Как открыть филиал ООО и избежать основных ошибок? Как назначить руководителя и обеспечить эффективное управление и контроль над новыми филиалами? В статье мы ответим на ключевые вопросы о регистрации нового отделения и его роли в деятельности компании.
Что такое обособленное подразделение и нужно ли его регистрировать
При решении о расширении бизнеса и открытии нового представительства компания обязана подать заявление о регистрации филиала и внести его в налоговые реестры. Для этого учредитель должен принять решение, назначить управляющего, оборудовать помещение, создать рабочие места и установить процедуры взаиморасчётов с партнёрами. Затем он отправляет заявление в налоговую службу, которая выдаёт извещение об открытии филиала. Если необходимо, новое подразделение компании регистрируется в СФР на основании этого извещения.
Только юридическое лицо имеет право на регистрацию филиала организации.
Сервис «Регистрация бизнеса» простое и быстрое открытие ООО с одним или несколькими учредителями для дальнейшего развития бизнеса без посещения ФНС и уплаты госпошлины.
Формат, в котором ООО может расширить свой бизнес
Форма расширения бизнеса для ООО зависит от вида деятельности основной компании. Новое отделение организации в другом городе может представлять собой как полноценный офис с персоналом, так и небольшое представительство, состоящее всего из одного-двух человек.
В зависимости от региона, где планируется открыть новое подразделение компании, выбирается его формат. В крупных городах обычно открываются большие представительства, а в маленьких городах – мелкие. Если планируется открытие офиса с отдельным штатом сотрудников, обладающего самостоятельностью, ответственностью и спектром задач, стоящих перед подразделением, такая форма расширения бизнеса называется филиалом. Несмотря на определённую самостоятельность, каждый филиал подчиняется головному офису.
Расширение бизнеса может осуществляться через создание обособленного подразделения компании без необходимости открывать филиал или представительство.
Плюсы и подводные камни открытия филиала
Регистрация филиала юридического лица имеет свои плюсы и минусы, которые важно учитывать при планировании расширения компании.
Открытие филиала представляет собой наиболее надёжную модель расширения бизнеса, в отличие от партнёрства, так как партнёр может отказаться от сотрудничества и разорвать договор. Решение открыть филиал ООО позволит достичь следующих целей:
- Увеличение статуса компании и её стоимости на рынке;
- Полная управляемость нового подразделения;
- Развитие корпоративной культуры и этики, повышение квалификации персонала;
- Повышение узнаваемости компании;
- Рост количества клиентов.
Однако следует учитывать недостатки открытия филиала ООО в другом городе, такие как:
- Необходимость значительных капиталовложений.
- Головная компания берёт на себя все риски, связанные с введением нового отделения.
- Необходимость постоянного контроля за расчётами, движениями товаров и материальных ценностей, а также своевременной и правильной сдачей отчётности в контролирующие органы.
Сервис компании «Астрал Софт» под названием «Астрал Отчёт 5.0» позволяет сдавать отчётность за несколько организаций без привязки к конкретному офису. Модуль «1С-Отчётность» поможет сдать отчётность за все филиалы и подразделения для тех, кто предпочитает работать в «1С».
Частые ошибки при открытии и регистрации филиала
При открытии и регистрации филиала возникают ошибки, которые могут существенно ухудшить эффективность масштабирования бизнеса. Ключевые проблемы в этом процессе следующие:
- Отсутствие единых стандартов и требований к работе подразделений.
- Заниженные требования к квалификации персонала.
- Отсутствие рабочей модели администрирования и управления.
- Недостаток контроля над движением материальных ценностей и денежных средств.
- Несовершенство системы контроля работы отделения.
- Ошибки в юридической и отчётной документации.
Одной из существенных ошибок на старте работы нового подразделения является отсутствие налаженного взаимодействия главного офиса и открывшегося филиала.
Пошаговое руководство по открытию филиала
Регистрация филиала ООО – это несколько несложных шагов, которые должно выполнить руководство компании. Процесс начинается с принятия решения об открытии нового отделения и заканчивается его регистрацией в ФНС и других структурах. Пошаговое руководство по открытию филиала поможет вам быстро справиться с каждым этапом.
Голосование за открытие филиала
На общем собрании учредителей рассматривается вопрос о возможности открытия нового филиала. Члены собрания выражают свою позицию по этому вопросу путём голосования. Для принятия решения требуется поддержка не менее 2/3 участников. Протокол собрания обязателен и включает в себя все принятые решения и рассмотренные вопросы. Также необходимо составить лист регистрации участников, поскольку без него результаты голосования могут быть недействительными.
Дополнительную информацию о составлении этого документа можно найти в статье «Что такое лист регистрации участников общего собрания ООО».
Назначение руководителя
При открытии нового подразделения учредитель компании назначает руководителя. Для этого составляется доверенность от имени учредителя (юридического лица), которая предоставляет новому руководителю соответствующие полномочия.
Важно! Если возникнет судебный иск против филиала или его руководителя, то ответчиком будет учредитель или головной офис компании. Поэтому подготовка учредительных документов играет важную роль.
Подготовка учредительных документов
Учредитель обязан внести новое подразделение в ЕГРЮЛ и заполнить данные о нём в Едином государственном реестре юридических лиц. Для этого необходимо подать заявление Р13014 и протокол общего собрания участников ООО или решение об открытии филиала, а также приказ о назначении руководителя и утверждённое положение об открытии подразделения.
Скачайте образец бланка заявления формы Р13014, чтобы заполнить его вручную или на компьютере. Подачу заявления и комплекта учредительных документов можно осуществить через интернет на веб-сайте ФНС или на портале «Госуслуги», либо отправив их по почте. Также для этих целей можно обратиться в МФЦ или к нотариусу.
После получения заявления ФНС проведёт процедуру и внесения нового отделения в ЕГРЮЛ в течение 7 дней. После завершения этого срока вы получите уведомление. Только после этого произойдёт государственная регистрация филиала юридического лица, и новое подразделение будет официально открыто.
Сервис «Астрал Софт» предлагает удобное решение для «Внесения изменений в регистрационные данные ИП и ООО в ЕГРЮЛ». Для этого потребуется лишь наличие ключа электронной подписи и доступ к компьютеру или ноутбуку.
После регистрации нового подразделения в ФНС, все необходимые сведения автоматически передаются в местные отделения налоговой инспекции. Это означает, что, если вы откроете офис в другом городе, вам не придётся ехать туда, чтобы уведомить местную налоговую инспекцию.
Внимание! Вместе с документами для внесения филиала в ЕГРЮЛ необходимо предоставить заявление в ФНС о переходе с упрощённой системы налогообложения на общую. После открытия нового подразделения организация больше не сможет использовать упрощённую систему налогообложения.
Выбор типа баланса
При выборе типа баланса для нового филиала можно рассмотреть два варианта: выделенный баланс или сдача отчётности в головной офис. Выделенный баланс рекомендуется для крупных структурных подразделений, в то время как филиалы, состоящие из небольшого числа сотрудников и зарегистрированные как юридические лица, могут сдавать отчётность в главный офис, позволяя их бухгалтеру обеспечивать связь с контролирующими органами. После внесения данных о филиале в ЕГРЮЛ, он автоматически попадает на налоговый учёт, и информация о нём передаётся в СФР.
Регистрация в СФР
В случае если филиал получит выделенный баланс, собственный расчётный счёт и право начислять заработную плату сотрудникам, генеральному директору необходимо обратиться в отделение СФР по месту регистрации филиала для внесения данных о новом подразделении в качестве плательщика страховых взносов.
Внимание! Обращение в СФР по месту нахождения филиала должно быть сделано в течение 30 дней с момента издания приказа об открытии нового подразделения, в противном случае организация может быть подвержена штрафу.
Создание обособленного подразделения компании без образования филиала и представительства ООО
Чтобы создать обособленное подразделение без статуса филиала или представительства, необходимо соблюдение нескольких условий:
- Юридический адрес обособленного подразделения должен отличаться от адреса государственной регистрации главного офиса.
- Подразделение должно предоставлять стационарные рабочие места для сотрудников, которые будут действовать на протяжении более одного месяца.
Как уплачивать налог на прибыль и имущество
Организации с отдельными подразделениями перечисляют единый налоговый платёж (ЕНП), включая налог на прибыль и имущественный налог, на единый налоговый счёт (ЕНС) главной (управляющей) компании.
Необходимо сделать все платежи до 28 числа месяца после отчётного периода. Юридические лица должны уплатить имущественный налог не позднее 28 февраля следующего года после истечения налогового периода. С 2024 года уведомление об исчисленной сумме налога в отношении объектов налогообложения (недвижимости) не требуется для юридических лиц, внёсших их в налоговую декларацию за прошлый год. Чтобы закрыть филиал, нужно подготовить решение о проведении собрания участников ООО и составить протокол. Процедура закрытия аналогична открытию филиала.
Как снять филиал с учёта и закрыть его
Подача заявления о внесении изменений в ЕГРЮЛ в ФНС – следующий шаг. После рассмотрения этого заявления, информация о вашей компании в Едином государственном реестре юридических лиц должна быть изменена, и в ней не должно быть информации о закрытом филиале.
Региональные особенности
Учёт региональных особенностей зависит от характера деятельности вашей компании. Например, если ваши услуги стандартизированы для всех пользователей, то открытие нового подразделения возможно без учёта региональных особенностей.
При развёртывании новых филиалов в области общественного питания и продажи товаров, компании должны учитывать особенности каждого региона, включая национальные, экономические и территориальные. Это важно не только для ассортимента и ценообразования, но и для увеличения лояльности клиентов и прибыльности новых подразделений. Ключевым фактором успеха является умение установить контакт главного офиса с новыми филиалами.
Как наладить контакт с новыми филиалами
Ранее мы упоминали, что одна из наиболее распространённых ошибок в процессе масштабирования бизнеса – недостаточное взаимодействие между головным офисом и подразделениями. Модель взаимодействия с филиалами может быть либо централизованной (где все решения принимаются в головном офисе), либо децентрализованной (где многие решения принимаются на местном уровне). В первом случае реакция на изменения рыночных условий недостаточно гибкая, поскольку требуется одобрение от головного офиса для каждого вопроса. Во втором случае решения по изменениям рынка принимаются на уровне филиалов.
Для децентрализованной формы нужен более строгий контроль, который можно наладить с помощью сдачи общей налоговой отчётности (если возможно открыть филиал без выделенного баланса), внедрения CRM-систем для взаимодействия с клиентами, а также организации совещаний, планёрок, митапов с использованием современных средств связи.
Часто задаваемые вопросы
Что будет, если филиал ООО уже открыт, а изменения в ЕГРЮЛ ещё не внесены?
Нарушение сроков подачи заявления в ФНС влечёт штраф в размере 10 тысяч рублей, и количество времени просрочки не влияет на его размер. Также на все доходы, полученные за время, которые открытый филиал работал без регистрации, налагается штраф в размере 10%.
Что происходит, если филиал компании не поставлен на учёт в СФР вовремя?
За просрочку постановки на учёт филиала предусмотрен штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей, в зависимости от длительности просрочки.
Как добавить филиал компании через портал «Госуслуги»?
Процедуру можно выполнить, зайдя в личный кабинет на официальном сайте и перейдя в раздел «Общие данные». Там нужно выбрать вкладку «Добавить филиал» и заполнить все необходимые данные, включая название, организационно-правовую форму, КПП и адрес электронной почты. После этого система создаст новую учётную запись, которую можно увидеть в разделе «Филиалы».
Краткие итоги
Собрание участников обсуждает возможность открытия дополнительного подразделения, филиала или представительства. Эти формы не будут иметь отдельного юридического статуса. Заявление о регистрации нового подразделения вносится в ФНС для внесения изменений в ЕГРЮЛ после принятия соответствующего решения.