Понимание жизненного цикла проекта является ключевым элементом в управлении проектами. Знание этапов и того, что требуется на каждом из них, позволяет оптимизировать рабочие процессы и минимизировать риски. В этой статье мы подробно рассмотрим жизненный цикл проекта и дадим рекомендации по его успешной реализации.
Почему важен жизненный цикл проекта?
1. Он позволяет разбить проект на управляемые этапы, что облегчает планирование и контроль.
2. Он помогает определить ключевые вехи и даты, что позволяет более точно прогнозировать сроки завершения проекта.
3. Он позволяет выявить и предотвратить возможные риски на ранних этапах проекта.
Жизненный цикл проекта состоит из нескольких этапов, которые следуют друг за другом. Каждый этап имеет свои цели и задачи, которые необходимо выполнить для успешного завершения проекта. PMBOK выделяет следующие этапы жизненного цикла проекта:
1. Инициация (Initiation)
2. Планирование (Planning)
3. Исполнение (Execution)
4. Мониторинг и контроль (Monitoring and Control)
5. Завершение (Closing)
Сегодня рассмотрим подробнее этап инициации проекта.
Этап инициации проекта является первым этапом жизненного цикла проекта и имеет важное значение для успешного выполнения проекта. На этом этапе происходит определение целей проекта, его объема и бюджета. Этот этап позволяет в первую очередь понять нужно ли этот проект реализовывать и сколько эта реализация будет стоить, какие ресурсы уже есть, а какие необходимо заполучить для успеха. По сути на этом этапе мы стоим бизнес-сценарий, который помогает понять выгоду проекта за минусом всех расходов, установить четкие ожидания от результатов и определить показатели успеха.
Для успешного выполнения этапа инициации проекта необходимо выполнить следующие действия:
- Определить цели проекта: определяем, какие цели должны быть достигнуты в результате выполнения проекта. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени - применяем методику SMART и иные методы постановки целей.
- Определить стейк-холдеров проекта: определяем, какие лица оказывают влияние на проект и какие интересы они имеют в нем. Такими интересантами может выступать бенефициар, целевая аудитория, конкуренты, органы власти, смежные по отрасли компании и тд.
- Определить объем проекта: определяем, какие задачи необходимо выполнить для достижения целей проекта. Объем проекта должен быть достаточным для достижения целей, но не избыточным.
- Определить бюджет проекта: определяем, сколько денег (включая затраты на человекоресурсы и иное) будет потрачено на выполнение проекта. Бюджет должен быть реалистичным и соответствовать объему проекта
- Сформировать команду проекта: определяем, какие в целом здесь специалисты необходимы и смотрим кто из существующей команды будет работать над проектом. Команда проекта должна быть компетентной и способной выполнить задачи проекта. Если в текущей ситуации такой команды нет на руках, стоит задуматься о поиске специалиста, например, на проект или об обучении сотрудников. Это также влияет на бюджет.
- Определить роли и ответственность: на этом этапе необходимо определить, какие роли будут выполнять члены команды проекта и какая ответственность будет возложена на каждого из них. Роли и ответственность должны быть четко определены и понятны всем членам команды. Важно понимать, что в проектной работе вертикальное управление показывает меньшую эффективность, чем горизонтальное. Поэтому есть смысл подумать о делегировании контрольных полномочий. Также при ролевом распределении важно учитывать загрузку специалистов по другим направлениям.
Всю полученную информацию рекомендуется отображать на карте проекта, чтобы команда могла вернуться к началу и сверяться с первичными договоренностями. Также это это помогает сверять часы и не выходить за рамки установленного вектора движения. Новые члены команды также с помощью карты проекта смогут быстрее влиться в контекст.
Так этап инициации важен, чтобы
● Сформулировать четкое видение проекта и его целей.
● Разработать план, который будет направлять команду проекта в процессе его реализации.
● Выявить и проанализировать потенциальные риски, чтобы разработать стратегии их предотвращения или минимизации.
● Заложить основу для успешной коммуникации и координации между участниками проекта.
● Обеспечить четкое понимание ожиданий и требований к проекту.