В эпоху цифровизации экономики роль информационных систем (ИС) в управлении бизнесом неуклонно растет. Создание эффективной ИС - это не только технологический, но и стратегический вызов для компании. Я, как экономист с многолетним опытом, хочу поделиться ключевыми принципами создания ИС, которые позволят вашему бизнесу достичь новых высот.
1. Единоразовый ввод информации
Одним из главных принципов является правило, согласно которому любая информация вводится в систему только один раз. Это исключает дублирование, минимизирует вероятность ошибок и снижает трудозатраты на обработку данных.
2. Централизация данных
Все отчеты должны формироваться исключительно на основе данных, хранящихся в системе. Это требует, чтобы система была централизованной, даже если она состоит из нескольких баз данных. Важно обеспечить свободный переток информации между различными компонентами системы.
3. Доверие к данным
Информация, внесенная в систему, по умолчанию считается достоверной. Ответственность за верность данных лежит на том, кто их вводит. Это подразумевает необходимость управленческих решений в случае обнаружения ошибочных данных, вплоть до изменения процессов и персональной ответственности.
4. Защита от ошибок
При вводе данных в систему необходимо предусмотреть механизмы защиты от ошибок, такие как диапазоны допустимых значений или условия ввода. Это поможет избежать некорректного заполнения и повысит общую надежность системы. Так называемая "Защита от дурака". У меня бывали, те, кто вместо 100 единиц, вводил 100 000 единиц.
5. Контроль на каждом этапе
Каждый этап процесса в системе должен предусматривать контроль за достоверностью предыдущих данных. Это обеспечивает непрерывный мониторинг качества информации на всех уровнях системы.
6. Автоматизация документооборота
Система должна предоставлять возможность формирования документов (акты, договора, счета) на основе шаблонов и данных, хранящихся в системе. Человек заполняет форму, а система сама создает правильные документы, справочники, регистры. Пример, распечатал договор, а он не заключен. Но статус договора уже есть, как распечатан и передан на подпись клиенту. Это существенно ускоряет процесс создания документации и исключает ошибки.
7. Проверка значимых данных
При вводе критически важных данных в систему необходимо требовать подтверждения в виде приложения скана соответствующего документа. Пример, меняется статус договора на действующий, только после приложения скана документа. Это повышает уровень доверия к данным и обеспечивает их подтверждаемость.
8. Интеграция с бухгалтерией
Система управленческого учета должна быть тесно интегрирована с бухгалтерской системой, обеспечивая своевременный обмен данными либо в режиме реального времени, либо через регулярные выгрузки.
9. Полная и необходимая аналитика
Документы в системе должны заводиться с полным набором необходимой аналитики, что обеспечит глубокое понимание бизнес-процессов и позволит принимать обоснованные управленческие решения. Еще надо смотреть, действительно нужна та или иная аналитика, т.е. на основе этих данных, что-то можно сделать. Если нет, то зачем. Пример: вы продаете, то зачем вводить расчетные реквизиты покупателя.
10. Основа для расчетов
Все расчеты, касающиеся оплаты контрагентам, заработной платы и премий, должны производиться на основе данных, полученных из системы. Это гарантирует их точность и справедливость.
11. Модульность и масштабируемость
При создании информационной системы крайне важно предусмотреть ее модульную структуру. Это позволит в дальнейшем добавлять новые функции и модули без необходимости полной переработки существующей системы. Масштабируемость же обеспечит возможность увеличения производительности системы в соответствии с растущими потребностями бизнеса.
12. Удобство пользования
Интерфейс пользователя должен быть интуитивно понятным и удобным. Это касается как внешнего вида, так и логики работы с системой. Важно предусмотреть обучающие материалы и поддержку пользователей на начальном этапе внедрения системы. Удобство пользования напрямую влияет на скорость адаптации персонала и эффективность использования системы в целом.
13. Своевременность ввода данных
Документы и данные вносятся в момент или до совершения процесса. Запрещается копить документы или проводить позже. Возможно проведения через 1 день, к примеру выписки. Возможно, закрыть ввод задним числом и открывать по разрешению руководителя. Не допустимо, как любят некоторые бухгалтера, накапливать документы, и потом в течении недели вводить информацию за квартал.
14. Ввод всей аналитики перед совершением фактической операции
Вся аналитика вводится при планировании операции. Факт же отмечается изменением лишь плана и проведением. Пример – заявки на оплату. Или заключение договора.
15. Контроль за учетом
Контроль принятия задач и документов кто-то ведет. Т.е. контроль за исполнением и своевременным проведением документов. Тоже самое про закрытие периодов.
16. Создание документов за инициатором процесса
Документ всегда создает инициатор, тот кому это необходимо. Нет ограничения в одном человеке. Контроль или согласование может быть на определенных сотрудниках. Проблема в том, что часто компания замыкает процесс на одном человеке. Пример, написание и регистрация исходящих писем. В одной компании было за секретарем. Это было допустимо, когда компания была из 30 человек. Но когда народу стало под 100, она стала просто не справляться. В итоге письма заводились дольше, отправлялись позже. Решение простое: инициатор письма все сам заводит, а секретарь уже только проводит регистрацию. Еще пример: с заявками на оплату. Все заявки делал главбух. В итоге это время, задержки и ошибки. Изменили систему, когда заявки заводит инициатор платежа. А главбух проводит проверку реквизитов.
17. Безопасность данных
Безопасность данных является одним из ключевых аспектов любой информационной системы. Необходимо обеспечить защиту от несанкционированного доступа, вирусных атак и потери данных. Регулярное создание резервных копий и использование надежных средств шифрования позволит гарантировать сохранность информации.
18. Интеграция с внешними сервисами
Современный бизнес требует взаимодействия с различными внешними сервисами и платформами (например, банками, налоговыми службами, логистическими компаниями). Информационная система должна предусматривать возможность интеграции с такими сервисами, что обеспечит автоматизацию и ускорение соответствующих бизнес-процессов.
19. Гибкость и адаптивность
Важно, чтобы система была гибкой и могла адаптироваться под изменяющиеся бизнес-процессы и условия рынка. Это предполагает наличие инструментов для настройки и изменения логики работы системы без привлечения разработчиков. Отчеты что бы сами пользователи могли делать. Добавить реквизит в течении дня, а не месяцы как в SAP (это для тех, кто испытывал эту боль).
20. Поддержка и обновление
При выборе или разработке информационной системы необходимо учитывать наличие постоянной технической поддержки и регулярных обновлений. Это позволит своевременно корректировать возникающие недостатки и адаптировать систему под новые требования.
Создание эффективной информационной системы - это комплексная задача, требующая глубокого понимания бизнес-процессов и стратегического подхода. Следование перечисленным принципам поможет не только разработать систему, максимально отвечающую потребностям вашего бизнеса, но и обеспечить ее долгосрочную эффективность и адаптивность к изменениям внешней среды.
Еще одна статья по данной тематике:
Хотите ускорить рост своего бизнеса и минимизировать риски?
Подпишитесь на наш канал по бизнес-планированию и финансам, чтобы узнать последние новости и инсайды!
Закажите бизнес-план или финансовую модель и превратите свою идею в успешный проект!
