КЭДО, таинственные 4 буквы. В сегодняшнем посте познакомим тебя с кадровым электронным документооборотом (КЭДО)
С чего все началось?
Кадровый электронный документооборот стал особенно актуален в период пандемии и массовой удаленной работы. Этот тренд был задан в апреле 2020 года, когда Минтруд России инициировал кадровый эксперимент. В январе 2021 года были внесены изменения в Трудовой кодекс РФ, которые уравняли временную удаленную работу с постоянной дистанционной работой. Это позволило сотрудникам подписывать кадровые документы электронной подписью, что значительно упростило процесс. Теперь можно подписывать в электронном виде: трудовой договор, договор о материальной ответственности, дополнительное соглашение к договору.
Рано или поздно, КЭДО коснется каждого из нас!
Виды электронных подписей:
а) простая электронная подпись (ПЭП);
б) усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
в) усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).
Работодатель, со своей стороны, при подписании всех кадровых документов обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, что регулируется законом № 63-ФЗ “Об электронной подписи”.
Вкратце расскажем про каждый вид подписей
- ПЭП всем известная электронная подпись, которая может быть в виде СМС-кодов, пары логина и пароля или скретч-карты. Она не требует специального оборудования и используется для подтверждения авторства документа. Главный минус ПЭП – низкая степень защиты. Она не обеспечивает защиту от изменений в документе, так как не гарантирует его неизменность.
- УНЭП является более надежным вариантом электронной подписи и обеспечивает авторство и неизменность документа. При подписании документа с помощью УНЭП создается файл с расширением SIG, который содержит уникальный хэш документа. Этот хэш является своего рода “отпечатком пальца” документа, и если в него вносятся изменения, то хэш полностью меняется. Таким образом, можно проверить, был ли документ изменен, сравнив текущий хэш с первоначальным. Легитимность УНЭП достигается путем подписания соглашений между участниками документооборота, а срок действия определяется системой, через которую выпускается подпись.
- УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) отличается от УНЭП только тем, что выпускается аккредитованными удостоверяющими центрами, сертификаты ключей которых вносятся в государственный реестр.
Рекомендуем использовать УНЭП и вот почему:
- УНЭП выигрывает у КЭП из-за ее экономичности, быстроты выпуска, возможности замены КЭП в бизнес-процессах и обеспечения безопасности.
- Стоимость выпуска УНЭП значительно ниже, чем КЭП, и может быть выпущена самим работодателем, что позволяет сэкономить средства;
- УНЭП заменяет КЭП во всех бизнесовых кадровых процессах: приказы на отпуск, заявления на отпуск. Все необходимые данные для выпуска УНЭП уже содержатся в корпоративной системе, включая ФИО, ИНН, СНИЛС сотрудника.
- Доступ к УНЭП сотрудник получает только после авторизации в корпоративной системе и использует двухфакторную аутентификацию при подписании документов.
НО! УКЭП позволяет использовать дополнительные сервисы в 1С, которые недоступны при отсутствии такой подписи. Например, сервис «Доки». Поэтому выбирайте электронную подпись, исходя из ваших потребностей.
И самый главный вопрос: а как перейти на КЭДО?
1. Разработать и утвердить локальные нормативные акты, регламентирующие использование электронной подписи, хранение электронных документов и предоставление их работнику и третьим лицам;
2. Выбрать электронную систему для подписания документов;
3. Определить, какие кадровые операции будут автоматизированы в первую очередь.
4. Подписать с каждым сотрудником локальный нормативный акт в бумажном виде.
Переход на кадровый электронный документооборот требует тщательной подготовки и планирования, включая выбор электронной подписи, разработку локальных нормативных актов и выбор электронной системы. Процесс перехода может быть облегчен за счет заблаговременного начала подготовки и постепенного внедрения новых технологий.