Текущий год – тот самый переломный момент, когда ЭДО (электронный документооборот) станет обязательном звеном в ведении бухгалтерии. Подключиться к ЭДО обязаны не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели.
У физических лиц тоже существует такая возможность: при желании снять с себя лишнюю бумажную волокиту, снизить необходимость личного посещения различных государственных инстанций и пользоваться сервисами онлайн (например, Госуслугами) без ограничения функционала.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой систему обмена и обработки документов в электронной форме между организациями, предприятиями, индивидуальными пользователями и самозанятыми. Целью ЭДО является автоматизация процессов обработки документов, уменьшение бумажной работы, повышение эффективности и сокращение времени, необходимого для обмена информацией.
Основные компоненты электронного документооборота включают в себя создание, отправку, получение, хранение, поиск и обработку электронных документов. ЭДО может охватывать различные типы документов, такие как счета, контракты, соглашения, отчеты, акты и другие бизнес-документы.
Преимущества и недостатки ЭДО
Преимущества электронного документооборота (ЭДО):
- Увеличение эффективности: Автоматизация процессов обработки документов сокращает время на выполнение задач и улучшает общую производительность.
- Сокращение бумажной работы: ЭДО помогает уменьшить использование бумажных документов, что снижает расходы на их печать, хранение и доставку.
- Повышение прозрачности и контроля: Централизованное хранение и учет электронных документов обеспечивают легкий доступ, мониторинг и контроль за бизнес-процессами.
- Снижение риска ошибок: Автоматизированные процессы обработки документов уменьшают вероятность человеческих ошибок при вводе, отправке и обработке информации.
- Быстрота обмена информацией: ЭДО позволяет мгновенно передавать документы и информацию между участниками процесса, что сокращает временные задержки.
- Снижение затрат: Уменьшение использования бумажных ресурсов, сокращение времени на обработку и лучшее управление бизнес-процессами ведут к экономии средств.
Недостатки электронного документооборота (ЭДО):
- Инфраструктурные затраты: Реализация ЭДО может потребовать значительных инвестиций в техническую инфраструктуру и обучение персонала.
- Безопасность: Электронный документооборот подразумевает обработку и передачу конфиденциальной информации, что требует высокого уровня защиты от угроз вроде кибератак.
- Зависимость от технологий: Сбои в сети, проблемы с программным обеспечением или технические неполадки могут привести к временным проблемам в обработке документов.
- Сложности внедрения: Внедрение новой системы может вызвать сопротивление со стороны сотрудников, требовать обучения и изменения рабочих привычек.
- Неравномерное внедрение: Различные организации могут использовать различных операторов ЭДО, что может затруднить обмен информацией между ними.
- Расходы: Внедрение ЭДО требует дополнительных денежных расходов - на приобретение внешнего носителя ЭЦП, покупку лицензии КриптоПро и подключение к одному из операторов ЭДО.
В целом, несмотря на некоторые недостатки, электронный документооборот предоставляет значительные преимущества для всех участников этой цепочки, стремящихся улучшить эффективность и оптимизировать бизнес-процессы.
Как выбрать оператора ЭДО
Выбор оператора электронного документооборота (ЭДО) может зависеть от ряда факторов, которые следует учесть в зависимости от ваших потребностей. Вот несколько ключевых шагов, которые могут помочь вам выбрать подходящего оператора ЭДО.
- Определите свои потребности:
Оцените объем и типы документов, с которыми вы чаще всего работает.
Уточните, какие бизнес-процессы вы хотите автоматизировать через ЭДО.
2. Исследуйте функциональность:
Проверьте, какие функции предлагает оператор: создание, отправка, подписание, хранение и поиск документов.
Удостоверьтесь, что сервис поддерживает необходимые форматы документов.
3. Совместимость и стандарты:
Уточните, соответствует ли оператор стандартам и требованиям вашей отрасли.
Проверьте возможность интеграции с существующими системами и программным обеспечением.
4. Интерфейс и удобство использования:
Оцените интерфейс сервиса и удобство его использования, так как это важно для эффективной работы пользователей платформы.
5. Техническая поддержка и обучение:
Узнайте о доступности и качестве технической поддержки, предоставляемой оператором.
6. Цена и модель оплаты:
Сравните стоимость различных сервисов и уточните, как устроена их система тарифов.
Постарайтесь понять, есть ли дополнительные скрытые расходы.
7. Отзывы и репутация:
Изучите отзывы пользователей и репутацию сервиса, чтобы получить представление о его надежности и эффективности.
8. Пробный период:
Если возможно, воспользуйтесь пробным периодом, чтобы оценить работу оператора ЭДО на практике и убедиться, что он соответствует вашим ожиданиям.
9. Роуминговое покрытие:
Проверьте роуминговое покрытие оператора в Ассоциации РОСЭУ (смотрите видео в конце статьи). Чем больше роуминговое покрытие, тем шире возможности оператора для обмена электронными документами с другими сервисами.
Прежде, чем принять окончательное решение, полезно провести детальное исследование нескольких операторов ЭДО, сравнить их, а также проконсультироваться с коллегами или специалистами в области информационных технологий.
Рейтинг операторов ЭДО
На сайте Ассоциации РОСЭУ представлен полный список операторов ЭДО. На момент публикации этой статьи туда входит 48 операторов. В начале списка находятся те компании, которые обладают самым широким роуминговым покрытием. Именно с ними и имеет смысл заключать договор о сотрудничестве. Так вы будете уверены, что сможете работать по системе ЭДО с любыми контрагентами и контролирующими органами (подробности в видео в конце статьи).
Перейдем к детальному обзору ТОПа онлайн-операторов ЭДО.
Операторы с широким роуминговым покрытием
Стоит уточнить, что оператор – это юридическая компания, и ее название иногда отличается от сервиса, где представлены услуги по ЭДО. Чтобы вы не запутались, в ТОПе будет обозначено название оператора и сервис, на котором представлены его услуги.
1. Оператор АО «ПФ «СКБ Контур»
Сервис Контур, сайт https://kontur.ru/
Контур - один из лидеров в сфере электронного документооборота. Оператор позволяет обмениваться документами с контрагентами, сотрудниками, партнерами, в том числе торговыми (интеграция с с Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркетом и др.), контролирующими государственными органами (ФНС). Контур помогает отправлять и получать счет-фактуры, первичные документы, перевозочные накладные, кадровые документы и т.д. без дублирования на бумаге.
Обратите внимание, что Контур предлагает целый перечень продуктов для работы с ЭДО в зависимости от ваших целей.
КОНТУР ДИАДОК, ссылка https://www.diadoc.ru
Сервис для электронного документооборота с контрагентами. Позволяет обмениваться с контрагентами счет-фактурами, актами, накладными и другими бухгалтерскими документами с применением КЭП без дублирования на бумаге. Документы приходят мгновенно. Сервис подходит для организаций и ИП.
Интеграция с 1С, SAP, Oracle, MS Dynamics, через API.
Стоимость тарифа: от 1900 руб/год.
Есть бесплатный тестовый тариф на 30 дней.
КОНТУР САЙН, ссылка https://kontur.ru/sign
Предназначен для электронного документооборота (ЭДО) с физическими лицами и самозанятыми. Сервис позволяет подписывать договора и акты, даже без наличия КЭП (квалифицированной электронно подписи). Контур Сайн имеет интеграцию с порталом Госуслуг. Услуга по подписанию входящих документов предоставляется бесплатно.
Стоимость тарифа зависит от выбранного пакета: от 400 исходящих документов/ 13750 руб.
КОНТУР ЭКСТЕРН, ссылка https://www.kontur-extern.ru/
Обеспечивает сдачу отчетности через Интернет в следующие контролирующие органы: ФНС, Росстат, СФР, РПН, ФСРАР, ЦБ. Помогает формировать отчетность малому и среднему бизнесу, фрилансерам и самозанятым, бухгалтерским фирмам, крупным компаниям.
Интеграция с 1С.
Стоимость тарифа зависит от типа организации: от 3300 руб/год.
КОНТУР ЭЛЬБА, ссылка https://e-kontur.ru/
Сервис по ЭДО для ИП и ООО на УСН и патенте. Эльба поможет сдать отчеты онлайн в налоговую, СФР и Росстат. В Эльбе можно создавать акты, накладные, счета, договоры. А также подготовить платежные поручения на зарплату, налоги и взносы за сотрудников.
Интеграция с банками: Сбер, Тинькофф, Альфа Банк, Точка, Модульбанк, Банк Авангард.
Есть мобильное приложение.
Стоимость тарифа: от 4900 руб/год.
КОНТУР БУХГАЛТЕРИЯ, ссылка https://www.b-kontur.ru/
Помогает вести бухгалтерский учет, начислять зарплату, больничные, отпускные, отправлять отчетность через Интернет в ФНС, СФР, Росстат. Сервис обеспечивает формирование первичных бухгалтерских документов, создание счет-фактур, аналитических отчетов, ведение книги покупок и продаж.
Сервис подходит для организаций с количеством сотрудников до 100 человек, для ООО на УСН и ОСНО, ИП на УСН и патенте, без тяжелых и вредных условий труда.
Интеграция с банками: Сбер, Тинькофф, Альфа Банк, Модульбанк, Банк Авангард, ВУЗ Банк, Локо Банк, Восточный Банк и др.
Стоимость тарифа: обсуждается с менеджером по телефону.
КОНТУР ОФД, ссылка https://kontur.ru/ofd
Передает фискальные данные с касс в ФНС, помогает анализировать продажи и отправляет электронные чеки клиентам. С сервисом могут работать как небольшие ИП, так и крупные торговые сети. Отправляет данные в Честный ЗНАК по всем форматам, включая новый ФФД 1.2. (поддерживает маркировку).
Есть мобильное приложение.
Бесплатный тестовый период – три месяца.
Стоимость тарифа: от 3000 руб/13 месяцев.
Плюсы Контура:
- обладает широким роуминговым покрытием, что позволяет обмениваться документами практически со всеми операторами ЭДО,
- часть сервисов имеет мобильное приложение,
- интерфейсы сервисов интуитивно понятны и просты в использовании,
- имеется оперативная техническая поддержка,
- поддерживает предоставление отчетности в ФНС России,
- международный ЭДО со следующими странами: Беларусь, Армения, Казахстан, Киргизия, Молдова, Узбекистан.
Минусы Контура:
- платные пакеты, при подключении дополнительных модулей тоже взимается плата.
Необходимо уточнить, что на рынке операторов ЭДО работает также ЗАО «ТаксНет». С 2001 г он находится в лидерах рынка в Татарстане. А в 2020 г оператор вошел в группу компаний СКБ Контур.
2. Оператор ООО «Компания Тензор»
Сервис СБИС, сайт https://sbis.ru/edo
Оператор также занимает лидирующее место в сфере ЭДО. Позволяет настроить документооборот с контрагентами и взаимодействие с госсистемами (Меркурий, ЕГАИС, Честный знак, ФНС и т.д.). СБИС подойдет и тем, кто планирует оптимизировать внутренние бизнес-процессы или настроить кадровый ЭДО.
В СБИСЕ представлены готовые решения для следующих видов бизнеса: энергетика и ЖКХ, фармацевтика, медицина, телекоммуникации, производство, логистика, ритейл и общепит, банки, факторинг, торги и закупки.
Интеграция с 1С, SAP, Directum, через API с любыми системами.
Для ЭДО с контрагентами есть бесплатный тестовый тариф 30 дней.
Стоимость тарифа зависит от количества документов, участвующих в ЭДО: 200 документов/1500 руб.
Есть мобильное приложение.
Плюсы:
- широкое роуминговое покрытие;
- имеет мобильное приложение;
- сдача отчетности через Интернет, в т.ч. в ФНС;
- есть международный ЭДО со странами Беларусь, Армения, Азербайджан, Казахстан, Киргизия, Таджикистан, Узбекистан, Грузия;
- по заявке дополнительно можно подключить ЭДО с маркетплейсами и торговыми сетями.
Минусы:
- платные пакеты.
3. Оператор АО «Калуга Астрал»
Сервис Астрал, сайт https://astral.ru/
Калуга Астрал предоставляет решения для сдачи электронной отчетности и электронного документооборота с контролирующими органами и с контрагентами. Это позволяет ускорять бизнес-процессы, помогает сдавать правильную отчетность в срок, сокращает финансовые и временные расходы, минимизирует человеческий фактор. Оператор позволяет отправлять электронную отчетность во все государственные органы (ФНС, Росстат, СФР, РАР).
Обратите внимание, что как и в случае с предыдущими операторами, чтобы воспользоваться услугами Калуги Астрал, необходимо оплатить продукт, который должен отвечать вашим целям.
Для сдачи отчетности во все контролирующие органы подойдет продукт Астрал Отчет 4.5 или Астрал Отчет 5.0.
Отдельные тарифы для ИП и юридических лиц.
Стоимость тарифа для ИП: от 1650 руб/12 месяцев.
Стоимость тарифа для юридических лиц: от 4300 руб/12 месяцев.
Для настройки документооборота с контрагентами лучше выбрать пакет Доки или Астрал.ЭДО.
Здесь действует бесплатный тестовый период сроком один месяц.
Стоимость минимального тарифа зависит от количества исходящих документов: 50 документов/800 руб за 12 месяцев.
Если для выгрузки документов вам требуется интеграция с 1С, у оператора Калуга Астрал есть отдельные продукты - 1С Отчетность, 1С-ЭДО и др.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами,
- интеграция с 1С,
- сдача отчетности в ФНС.
Минусы:
- разные пакеты услуг,
- нет информации о международном ЭДО.
4. Оператор ООО «Такском»
Сервис Такском, сайт https://taxcom.ru/dokumentooborot/
Оператор Такском Файлер обеспечивает электронный документооборот с партнерами и клиентами. Предлагает разные решения ЭДО под любые цели. Есть отдельный ЭДО для самозанятых, решение для 1С, онлайн-сервис для создания электронных путевых листов, площадка для обмена документами между контрагентами и т.д.
У оператора есть мобильное приложение Файлер.
Для сдачи электронной отчетности в государственные органы понадобится приобрести отдельный модуль Электронная отчетность. Подробности здесь https://taxcom.ru/otchetnost/.
Плюсы:
- широкий роуминговый охват,
- интеграция с 1С,
- отправка отчетности в ФНС и др. госорганы,
- с оператором работают следующие известные компании - HeadHunter, Аэрофлот, Детский мир и т.д.
Минусы:
- сложная настройка, понадобится помощь техподдержки.
5. Оператор ООО «Оператор-ЦРПТ»
Сервис Честный знак, сайт https://честныйзнак.рф/
Оператор предлагает услугу электронного документооборота для маркировки (!). Сервис предназначен для сферы торговли, где требуется обязательная маркировка ряда категорий товаров.
Подробности здесь https://честныйзнак.рф/business/projects/edo/how-to-start/.
У данного оператора есть собственный бесплатный сервис электронного документооборота ЭДО Лайт. Он интегрирован в личный кабинет участника системы Честный знак. Данный сервис позволяет пересылать электронные документы с кодами маркировки между продавцом и покупателем и передавать информацию об этом в систему маркировки Честный знак. ЭДО Лайт в первую очередь предназначен для малых предприятий.
Благодаря широкому роуминговому покрытию, оператор позволяет обмениваться документами практически с любыми контрагентами.
У сервиса отсутствует услуга предоставления отчетности в ФНС России и другие госорганы.
6. Оператор ООО «Эвотор ОФД» (Платформа ЭДО)
Сервис Платформа ОФД, сайт https://platformaofd.ru/
Как показала практика, не все операторы задумываются над удобным юзабилити своих сайтов. На их фоне выделяется Платформа ОФД. Попадая на сайт ОФД, сразу становится понятно, куда кликнуть мышкой, чтобы выбрать интересующий тебя модуль.
Одним из продуктов Платформы ОФД является электронный документооборот (ЭДО), который позволяет просто и быстро обмениваться документами между организациями. Оператор работает со всеми популярными типами документов. Есть интеграция с 1С, Честный знак (для торговли), через API по необходимости.
Ссылка https://platformaofd.ru/services/platforma-edo/
Стоимость тарифа зависит от количества исходящих документов: 1000 руб/100 исходящих.
Для отправки электронной отчетности в госорганы необходимо приобрести продукт Платформа Госотчет.
Ссылка https://platformaofd.ru/services/platforma-gosotchet/
Сервис проверяет отчеты перед отправкой, что исключает возможность отчитаться в госорганы с ошибками. В личном кабинете всегда присутствуют актуальные формы отчетности, нет необходимости заполнять отчеты в сторонних программах. Также на платформе присутствует возможность отправки писем в ФНС и СФР для уточнения информации. На сервисе можно организовать сверку с бюджетом.
В пакете продукта Платформа Госотчет встроена форма КУДиР, которая заполняется в соответствии с требованиями законодательства.
Стоимость тарифа: от 1000 руб.
Плюсы:
- понятный интерфейс Платформы ОФД,
- широкое роуминговое покрытие,
- электронная книга учета доходов и расходов,
- поддерживает отправку отчетов в ФНС и другие госорганы,
- есть база знаний по работе с платформой,
- круглосуточная техподдержка.
Минусы:
- сложная настройка сервиса.
7. Оператор ООО «Корус Консалтинг СНГ» (СберКорус)
Сервис Сбер Корус, сайт https://www.esphere.ru
Уже из названия ясно, что это продукт экосистемы Сбера.
Для электронного документооборота между организациями необходимо приобрести продукт Курьер.
Ссылка https://www.esphere.ru/products/edo/.
Курьер обещает быстрое создание, подписание и отправку электронных документов, обмен с контрагентами, которые используют другие системы ЭДО, работу в торговле с обязательной маркировкой, быстрый поиск документов по запросу госорганов или налоговой проверке.
Стоимость тарифа зависит от количества исходящих документов: 696 руб/25 исходящих документов.
Плюсы:
- возможна доработка сервиса под потребности бизнеса,
- при оплате тарифа за год предоставляется 50% скидка,
- встроенный бесплатный модуль для подписи доверенностей,
- 260 типов документов для обмена в сервисе,
- широкий роуминг.
Минусы:
- на сервисе наблюдаются сбои,
- нет информации о возможности сдавать отчеты в ФНС и другие госорганы.
Для документооборота с самозанятыми и физлицами для юрлиц и ИП следует обратить внимание на продукт оператора Подписант.
Ссылка https://www.esphere.ru/products/podpisant/.
Сервис обеспечивает быстрый и легкий обмен документами с самозанятыми из любой точки мира. Есть мобильная версия сайта. Подписан поддерживает следующие виды документов: договоры ГПХ, договоры оказания услуг, акты выполненных работ, акты приема-передачи, заявления, технические задания и др.
Стоимость тарифа зависит от количества исходящих документов: 3000 руб/100 исходящих.
8. Оператор ООО «ФораПром» (LeraData)
Сервис Лерадата, сайт https://business.leradata.pro/
Пусть этот оператор находится в ТОП списка по роуминговому охвату, но он не пользуется такой популярностью, как его «конкуренты». Наверное, потому что обладает определенной спецификой в этой отрасли. Оператор предлагает пакет услуг с электронным документооборотом, но для каждой отрасли отдельно. Так можно приобрести ЭДО для фармацевтических компаний, строительных компаний, ЭДО в факторинге, для склада, в ритейле и т.д. (всего 18 отраслей). Большим недостатком является то, что у оператора нет возможности отчитываться электронно в ФНС и другие госорганы.
Стоимость тарифа зависит от выбранного пакета: Безлимитный стоит от 30000 руб/год, Комфорт – от 5 руб/документ.
9. Оператор ООО «Финтендер-крипто»
Сервис Финтендер, сайт https://www.ft-crypto.ru/edo
Оператор предлагает услуги ЭДО в рамках исполнения государственных и муниципальных контрактов, а также подачу отчетности в контролирующие органы: ФНС, Росстат, ФСС РФ, ПФ РФ. Система позволяет отправлять акты, счета-фактуры, накладные без дублирования на бумаге.
Сайт оператора малоинформативный, поэтому для уточнения информации следует обратиться в техподдержку.
Есть тариф Ознакомительный сроком на 1 день.
Стоимость тарифа Приоритет 1990 руб/месяц или 17990 руб/год.
Есть еще один тариф для обмена первичными документами бухгалтерского учета с электронными площадками, стоимость 4990 руб/год.
ЭДО как допуслуга к расчетному счету
Стоит отметить, что некоторые банки, если вы открываете у них расчетный счет, предлагают ЭДО как допуслугу.
ЭДО через СберБизнес
Ссылка на сайт https://www.sberbank.ru/ru/s_m_business/nbs/e-invoicing
Так, при открытии расчетного счета через СберБизнес, банк предоставляет возможность пользоваться ЭДО внутри личного кабинета расчетного счета. На тарифе Базовый услуга абсолютно бесплатная, с подключением Расширенного тарифа – стоимость 595 руб/месяц.
Платформа позволяет создавать акты и счета-фактуры, обмениваться юридическими документами с организациями и физлицами, передавать коды маркировки в «Честный знак», формировать прайс-листы, отчитываться в госорганы (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат).
Отчетность в Тинькофф
Ссылка на сайт https://www.tinkoff.ru/business/account/
Для владельцев расчетного счета для бизнеса в банке Тинькофф он дополнительно предлагает услугу Бесплатная онлайн-бухгалтерия. ИП на УСН 6% или патенте может вести бухгалтерию самостоятельно. Система позволяет рассчитывать налоги и страховые взносы и отправлять отчетность онлайн в ФНС при наличии КЭП.
ЭДО в ФНС
У пользователей есть конкретный запрос на электронный документооборот (ЭДО) с ФНС. Это и понятно, ведь с каждым годом растет количество отчетов, которое требуется предоставлять в Налоговую Инспекцию. А с необходимостью использования ЭЦП некоторые операции на предоставление документов возможно проводить только онлайн без бумажных носителей.
Вот список операторов ЭДО с достаточным роумингом, которые предоставляют услугу электронного документооборота с ФНС.
Здесь представлено девять операторов, у которых услуга ЭДО с ФНС явно представлена на сайте. Согласно данным Налоговой Инспекции, таких операторов больше. В видео ниже я покажу, как самостоятельно найти другие площадки.
- АО ПФ СКБКонтур, https://kontur.ru/extern
- ООО «Компания Тензор», https://sbis.ru/ereport
- ООО Такском, https://taxcom.ru/otchetnost/
- АО Калуга Астрал, https://astral.ru/products/astral-otchet-5-0/
- ООО Эвотор ОФД, https://platformaofd.ru/services/platforma-gosotchet/
- ООО Финтендер-Крипто, https://www.ft-crypto.ru/edo
- ООО Электронный Экспресс, https://www.garantexpress.ru/services/electronic_reporting/
Два ресурса, которые помогут выбрать Оператора ЭДО
Ссылка на сайт РОСЭУ https://росэу.рф/roaming/
Ссылка на сайт ФНС https://www.nalog.gov.ru/rn77/oedo/search_edo/
Автор статьи Ольга Абрамова