Простыми словами оцифровка помогает вам видеть весь ваш бизнес и процессы в нем, как на ладони. Т.е вы понимаете:
- сколько вы заработали в этом месяце
- какие конкретно затраты понесли
- насколько эффективно отработали ваши вложения в развитие и рекламу
- какая прибыльность у конкретного продукта/проекта/услуги
- насколько эффективно работает каждый сотрудник в вашей компании и многое другое
Т.е оцифровка помогает понять, что сейчас происходит с вашим бизнесом, какие есть точки роста и какие конкретно процессы могут тормозить его развитие. Если вы не знаете ваши ключевые показатели и как то или иное решение повлияет на конечную прибыль, вы не управляете своим бизнесом. В таком случае вы просто хаотично тратите деньги на разные эксперименты и не получаете нужный результат.
К сожалению, львиная доля малого бизнеса не считают показатели компании и не ведут полноценный финансовый учет, и следовательно работают неэффективно. Если вы внедрите оцифровку, вы уже будете на шаг впереди своих конкурентов.
Как оцифровать бизнес?
- Определяем источники данных. Это могут быть банковские выписки и кассовые отчеты, экселевские таблички, CRM-системы, программы для ведения складского и бух. учета. Даже рабочие мессенджеры в вотсапе и телеграме выступают, как источник информации о вашем бизнесе.
- Собираем все данные по бизнесу в единую базу. Т.е на этом этапе мы приводим разрозненные данные по бизнесу к определенной структуре и к единому месту хранения, чтобы четко видеть все операции.
- Проводим анализ полученных данных. На этом этапе мы уже видим полноценную картину всех процессов, которые происходят в компании и может приступать к самому интересному - управлению бизнесом на основе цифр так, чтобы прибыль росла.
Чтобы было понятней, давайте рассмотрим на конкретном примере, как мы оцифровали бизнес и какие результаты получили.
Наш клиент - владелец офлайн магазина косметики. Магазин - один из самых популярных в городе, продажи с каждым месяцем только растут. Хорошо продуманная система лояльности для клиентов, оформление магазина и качественное обслуживание - все эти факторы обеспечивали огромный спрос и хороший ежемесячный оборот. Но при этом клиент постоянно сталкивался с дефицитом денег и брал кредиты.
Это происходило именно из-за того, что бОльшая часть решений принималась чисто на интуиции - сколько закупить товара в этом месяце, на какие категории поставить акцию, как мотивировать сотрудников.
Отсюда следующие проблемы:
- Без анализа ассортимента клиент до конца не понимал, какие товары наиболее прибыльные и буквально разлетаются с полок, а каких стоит закупать меньше.
- Без системы закупа товара огромные средства замораживались на складе либо создавался дефицит нужных товаров и клиент недополучал прибыль
- Без продуманной системы мотивации сотрудников было непонятно, как консультанты и сервис менеджеры могут влиять на прибыль
- Без планирования доходов/расходов клиент часто влетал в кассовые разрывы
Как мы видим, отсутствие системы и оцифровки процессов сильно тормозило развитие бизнеса. Отсюда резкая нехватка оборотных средств и кассовые разрывы.
Что мы сделали?
Шаг 1. Начали мы с порядка в получении и ведении следующих данных:
- продажи по категориям
- товары и складские остатки
- себестоимость
- накладные расходы
Шаг 2. Автоматизировали получение и сбор данных
Мы собрали данные из кассовых книг, банковских выписок, 1С, гугл таблиц. Внедрили систему, которая собирала и обрабатывала все нужные данные по бизнесу в единой базе и выводила нужные показатели на дашборд для руководителя и сотрудников.
Шаг 3. Провели полноценный анализ полученных показателей
А именно:
- Внедрили финансовое планирование с учетом периодов повышенного спроса, отсрочек поставщикам, расходов на развитие и т. Д.
- Выстроили систему закупа товара, при которой рассчитывалось оптимальное количество еженедельных закупок с учетом спроса и текущих остатков на складе.
- Провели анализ ассортимента. Поняли, какие товары высокомаржинальные и хорошо продаются, а какие следует сократить в закупе или вообще отказаться
- Поняли, как конкретные действия сотрудников влияют на выручку и прибыль и привязали к ним систему мотивации
Таким образом мы подсветили клиенту «узкие места» и дали рекомендации, как безопасно масштабировать бизнес.
Продажи и рост оборотов - это все конечно, хорошо, но как мы показали на примере нашего клиента, именно цифры дадут вам полноценную картину того, что на самом деле происходит с вашим бизнесом и куда нужно двигаться. Вы будете принимать решения на основании твердых показателей, т.е цифр и метрик, а не интуиции и ощущений. Если провести оцифровку компании правильно, можно полностью изменить подход к работе, вывести бизнес из убыточного в прибыльный и обеспечить безопасный рост.