После постановки задачи, некоторые руководители теряют её из виду, полностью доверяя исполнителю. Однако это может привести к срывам дедлайнов, особенно если предприниматель не следит за ходом работ и промежуточными результатами. В статье рассмотрим причины срывов сроков в бизнесе, а также способы их предотвращения.
Возникла проблема в процессе работы над задачей
Этот вид проблемы часто встречается среди новичков или стажеров, когда они занимаются выполнением задачи. В ходе работы над проектом возникают трудности, но они не обращаются за помощью к опытным коллегам. Причины могут быть разные: кто-то из любопытства хочет самостоятельно разобраться с проблемой, а кто-то боится признаться в своей неуверенности перед начальством. Пока они пытаются справиться с трудностями, сроки сдачи проекта приближаются, и даже если им удаётся преодолеть препятствие, на остальные задачи у них может не остаться достаточно времени.
Например, молодого менеджера поручили разработать стратегию маркетинга. Он, возможно, считает, что правильно понял задачу и подготовил соответствующий план. Однако более опытные коллеги могут найти улучшения или более эффективные методы, которые могли бы быть использованы. Если бы он обратился за помощью, задача была бы выполнена в срок и качество работы было бы выше.
Эту проблему можно было бы легко решить, если бы он обратился за советом к более опытному коллеге.
Для предотвращения подобных ситуаций важно, чтобы руководитель создавал поддерживающую атмосферу в коллективе. Если кто-то столкнулся с проблемой, ему важно напомнить обратиться за помощью к более опытным коллегам. Также важно обсуждать планы действий с новичками, слушать их подход к работе и давать рекомендации. Это поможет им развиваться и принимать самостоятельные решения, сокращая вероятность крупных ошибок при выполнении задач.
Забытая задача = несделанная задача
У многих сотрудников, особенно в сферах, где требуется решение множества небольших задач, например, в технической поддержке, возникает проблема с забыванием этих задач. То же самое наблюдается и у аккаунт-менеджеров: когда они занимаются одной задачей, внезапно возникает новая важная задача или вопрос от клиента, и первоначальная задача выходит из поля зрения. Для предотвращения подобных ситуаций крайне важно предоставить им эффективные инструменты. Например, в системе Квант, с помощью инструмента Коммуникатора, сотрудникам напоминают о пропущенных задачах, даже о таких мелочах, как ответ на сообщение клиенту. Это важно для избежания просрочек и убытков в прибыли.
Такие напоминания о забытых задачах помогают сотрудникам оставаться организованными и эффективными в работе, особенно когда у них много разноплановых обязанностей и постоянно появляются новые задачи. Это также способствует сохранению хороших отношений с клиентами и поддержанию высокого уровня обслуживания. Таким образом, использование подобных инструментов становится ключевым в современной деловой среде, где скорость реакции и организация играют решающую роль в успехе бизнеса.
Наличие более приоритетных задач
Иногда бывает, что предприниматель или другой сотрудник вынужден ожидать длительное время, пока его коллега найдет возможность выполнить не самую важную, но всё же необходимую задачу. У этого сотрудника, вероятно, есть множество других важных и срочных дел. Если нет строгого дедлайна, то выполнение задачи может быть отложено на более поздний срок без серьезных последствий. Однако для обеспечения выполнения задачи важно оставаться на связи и следить за ее прогрессом.
Допустим, дизайнер ждет, пока менеджер приобретет лицензии на программное обеспечение Adobe Creative Cloud. У менеджера появились многочисленные более приоритетные и срочные задачи. Дизайнер неустанно напоминал о необходимости приобретения лицензий, отправляя периодические напоминания и электронные письма. Через несколько недель после многочисленных напоминаний он, наконец, получил доступ к необходимому программному обеспечению. Если бы он не так настойчиво настаивал на решении этой задачи, вероятно, ее бы забыли, что могло замедлить процесс работы над проектами, требующими использования программ Adobe Creative Cloud.
Таким образом, предприниматель мог бы потерять прибыль от этих проектов. Поэтому важно не стесняться постоянно напоминать о задаче. В худшем случае это может раздражать сотрудника, но зачастую такой подход помогает ему принять необходимые меры. Однако при напоминаниях важно учитывать текущую загруженность сотрудника и его возможность выделить время на выполнение задачи.
Впрочем, существует способ упростить этот процесс. Благодаря Коммуникатору, одному из инструментов нашей системы управления Квант, контроль выполнения задач можно легко автоматизировать. Для этого достаточно внести все задачи в систему и указать сотрудников, ответственных за их выполнение.
Если сотрудник забывает о задаче, то его контактирует диспетчер (не робот, а настоящий человек) и напоминает о ней. Если снова происходит задержка, диспетчер связывается с начальником сотрудника и информирует о возникшей проблеме. Таким образом, руководителю не требуется тратить время на контроль, ведь в случае проблем его уведомят и он сможет оперативно решить ситуацию.
Если вы хотите делегировать контроль сотрудников и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений