В компаниях совещания зачастую превращаются в черные дыры, в которых пропадают не только время, но и желание сотрудников что-либо делать. Как с этим бороться? Александр Рейнгардт, приглашенный преподаватель Школы инноватики и предпринимательства НИУ ВШЭ, предлагает пять проверенных способов сделать совещания менее утомительными и более эффективными.
Совещания. Как много в этом слове! Это возможность и вздремнуть после веселого вечера предыдущего дня, и обсудить что угодно, кроме дел. Себя показать и других оценить. В таких компаниях совещания — черные дыры, где пропадают не только время, но и желание что-то делать.
Как с этим бороться? Вот пять проверенных способов сделать совещания менее утомительными и куда более эффективными.
Совещание = бесконечность. В другой компании
Ограничьте время совещания. Пусть будет: «У вас есть только 1 минута». Только в нашем случае можно дать выступающему 3 минуты. Таймер на столе работает не хуже кнута, заставляя всех придерживаться конкретики. В конце концов, если не укладываетесь в тайминг, возможно, стоит написать письмо.
Встречаемся, чтобы сплетничать? Не у нас
Цели должны быть четкими, как математическая формула. Если в повестке дня нет конкретных пунктов, значит, у вас нет повестки дня. Всем участникам должно быть понятно, почему они здесь и какой вклад от них ожидается. Иначе это просто тусовка, только без напитков и закусок.
Я начальник, я болтаю больше всех? Нет
Обеспечьте равное участие. Каждый хочет быть услышанным, поэтому, если встреча превращается в монолог начальника, возможно, это не совещание, а жизнеописание. Используйте техники, позволяющие каждому высказаться, например «Круг идей».
Дела говорят лучше слов. Именно у нас
Заканчивайте встречу четким распределением задач. Каждый должен уйти с четким пониманием своих следующих шагов. Как в конце свидания: «Я потом на неделе тебе позвоню» — это плохо, а вот «Встретимся в пятницу, 15 марта 2024 года, в 19 часов по Москве у главного входа в кинотеатр “Мечта пчелы трудовой”» — гораздо лучше.
Послевкусие — не только про еду
После совещания отправляйте сжатое конкретное резюме его итогов всем участникам. Аудиозапись — на сервер, задачи по результатам — в календарь. Это поможет удержать информацию в памяти и послужит напоминанием о распределенных задачах. К тому же всегда приятно перечитывать или прослушивать моменты, когда ваш вклад был отмечен. Заодно могут появиться новые мысли.
Итак, вооружившись этими приемами, вы сможете превратить любое совещание из унылой рутины в мероприятие, результативность которого будет радовать как участников, так и начальство. Помните: эффективное совещание — это не миф, это реальность, и ее можно достичь, не прибегая к магии. Всего-то нужно — планирование, внимание к деталям и немного юмора.