Управление проектом - процесс. Ранее (вот здесь) мы писали о том, что любой процесс может и должен быть описан. Более того, у него есть параметры оценки его эффективности:
Выбирая модель планирования управления проектом необходимо оценивать ее по этим параметрам. Иначе можно получить тяжеловеса-вредителя.
Мы уже рассказывали про ресурсное планирование. И вот здесь вопрос - всегда ли нужно заносить ресурсы в график в профессиональном ПО или можно ли по другому?
Откуда брать информацию для графика производства работ?
Ресурсное планирование - внести в график: объем, трудозатраты и затраты. Для того, чтобы занести ресурсы - требуются исходные данные.
Вывод
Чтобы внести ресурсы и назначить их на каждую работу нужно перелопатить большое количество исходных данных.
Пример ресурсного планирования
Исходные данные
Перечень работ для реализации проекта содержит 1 800 позиций.
Вариант 1. Быстро и просто
- Назначаем объемы работ, используя ведомости объемов работ и экспорт форм в программу.
- Берем сметы или справочники и назначаем трудозатраты.
Таким образом из справочников имея единичные расценки простой формулой, через экспорт мы вносит данную информацию в специализированную программу.
Вариант 2. Детальное планирование
Теперь посмотрим, как учесть затраты при ресурсном планировании из смет. Здесь все просто - для каждой работы мы берем сметные позиции относящиеся к ней, складываем и умножаем на коэффициент ( накладные расходы, сметная прибыль, зимнее удорожание и пр.).
Что тут делать? Всего-то 200 смет и 1800 работ. Вы можете себе представить объем данной работы? Как минимум месяц несколько человек должны этим заниматься.
Ну и пусть занимаются, что еще им делать. Да, но... В нашей практике никогда не встречался проект, где бы на момент реализации проекта были все утвержденные сметы, которые никогда не меняются.
А теперь вернемся к нашим бедолагам, которые вносили эти данные в график. Сметы скорректировались - и цикл запускается заново. И внесение изменений никогда не заканчивается.
У этого процесс есть"узкое место". Не во всех компаниях отлажена система информирования заинтересованных сторон, а значит не всегда данные будут своевременно попадать в график.
Что делать если очень хочется контролировать затраты через график?
Запросы на учет в графике ресурсов поступают не только крупных компаний. Малый бизнес также пытается контролировать ресурсы по вполне понятным причинам.
Есть компании, которые разрабатывали надстройки, что бы экспортировать сметы в график. Разработчик Spider Project дал возможность Гранд Сметы экспортировать и преобразовать смету в график. Но..... Это стоит денег.
А что делать если компания небольшая и только познают мир Primavera и доросли до найма специалиста КСП?
Решение
При таких ситуациях хочется рекомендовать следующий процесс:
1. Сгруппируйте работы. Определите принцип существенности. Возьмите за основу статьи бюджета. Ответьте на вопрос, что таким образом хотите контролировать и есть ли ресурсы на это?
Недостаточно составить план, его нужно сделать живым - выдача заданий на площадку, контроль исполнения, внесение данных в график, актуализация графика. Этот цикл длится до момента завершения проекта.
2. Сделайте выгрузку по прогнозу освоения в графике через трудозатраты. В табличном редакторе можно легко посчитать прогноз освоения затрат через прогнозный процент по трудозатратам, назначенным на каждую работу в графике.
Таким образом, на решение задачи по прогнозу освоения в периодах мы будем тратить понятное количество человеко-часов, и это будет быстро и оперативно.
Когда такой подход не сработает?
Такое решение не подойдет, если:
1. компания выполняет работы собственными силами: люди, спецтехника. В этом случае необходимо искать оптимальную детализацию, которая позволит оптимизировать время для внесения данных в график.
2. проект находится в критическом состоянии: приближается срок сдачи, а работа только начата; превышение бюджета - поиск виноватых и точек оптимизации через анализ использования ресурсов.
Автор: Анастасия Палагушкина