Многие предприниматели сталкиваются с низкой исполнительностью сотрудников. Задачи выставлены, инструкции выданы, люди обучены, но ничего не делается. Часто руководителю приходится самому “бегать” за сотрудниками и напоминать им об их задачах. Что делать в этом случае и как добиться выполнения поставленных задач?
Конкретизируем абстрактные цели
Задачи желательно ставить максимально близко к формату SMART, где:
Specific — конкретная;
Measurable — измеримая;
Achievable — достижимая;
Relevant — значимая;
Time bound — ограниченная во времени.
Рассмотрим постановку задач по этому принципу на примере интернет-магазина.
Specific — конкретная: Цель должна быть чёткой определенной и понятной. Например, необходимо увеличить количество новых клиентов в 1.5 раза.
Measurable — измеримая: Цель должна иметь определённые критерии, по которым её можно оценить. В данном примере если количество новых клиентов увеличится в 1.25 раз, то это будет означать, что цель выполнена на половину, а если увеличится в 1.75 раз, то это будет означать,что план перевыполнен.
Achievable — достижимая: У задачи должны быть реалистичные сроки и она должна опираться на объективные показатели. Например, если за прошлый месяц в магазине оформили заказ 10 новых клиентов, то нельзя в следующем месяце поставить перед сотрудниками задачу привести 30 новых клиентов, это просто физически невозможно.
Relevant — значимая: Цель должна соответствовать стратегии компании и её миссии.
Time bound — ограниченная во времени: У цели должен быть чёткий дедлайн, а лучше, если есть дополнительные промежуточные дедлайны. Например, увеличить количество новых клиентов в 1.5 раза нужно через три месяца.
Правильно общаемся с исполнителем
Задачу необходимо ставить только при личном общении с исполнителем или через email. Не нужно передавать информацию через третьих лиц. Другой человек может неправильно пересказать информацию исполнителю из-за незнания каких-то нюансов или банально забыть сказать о задаче.
При общении с исполнителем нужно уточнить, реалистичен ли срок выполнения цели, есть ли у него все необходимые ресурсы для выполнения задачи (например, для успешной рекламной кампании может понадобиться больший бюджет, чем тот, на который рассчитывал руководитель) и нет ли конфликта с ранее поставленными задачами.
Redline: что такое и как использовать при постановке целей
Redline – это финальный срок сдачи проекта внутри команды. Например, руководитель на переговорах с клиентом пообещал ему, что сайт будет готов к 25 апреля. В таком случае внутри компании он должен установить redline – срок, к которому исполнители должны подготовить сайт и представить его руководителю, например, к 10 апреля.
В таком случае даже если что-то произойдёт, исполнитель просрочит заказ или обнаружится, что клиент хотел совсем другое оформление на сайте, у компании будет время, чтобы всё исправить и сдать проект в срок.
За задачу ответственен только один человек
Да, только один. Даже если у задачи есть со-исполнители, руководитель должен выбрать одного ответственного за итоговый результат.
Контролируем исполнение задачи: бумажные ежедневники vs электронные носители
Ежедневники могут работать при планировании личных дел и рабочих целей, однако для постановки задач внутри команды они мало эффективны. Для руководства сотрудниками лучше использовать электронные носители.
Одной из таких систем управления бизнесом является «Квант». В ней можно выставить повторяющиеся задачи, назначить ответственных исполнителей и контролировать выполнение задач при помощи коммуникатора.
Коммуникатор – это инструмент, который помогает предпринимателям передать контроль выполнения задач реальным диспетчерам (не голосовым роботам). Если сотрудник не выполняет задачу, ему звонит человек и напоминает про неё. Если человек снова забыл про задачу или не обговорил с руководителем перенос сроков, то диспетчер звонит начальнику и рассказывает о возникшей проблеме.
Таким образом, предприниматель избавляется от контроля рутинных задач: если что-то пойдёт не так, то ему сообщит коммуникатор. Освободившееся время руководитель сможет потратить на личные дела и масштабирование компании.
Что, если сотрудник продолжает не выполнять задачи?
Если задача не выполнена сотрудником в первый раз, он не попросил сдвинуть сроки и не предупредил о проблемах, то необходимо просто сделать замечание подчинённому и попросить его больше так не делать. Больше ничего делать не надо.
Если человек снова не сделал задачу, то нужно разобраться в причинах произошедшего и серьёзно поговорить с подчинённым, выяснить, почему он просрочил задачу и попытаться вместе найти решение.
Если сотрудник снова просрочил дедлайн, то с ним лучше попрощаться. Такой человек будет постоянно забывать о задачах и систематически не выполнять свою работу.
А что вы об этом думаете? Даёте ли вы своим сотрудникам больше трёх шансов или нет?
Если вы хотите делегировать контроль сотрудников и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений