Крупнейшая в Евразии энергетическая компания* обратилась к нам с задачей - перевести ряд операций, включая ведение проектной деятельности, в информационную систему.
*По соглашению NDA данные о компании-заказчике являются конфиденциальными
Какие цели стояли на проекте?
Перед заказчиком стояли простые, но важные цели: избавиться от путаницы в обязанностях сотрудников, сократить число просроченных задач и улучшить KPI на проектах. Для этого нужно было вести все проекты и задачи в одной системе, чтобы:
- Оптимально распределять задачи на проектах
- Ускорить время формирования аналитической отчетности
- В любой момент увидеть показатели сотрудников и аналитику по проектам
Что мы для этого сделали?
Мы предложили внедрить Битрикс24 с модулем "Проекты и задачи".
Во-первых, система достаточно легко разворачивается и не требует дополнительной настройки для начала работы с ней. Тем самым позволяет продумать и впоследствии реализовать дополнительную функциональность.
Во-вторых, Битрикс24 полностью удовлетворяет основным требованиям по управлению проектами, внутренним и внешним коммуникациям. А именно:
- Позволяет планировать сроки в удобном виде, ставить ответственных, исполнителей, наблюдателей, создавать подзадачи и т.д. Тем самым процесс постановки ряда типовых задач происходит быстрее, а также исключаются возможные ошибки, связанные с человеческим фактором (например, опечатки в задачах по невнимательности и т.п.).
- Все рабочие коммуникации находятся в единой системе: доступны рабочие чаты, видео и аудио-звонки, а также ведение календаря событий и отслеживание новостей компании.
В-третьих, но немаловажно, система может выполнять роль хранилища всей проектной документации, для удобного взаимодействия с проектными файлами (поиск, добавление, изменение, удаление), что было важно для ее пользователей и непосредственно заказчика.
Ход проекта, какие этапы мы прошли?
1. Первым делом, начали внедрение Битрикс24 "с нуля".
Это включало проведение предпроектного обследования (ППО) и обучение будущих пользователей системы, особенно в вопросах ведения проектов и управления задачами.
2. Обучение сотрудников.
Обучение проводилось в два этапа - первый этап включал в себя работу с базовым интерфейсом: виды коммуникации внутри системы, работа с календарем, диском, рабочими группами, а также управление задачами и проектами, их постановка и отслеживание.
Второй этап включал в себя обучение по работе со смарт-процессами в CRM, справочником «Компании» и «Контакты». Также рассмотрели настройку системы и административный раздел (панель управления Битрикс24).
3. Проведение минимальных настроек и корректировок системы, используя стандартные инструменты Битрикс24, чтобы сделать ведение проектов более гибким и удобным. Мы стремились приблизить процесс работы к тому, с чем клиент уже привык работать.
4. Постобслуживание и техническая поддержка.
В процессе взаимодействия пользователей с системой будет происходить формирование и сбор обратной связи, на основании которой ранее составленный FitGap-анализ в результате предпроектного обследования будет дополнен (будут зафиксированы дополнительные функциональные требования к системе).
Чего мы добились?
- Теперь задачи не "висят в воздухе".
- Распределение задач на проектах происходит в 2 клика. В Битрикс24 руководители проектов легко назначают ответственных за задачи и следят за прогрессом сотрудника.
- Скорость формирование отчета увеличилась в 10 раз. Основные показатели проекта доступны в одной удобной системе, что позволяет быстро формировать отчеты и проводить аналитическую работу.
А также сформирован вектор проведения будущих этапов проекта.
Больше проектов внедрения Битрикс24 с "нуля" или миграции с иностранной платформы - читайте на нашем сайте и в соцсетях
#Кейс #Битрикс24