Нередко при выявлении неточностей в сведениях о работе работодателю приходится вносить исправления и в бумажный вариант трудовой книжки (БТК), и в ЭТК (электронную трудовую книжку).
Рассмотрим порядок действий на примере указания неправильной даты в записях о работе. Например, о приеме или переводе на другую должность.
Вносим изменение в бумажный вариант трудовой
В настоящее время порядок ведения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021 г. При допуске ошибок в разделе «сведения о работе» нельзя ничего зачеркивать. Для того, чтобы исправить дату, придется признать всю запись недействительной.
И неважно, что обнаружили ошибку в записи уже после появления еще двух-трех последующих после ошибочной записей.
На свободной строке после последней сделанной записи в соответствующих графах трудовой книжки необходимо:
- Проставить порядковый номер записи (какой идет по нумерации);
- Указать текущую дату;
- Написать следующее: «Запись за № ** недействительна».
- Сразу после этой фразы внести правильную запись с нужными реквизитами и ссылками на соответствующий приказ работодателя (основание внесения записи).
В отличие от исправлений в ЭТК, в бумажный вариант трудовой книжки уточнение может внести и текущий работодатель.
Это право у него возникает в следующих случаях:
- При условии, что автор неправильной записи уже ликвидирован (не существует). При наличии же правопреемника право внести исправления переходит в нему.
- Если работодатель, допустивший ошибку, предоставит соответствующий документ-основание для исправления (справку, акт и пр.). Такой вариант приемлем для тех работников, кто поменял не только работодателя, но и регион проживания. Ехать за исправлением на другой конец страны смогут не все. А вот отправить запрос, получить нужную бумагу по почте и предоставить ее текущему работодателю – логичный алгоритм действий, доступный всем.
Исправляем дату в ЭТК
Изменения вносятся тем работодателем, который является автором неправильной записи. То есть если ошибку обнаружил текущий работодатель, внести исправления, подав соответствующие сведения в СВФ, он не вправе. Даже если автор записи обанкротился или был ликвидирован по иному основанию.
В ситуации, когда организации, внесшей запись с ошибкой, больше нет, выход для работника только один: идти со своими требованиями об исправлениях в суд, где уже ответчиком будет выступать СФР, ведущий ЭТК.
Если же работодатель – автор неверной записи продолжает свою деятельность, то ему предстоит направить корректировочный отчет в СФР до 25 числа месяца.
При переходе на ЭТК многие работники сомневались в незыблемости электронного документооборота и сохранности сведений. Поэтому предпочли оставить ведение бумажного варианта трудовой книжки. Их решение оказалось отчасти верным. Так, при установлении ошибочных записей в далеком прошлом, им легче добиться исправлений. Они могут это сделать через сайт Госуслуги, сформировав соответствующее заявление и приложив документы-основания, в том числе скан БТК с исправленными записями.
На основании полученных документов СФР (получатель заявления) в течение 10 дней принимает решение внести соответствующие изменения в ЭТК, делает нужные корректировки и уведомляет об этом работника.
Те же работники, которые имеют только ЭТК, такой возможности лишены. Добиваться исправлений им придется через суд.
Мы разобрали лишь конкретный вид ошибки – неточность в дате приема или увольнения. Между тем, неправильными могут оказаться и наименования организаций, и дефекты в наименованиях отделов и должностей и иные оплошности. Для их исправления применяются иные процедуры.
Вообще с появлением ЭТК внести изменения в записи трудовой книжки стало труднее. И чем больше прошло времени, событий, сменилось работодателей от момента появления неточной записи до выявления ошибки, тем больше риск, что исправлять ошибку работнику придется самому и через суд.
В заключении, необходимо отметить, что заполнение трудовых книг требует внимательности и аккуратности. Ошибки могут привести к неприятным последствиям, таким как проблемы при устройстве на работу или потере трудового стажа. Поэтому важно проверять правильность заполнения документов и обращаться к специалистам в случае возникновения вопросов.