Как упаковать сделанные выводы и рекомендации? Как провести презентацию для руководителей. Как повысить качество дискуссии и принятие решений на всех уровнях?
В этой статье попробуем выяснить, что необходимо сделать на подготовительном этапе, поговорим о составлении аналитической дискуссии, пройдем этапы создания презентации или визуализации.
Сторителлинг
Каждый набор, каждая база данных, каждая таблица способны рассказать целую историю.
Работа аналитика заключается в способности увидеть в огромном потоке информации историю, упаковать и рассказать ее простыми словами. Желательно не врать и не придумывать сомнительных идей, все должно быть подтверждено реальной практикой.
Один из руководителей больницы был уверен, что главный фактор, влияющий на удовлетворенность пациентов качеством обслуживания, - качество еды. Когда внешний аналитик взялся проверить это утверждение, оказалось, что это был один из наименее значимых факторов в наборе из еще 30-ти. Убеждение руководителя было далеко от реальности. Чем объяснялось это несоответствие? Руководитель поговорил с двумя пациентами, которые пожаловались на качество еды, сделал вывод на основе двух случайных эпизодов.
Сторителлинг на основе данных должен содержать:
- основные выводы
- закономерности
- причины происходящего
- прогноз
- рекомендации
Такое описание совместно с демонстрацией графика исключает гранулированное восприятие информации аудитории, вы сможете донести идею анализа без разрыва в сознании и получить отклик в виде дальнейших действий на основе ваших выводов.
Чего вы хотите добиться?
Какова ваша цель? Зачем вы делаете эту презентацию или отчет? Какого результата вы надеетесь достигнуть?
Без предварительного понимания анализа, проделанных шагов, прогноза и цели, идею презентации донести не получится. У каждого вида анализа, будь то разведочный или описательный есть различие в методах проведения презентации.
Например, если вы проводите только описательный анализ, его цель может состоять в том, чтобы руководство получило более ясное понимание системы, уловили взаимосвязи, величину и возможность изменений основных компонентов, то есть цель — поделиться знаниями.
Если вы проводите разведочный анализ результатов А/В-тестирования сайта, то его цель может заключаться в том, чтобы оценить, насколько эффективны разные варианты оформления блоков и кнопок в сравнении с привычной версткой.
Кто ваша аудитория?
Насколько хорошо ваша аудитория технически подкована? Умеют ли они оперировать данными? Какими инструментами владеют? Каков их уровень заинтересованности?
К сожалению чаще всего аналитикам приходится добиваться своих целей вопреки желаниям аудитории. Донесение темы презентации - это главная задача для аналитика, но для руководства компании ваше выступление дает всего лишь одно решение из десятка, которые они приняли сегодня утром выпивая кофе.
Аналитик знает статистические техники, характеристики данных, способ их анализа, в то время как слушатели не знают ничего в 90% случаев. Аналитик пытается донести цифры, коды, статистику - слушатель ждет простых бизнес решений. Этот разрыв создает сильные барьеры!
Аналитику придется учитывать все барьеры при разработке и презентации своих выводов. Если вы понимаете, что на разговор с руководством у вас есть 15 минут, 44 слайда никак не подойдут. Даже если вы привыкли к огромным финансовым таблицам всей организацией, лучше упростить вид и свести все к 2-4 диаграммам.
Каким средством вы пользуетесь?
Цель оправдывает средства, и с ними нужно определиться заранее: дашборд, инфографика, доклад, Power Point? Если вы выступаете на общем собрании, у вас есть выбор между графикой и устным докладом, для руководства лучше готовый документ с таблицами и графиками, для официального выступления выбираем презентации в Power Point.
Важный момент: не стоит копировать визуальную информацию из одного средства в другое. Если вы перенесли огромную таблицу значений в презентацию Power Point ее вряд ли будут читать с экрана из-за множества ячеек.
Продавайте!
Что вы продаете как аналитик? По крайне мере 2 вещи:
- интерпретации: задача аналитика выбрать и продвинуть самую логичную и экономичную идею
- действие и результат: было затрачено приличное количество усилий на анализ и выводы, свои идеи нужно реализовать!
Смысл аналитики в оказании влияния. Корпоративная культура в организации должна стимулировать аналитика, чтобы он стремился оказать максимальное влияние на деятельность компании, и стал "отделом продаж" аналитических идей!
Визуализация данных
Предположим вы выбрали правильные метрики, провели измерения и систематизировали данные в разрезе месяца или каналов продаж. После этого провели обнаружение закономерностей и значимых паттернов. Следующий шаг - выбор формы презентации данных. В некоторых случаях подойдет табличный формат, но чаще всего останавливаются на диаграмме.
Выбор диаграммы
В сервисах визуализаций вариантов диаграмм достаточно : вертикальные, горизонтальные, с группировкой и графиком, круговые, линейные и т.д. Возможности группировок безграничны, но выбор в пользу определенного формата должен проходить грамотно, чтобы не запутать слушателя.
Самый простой способ - сосредоточиться на причинах по которым вы решили строить диаграмму:
- Сравнение: групп или изменений во времени
- Распределение: изменчивость набора данных
- Взаимосвязь: корреляция, часто используется в финансовом анализе
- Сравнение категорий: показать как распределяются данные между двумя или более категориями (товаров, услуг, целевой аудитории)
На рисунке показан ограниченный набор по основным типам диаграмм, чаще всего используемых в повседневности. Главное при разработке презентации проверить разные варианты: побыв в шкуре дизайнера, при этом не теряя объективности, вы сможете найти подходящую.
Выбор элементов диаграммы
Контрольный список для визуализации довольно прост из-за ограниченного выбора элементов. Но даже в этих условиях часто наблюдается много ошибок в визуализациях, и слишком большой упор на UX-UI составляющую.
Один неверный выбор заливки, шрифта, или неподходящий тип может испортить впечатление на 100%. Только долгими тренировками и сбором диаграмм на основе различных данных вы сможете набить руку и выполнить все условия идеального представления данных. На старте рекомендую опираться на следующий контрольный список визуализации разработанный Стефани Эвергрин.
Ссылка: https://stephanieevergreen.com/data-visualization-checklist
В этом файле достаточно хорошо описаны основные принципы построения диаграмм. Слайды на английском языке, но все легко разобрать даже без знания технического языка. Я вынесу в свой список только самое важное:
- Текст - Описательный заголовок из 6–12 слов в левом верхнем углу с выравниванием по левому краю. Подзаголовок и/или примечания с дополнительной информацией. Размер текста многоуровневый и читаемый. Расположение текста горизонтальное. Данные с ярлыками. Ярлыки применяются умеренно.
- Выравнивание - Пропорции соблюдены. Данные выровнены. Расстояния между осями равноудаленные. График двухмерный. Минимум украшательств.
- Цвет - Выбор цвета преднамеренный. Цвет применяется для выделения основных закономерностей. Цвет понятен при распечатке в черно-белом варианте. Цвет понятен для людей со слабым зрением. Текст достаточно контрастирует с фоном.
- Линии - Линии сетки скрыты. У графика нет рамки. На осях нет ненужных отметок. На графике одна горизонтальная и одна вертикальная ось.
- Общие рекомендации - График подчеркивает значимые результаты или выводы. Тип графика соответствует данным. Присутствуют данные для сравнения или обеспечения контекста. Отдельные элементы диаграммы работают вместе, для усиления основного посыла.
Фокусировка сообщения
Цель создания презентации — четко донести свое сообщение до аудитории. Для этого в арсенале имеется целый ряд средств: шрифты, линии сетки, ориентация страницы. С помощью простого выделения цветом можно творить чудеса!
Попробуем визуализировать простой тезис: Япония производила 260 тераватт час энергии в 2009 году. Этого много или мало? Я понятия не имею. Но все станет понятно если представить эти данные в контексте с выделением:
Напротив, чрезмерное украшательство диаграммы просто уничтожит зрение вашей аудитории и не даст никакой полезной информации. Исключайте графический мусор в котором нет необходимости и представления ценной информации.
Из этих примеров очевидно, что каждая визуализация требует индивидуального подхода и критического восприятия. В развитии этих качеств помогает насмотренность и опыт. Без набивания шишек и кривых/косых диаграмм не обойдется, но со временем вы поймете, что делаете графические итерации не хуже подборки из Pinterest.
Подача данных
Инфографика
В последнее время пользуется популярностью этот тип представления данных, но я не большой ее поклонник, мне она напоминает веселые картинки для соцсетей и детских книжек. Кстати детям этот формат очень полезен. Помню как я маленький обожал дорогие энциклопедии с различными видами инфографики про динозавров
Если представить эту информацию в табличном виде, будет гораздо лаконичнее и прочтение займет пару секунд. Использовать инфографику в бизнесе основанном на управлении данных абсолютно бесполезно. Но для соцсетей, корпоративных вечеринок вы можете оставить этот формат. :)
Дашборды
Чем проще каждый дашборд, тем лучше! Да, дашборд сегодня, это основной формат работы с бизнес показателями и анализом. Но не стоит измерять степень управления на основе данных количеством разработанных листов в Power BI или другой платформе. Возьмите в расчет три формата:
- стратегические (управленческие) - общий обзор с высоты птичьего полета на деятельность компании (KPI)
- аналитические - отражают анализ конкретного отдела и направления бизнеса, их используют только аналитики
- операционные - дают сводку по отдельным аспектам ведения бизнеса (трафик, объем продаж, аналитика сайта)
Отслеживание использования
Чаще всего в дашборд сотрудники заглядывают только на этапе разработки. После этого про него забывают. Виной всему плохая корпоративная культура и управление. Для решения этой проблемы есть хороший способ - размещение ваших визуализаций на закрытой странице веб-сайта, и анализ количества входов.
Если вы видите, что посещаемость падает, то вам срочно нужно собрать коллектив и выяснить причины отказа от чтения дашборда: он не дает полезной информации? Вы не понимаете показателей? Вы не умеете строить решения на основе данных?
На основе ответов сотрудников будет понятно какие действия необходимо предпринять для увеличения интереса к данным.
Заключение
Мы сделали достаточно поверхностный обзор сторителлинга данных. Проведение аналитической работы, формирование выводов и презентация - огромный труд. К сожалению важные и интересные аналитические выводы остаются без внимания из-за плохих презентаций или вовсе отсутствия этой работы.
Простой пример: при работе с текстом статьи мне требуется потратить время и приложить усилия, чтобы отредактировать написанное, выделить основную мысль, убрать все лишнее и оставить только суть - то же касается и сторителлинга данных.
- Начните с понимания сути вопроса и сформулированных ожиданий аудитории
- Тщательно выбирайте средства для презентации
- Выделяйте основные посылы, дробите информацию на кусочки которую ваш слушатель способен проглотить
- Добавьте полезных указателей с помощью графики и выделения цветом
- Исключите умственные упражнения и длительное обдумывание со стороны слушателя
Закончу статью крылатой фразой известного физика-математика:
Я написал несколько длиннее обычного, потому что у меня не было времени сделать это короче. (Блез Паскаль)