Программа "1С:Документооборот" предоставляет пользователям гораздо больше возможностей для работы с документами, чем может показаться на первый взгляд. Если вы не погружались в функционал "1С:Документооборота" и слышали только о том, что программа упрощает работу с документами, мы приглашаем вас расширить свои знания и узнать, какие возможности на самом деле предоставляет программа и какие инструменты в ней помогают упростить работу с документами.
В нашей статье мы расскажем о том, как "1С:Документооборот" облегчает управление документами.
Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД
В рамках программы "1С:Документооборот" можно просматривать входящие и исходящие документы в виде списка или группировать их, применяя различные фильтры, такие как отправители или виды документов.
Документы из списка можно быстро находить, распечатывать, отправлять по электронной почте и выполнять другие необходимые действия. Существует возможность настраивать состав, порядок и форматирование колонок списка для удобства использования.
Контроль выполнения задач
Отслеживание статуса документов
В программе "1С:Документооборот" предусмотрено 5 состояний документа:
- Согласование (на согласовании, согласован, не согласован);
- Утверждение (на утверждении, утвержден, не утвержден);
- Рассмотрение (на рассмотрении, рассмотрен);
- Регистрация (проект, на регистрации, зарегистрирован, не зарегистрирован);
- Исполнение (на исполнении, исполнен).
Необходимое состояние документа устанавливается автоматически или вручную. Пользователям предоставляется возможность ограничить право изменения состояния документа вручную и настроить доступность полей и команд документа в зависимости от его текущего состояния.
Контроль документов
В рамках программы есть возможность ответственному за документооборот контролировать возврат документов от контрагентов, а ответственному за обработку обращений клиентов — контролировать исполнение задач сотрудниками, которые отвечают за эти обращения.
Можно автоматически создать специальный отчет на основе журнала передачи и отправить его для анализа руководителю при необходимости.
Электронная подпись в программе "1С:Документообороте"
Программа "1С:Документооборот 8" поддерживает три типа электронных подписей: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Подписывать можно различные документы, файлы, визы и резолюции с помощью команды "Подписать" в карточке документа.
В программе поддерживается использование различного криптографического ПО с интерфейсом Crypto API, такого как MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. В рамках одной системы можно одновременно использовать несколько платных или бесплатных криптографических программ.
Как использовать усиленную квалифицированную подпись?
1. Разработать внутренние положения по использованию электронных подписей сотрудниками компании и внедрить их приказом.
2. Приобрести криптографическое ПО, удовлетворяющее стандартам ГОСТ Р 34.10-2012 и поддерживающее Crypto API.
3. Получить у центра сертификации электронно-цифровые сертификаты для сотрудников, которые будут применять электронные подписи.
4. Включить настройку программы "Использовать электронные подписи и шифрование".
5. Добавить полученные сертификаты в программу и настроить правила их использования.
6. Сформировать шаблоны процессов в "1С:Документообороте 8" таким образом, чтобы программа требовала электронную подпись при согласовании или утверждении документов.
Потоковое сканирование и штрихкодирование
Сканирование
Внесение документов в программу "1С:Документооборот" может осуществляться как вручную, так и с помощью потокового сканирования, в том числе при использовании сетевых сканеров. Отсканированные документы автоматически помечаются в программе как скан-копии и подлежат автоматическому распознаванию. Поиск скан-копий осуществляется аналогично поиску любых других документов: просто введите часть текста в строку поиска.
Для наилучших результатов сканирования рекомендуется использовать следующие настройки: 200 DPI, цветной режим, формат JPG, качество 75. Примерный размер сканированной страницы формата А4 составляет 400 Кб. Установленные настройки сохраняются автоматически для будущего сканирования.
Штрихкодирование
Программа "1С:Документооборот 8" предоставляет следующие возможности:
- Печать штрихкодов непосредственно на документе, на этикетке или на чистом листе.
- Автоматическое внедрение штрихкода в файлы в формате Microsoft Word (doc, docx).
- Распознавание всех штрихкодов, внедренных в документы вами или вашими контрагентами.
- Быстрый поиск документов по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов.
По штрихкоду "1С:Документооборот" определяет, к какому документу прикрепить скан. Основная поставка поддерживает только EAN-13.
Архивное хранение и поиск
Передача дел в архив
В рамках программы "1С:Документооборот" предусмотрена функция передачи дел в архив, где программа автоматически проверяет закрытие дела и истечение срока хранения. Пользователям предоставляется возможность напечатать стандартную форму "Опись дел", которую подписывает ответственное лицо, а организация ставит печать. Переданные в архив дела сохраняются в информационной базе, что обеспечивает доступ к ним при необходимости для просмотра, статистики или анализа.
Быстрый поиск данных
В программе "1С:Документооборот" доступны три способа оперативного поиска данных:
1. Простой поиск в списке: достаточно ввести часть текста искомого документа, и программа моментально покажет результаты.
2. Точный поиск по реквизитам документов и файлов: указав параметры поиска, вы получите список найденных данных за считанные секунды.
3. Полнотекстовый поиск по реквизитам или содержимому файлов: введите запрос, подобно использованию обычного интернет-поисковика, и программа отобразит все связанные с вашим запросом данные: договоры, обсуждения, задачи, проекты, записи календарей, мероприятия и другие документы, содержащие искомые ключевые слова.
Вывод
Программа "1С:Документооборот" представляет собой незаменимый инструмент для эффективной работы с документами, обладающий множеством удобных функций:
- Оформление документов согласно корпоративным стандартам.
- Отслеживание изменений и версий документов.
- Контроль качества и местонахождения бумажных копий.
- Возможность сканирования и хранения сканов в программе.
- Направление документов на различные этапы сопровождения и контроль исполнительской дисциплины.
