеру, молодому менеджеру поручили разработать стратегию маркетинга. Он, вероятно, считает, что правильно понял задачу и подготовил план действий. Однако более опытные коллеги могут найти улучшения или более эффективные методы. Если бы он обратился за помощью, задача была бы выполнена в срок и с более высоким качеством.
Эту проблему можно было бы легко решить, если бы он обратился за советом к более опытному коллеге.
Для предотвращения подобных ситуаций важно, чтобы руководитель создавал в коллективе атмосферу взаимопомощи. Если кто-то столкнулся с проблемой, ему нужно напомнить обратиться за помощью к более опытным коллегам. Также важно обсуждать планы действий с новичками, выслушивать их подход к работе и давать рекомендации. Это поможет им развиваться и принимать самостоятельные решения, снижая вероятность серьезных ошибок при выполнении задач.
Забытая задача
У многих работников, особенно в отраслях, где требуется решение многочисленных мелких задач, например, в технической поддержке, возникает проблема с забыванием таких задач. То же самое замечается и у менеджеров по работе с клиентами: когда они заняты одной задачей, внезапно появляется новая важная задача или запрос от клиента, и первоначальная задача выходит из поля зрения. Для предотвращения подобных ситуаций крайне важно предоставить им эффективные инструменты. Например, в системе "Квант" с использованием инструмента "Коммуникатор", работникам напоминают о пропущенных задачах, даже о таких небольших, как ответ на сообщение клиенту. Это существенно для избежания просрочек и убытков в доходах.
Такие напоминания о забытых задачах помогают работникам быть организованными и эффективными в работе, особенно когда у них много различных обязанностей и постоянно возникают новые задачи. Это также способствует поддержанию хороших отношений с клиентами и обеспечению высокого уровня обслуживания. Таким образом, использование таких инструментов становится ключевым в современной деловой среде, где скорость реагирования и организация играют важную роль в успехе компании.
Нужно работать над более важными и срочными задачами
Иногда случается так, что предприниматель или другой сотрудник вынужден подождать длительное время, пока его коллега найдет возможность выполнить не самую важную, но всё же необходимую задачу. У этого сотрудника, вероятно, есть множество других важных и срочных дел. Если нет строгого дедлайна, то выполнение задачи может быть отложено на более поздний срок без серьезных последствий. Однако для обеспечения выполнения задачи важно оставаться на связи и следить за ее прогрессом.
Допустим, дизайнер ждет, пока менеджер приобретет лицензии на программное обеспечение Adobe Creative Cloud. У менеджера появились многочисленные более приоритетные и срочные задачи. Дизайнер упорно напоминал о необходимости приобретения лицензий, отправляя периодические напоминания и электронные письма. Через несколько недель после многочисленных напоминаний он, наконец, получил доступ к необходимому программному обеспечению. Если бы он не так настойчиво настаивал на решении этой задачи, вероятно, ее бы забыли, что могло замедлить процесс работы над проектами, требующими использования программ Adobe Creative Cloud.
Таким образом, предприниматель мог бы потерять прибыль от этих проектов. Поэтому важно не стесняться постоянно напоминать о задаче. В худшем случае это может раздражать сотрудника, но зачастую такой подход помогает ему принять необходимые меры. Однако при напоминаниях важно учитывать текущую загруженность сотрудника и его возможность выделить время на выполнение задачи.
Кроме того, существует способ упростить этот процесс. Благодаря Коммуникатору, одному из инструментов нашей системы управления Квант, контроль выполнения задач можно легко автоматизировать. Для этого достаточно внести все задачи в систему и указать сотрудников, ответственных за их выполнение.
Если сотрудник забывает о задаче, то его контактирует диспетчер (не робот, а настоящий человек) и напоминает о ней. Если снова происходит задержка, диспетчер связывается с начальником сотрудника и информирует о возникшей проблеме. Таким образом, руководителю не требуется тратить время на контроль, ведь в случае проблем его уведомят и он сможет оперативно решить ситуацию.
Если вы тратите большую часть своего времени на контроль выполнения задач, чувствуете, что без вас сотрудники не будет работать, а ваша прибыль долгое время не растёт, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений