Сегодня многие компании столкнулись со значительным снижением прибыли, некоторые и вовсе задумываются о процедуре банкротства. Рассмотрим 9 способов, которые помогут компании пройти сложные времена.
Итак, что необходимо сделать, если мы хотим сократить расходы?
1. Оценить все наши затраты
Важно понять, какие мы вынуждены нести расходы, от которых не можем отказаться, так как они напрямую влияют на результат деятельности (закупка сырья, аренда складских площадей, налоги, обязательные ремонты, заработная плата ключевым сотрудникам и пр.). Остальные затраты можно оптимизировать, это не окажет существенного влияния на бизнес-результаты.
Отлично, если в компании уже есть практика ежемесячно анализировать затраты по выделенным статьям, сравнивать их с аналогичным периодом прошлого года, находить причины отклонений. Если такой практики нет — самое время ее внедрить.
2. Отказываемся от ненужных трат
Многие компании перешли на удаленный формат работы. Развитие современных систем связи позволяет продуктивно работать, не находясь в офисе. При этом значительно сократились затраты на командировки, проведение встреч в офлайне.
Получается, теперь это тоже необязательные затраты, а значит, эти затраты и затраты на офисные пространства могут быть сокращены. Перевод всех или части сотрудников на частичный или полностью удаленный режим работы, создание системы гибких рабочих мест позволят значительно сэкономить дорогие метры офисной аренды, сократить затраты на доставку сотрудников в офис и из офиса, обеды, канцелярию и пр.
3. Посмотрите, насколько эффективно вы используете персонал
Каждая компания в течение года имеет определенную сезонность. И в высокий сезон наша потребность в человеческих ресурсах значительно возрастает, в период невысоких продаж, соответственно, снижается. В такой ситуации самое время обратить внимание на рынок аутсорсинга персонала. Эти услуги начинают пользоваться возрастающим спросом на рынке, что, в свою очередь, увеличивает предложение и делает стоимость таких услуг более привлекательной.
Оцените потребность в персонале заранее, например, в августе–сентябре на следующий год. Если есть выраженная сезонность, проанализируйте рынок, проведите тендер по привлечению партнеров по аутсорсингу, выберите надежного поставщика.
При выборе поставщика аутсорсинговых услуг есть 2 важных момента:
✍️ не стоит гнаться за самой низкой стоимостью;
✍️ важно получить рекомендации от других клиентов потенциального партнера.
Потери производительности в высокий сезон из-за непредоставления необходимого персонала компанией по аутсорсингу могут в разы превысить сэкономленные в результате выбора дешевого, но ненадежного партнера деньги.
Разумеется, далеко не всех сотрудников можно заменить услугами по аутсорсингу. В этом случае важно повышать мотивацию имеющегося персонала.
4. Поменяйте систему мотивации сотрудников, привяжите их доход к бизнес результатам — так вы повысите их заинтересованность в достижении этих результатов
Оцените эффективность рабочего времени сотрудников. Возможно, у некоторых их них есть время, чтобы заниматься дополнительными проектами, пусть и не в рамках своих текущих должностных обязанностей и даже не в рамках своей функции. Это хороший вариант для развития сотрудников внутри компании, возможность попробовать себя в другой сфере и получить больше знаний и опыта.
5. Оцените текущую модель бизнеса
Насколько ваше предложение актуально для рынка? Возможно, отказ от дополнительных услуг или не очень востребованных товарных позиций может освободить ресурсы, а клиенты даже не заметят их отсутствия.
Хороший пример — оптимизация портфеля SKU компании-производителя категории FMCG. Уберите часть не самых востребованных товарных позиций, и команда сможет сфокусироваться на оставшихся SKU. В результате компания улучшит качество продаж, сможет сократить складские площадей и затраты на доставку транспортом.
Словарь
SKU (Stock Keeping Unit, единица складского учета) — это единица ассортимента, отличающаяся от остальных ассортиментных позиций минимум по одному из параметров идентификации (название, производитель, размер, вес, вид упаковки и т. п.). Например, разными SKU будут являться две упаковки яблочного сока одной и той же марки, но разного объема — 1 л и 2 л; разными SKU будут являться две упаковки яблочного сока одной и той же марки, одного и того же объема 1 л, но в картонной и стеклянной таре.
6. Работайте с партнерами и поставщиками
Регулярно проводите конкурсы и тендеры среди поставщиков. Так вы не только получите лучшее предложение, но и сможете провести анализ рынка поставщиков и привлечь новых партнеров.
Однако не забудьте, что «старый друг лучше новых двух». Бизнес — это не только финансовый результат, показатели уровня сервиса, но и надежная связь и доверие деловых партнеров. Получить скидку на услуги можно и у существующего партнера при условии высокого уровня доверия: например, совместно оцените операции поставщика, открыто обсудите потенциальные сценарии развития бизнеса и найдите источники дополнительной прибыли в результате совместных операций.
Есть примеры, когда компания-производитель за свой счет привлекала внешних консультантов для повышения эффективности процессов у компании — поставщика услуг. В результате у поставщика снижались затраты и он мог предложить более конкурентную стоимость своих услуг. Оплата стоимости услуг консалтинговой компании окупалась достаточно быстро.
7. Применяйте инновационный подход даже в ежедневных операциях
Старайтесь избегать стандартных решений, не бойтесь подвергать сомнению текущий status quo в организации. Смотрите, что в этом направлении делают ваши конкуренты, обращайте внимание на решения в других отраслях, ищите, как их можно применить в вашем бизнесе, посещайте деловые мероприятия (выставки, конференции, тематические встречи) — все это может дать много потенциальных идей для внедрения в компании.
8. Применяйте цифровые решения
Внедряя современные цифровые продукты, можно значительно сэкономить ресурсы и получить дополнительную эффективность. Например, правильно подобранное решение по маршрутизации транспортных потоков для компании, доставляющей грузы клиентам, позволит сократить пробеги, увеличить число доставок одним транспортным средством, снизить затраты на топливо, заработную плату, амортизацию и ремонты подвижного состава.
Внедрив настраиваемые BI-дашборды, можно в режиме реального времени видеть любые заданные параметры/показатели эффективности своего бизнеса. А тот, кто владеет информацией, владеет миром. В нашем случае — полной информацией о деятельности компании, что позволяет своевременно реагировать на любые отклонения, в том числе в затратах.
9. На чем экономить точно не стоит, так это на качестве производимых продуктов или оказываемых услуг, а также деловой репутации компании
Любые издержки можно сокращать до того уровня, пока они не оказывают влияние на эти три показателя. Репутация — это самая важная статья активов компании, она требует защиты. На создание хорошей репутации уходит много времени и сил, а потерять ее можно за один день.
В условиях всеобщей открытости и молниеносной скорости распространения информации бизнес не может рисковать качеством своей продукции или услуг. Рейтинги компаний, опросы потребителей, клиентов напрямую влияют на показатели прибыльности компании как в позитивном, так и в негативном ключе.
Способов сократить издержки компании и повысить ее прибыльность очень много. Они зависят от сферы и рынка, на котором компания работает, от экономической ситуации, настроений общества и действий правительств.
Однако 9 рассмотренных нами способов универсальны и могут принести результаты в любой сфере и в любой компании. Начните внедрять современные подходы к управлению затратами, и вы получите значительные дивиденды в виде дополнительной прибыли, которую можно будет направить на совершенствование других операций и развитие бизнеса.
Алена Ковальчук, директор по логистике и клиентскому сервису ОАО «Пивоваренная компания “Балтика”»
Статья опубликована в журнале "Справочник экономиста" (№ 11 за 2020 г.)