Друзья, в этой статье мы поделимся историей о том, как мы помогли клиенту - Алексею интегрировать новую компанию в существующий бизнес и увеличили его рентабельность на 15% с помощью команды заботливых бухгалтеров.
Те, кто дочитают статью до конца, узнают наш "секретный приём", который позволяет бизнесу настроить бизнес-процессы, связанные с бухгалтерией, сэкономить средства и избежать штрафов.
О клиенте
Группа компаний Алексея занимается поставкой кожи из Италии напрямую с завода. Завод славится тем, что знаменитые мировые модные бренды заказывают кожу - она высокого качества, а процесс окрашивания настолько аккуратен, что сохраняется первозданный вид изделия. Надежность, долговечность, наличие широкой линейки и всех коллекций, выпускаемых заводов, привлекает много клиентов.
Основные покупатели - мебельные фабрики, авиа и автомобильная сферы. Бывают и интересные частные заказы. Один из последних - обтянуть салон автомобиля ярко-желтой кожей.
Нужно навести порядок внутри компании
Алексей приобрел этот бизнес сравнительно недавно. В его команде уже была бухгалтерия, которая вела остальные компании портфеля. И с удовольствием взяла новые компании. Однако не рассчитала 2 фактора.
Алексей:
Маша начала буксовать. Итак загружена, да и специализация узкая, в которой у нее нет опыта.... Например, она никогда не делала валютные платежи…
Алексею при выборе компании важна справедливая цена и комплексный подход. Налоги четко привязаны к доходу. 1С должна отражать реальную картину на любой момент времени. Чтобы итальянский учредитель мог самостоятельно зайти в базу и увидеть размер доходов, расходов, налогов. Состояние расчетов с контрагентами.
А что было в самих компаниях в тот момент? Отсутствие систематизации бизнеса - программ для учета и продажи товара.
Итальянскому учредителю предоставлялся отчет о продажах и расходах в виде рукописного листа с указанием непонятно откуда взявшихся цифр. Бухгалтерский и налоговый учет велся с использованием нелегальных схем.
Нужно навести порядок внутри компании. Также должны быть уверены, что исполняем все обяза- тельства перед государством. Документы в полном по- рядке. А налоговая не имеет к нам вопросов.
Встреча и задачи
Мы встретились с клиентом и обсудили детали. Основными вопросами Алексея были:
Анализ и составление плана работ по интеграции в бизнес клиента
Еще до заключения контракта мы обязательно проводим ряд аудиторских работ. Это позволяет выявить и устранить слабые места.
- Наш аудитор провел экспресс-анализ бухгалтерского и налогового учета.
- Специалист по кадрам провел кадровый аудит, чтобы убедиться в полном порядке документов по сотрудникам.
- Курьер забрал все оригиналы первичных документов.
- Руководитель производства обсудил с клиентом каждый процесс - основные и вспомогательные. Решили как их оптимизировать.
По итогам диагностики мы составили план предстоящих работ:
- Привести в порядок бухгалтерский учет. Перейти на отражение деятельности в режиме онлайн. Это позволит любому пользователю видеть реальную картину.
- Оригиналы первичных документов разложить согласно принятой в РФ номенклатуре дел.
- Сформировать дела по каждому сотруднику. Подготовить,
распечатать, подписать и положить недостающие документы. Это позволит быть готовым к проверке. - Настроить синхронизацию между системами Управление торговлей и Бухгалтерия.
- Обучить пользователей системы Управление торговлей.
- Определить набор процедур, сроки их выполнения.
Внедрение системы управления товарами
Клиенту для гибкого и оперативного управления товарным стоком требовалась программа. Выбрали систему 1С “Управление торговлей”. Она полностью покрывала основные процессы компании. Наш специалист провел обучение “Как работать в системе УТ”. Подготовил инструкцию.
С этого момента программа начала активно использоваться. Товарный сток отражается в режиме онлайн. Клиенты получают свои заказы в полном объеме. А при наращивании продаж новых сотрудников не потребуется.
Оптимизация ресурсов компании
Большая часть информации, требуемой при ведении бухгалтерского учета, теперь была в программе “Управление торговлей”.
Если вносимые сотрудниками документы из торговли переливаются автоматически в бухгалтерию, мы избегаем двойной работы – когда и менеджер и бухгалтер отражают один и тот же документ, только в разных базах.
По нашим подсчетам это снизит расходы на бухгалтерию в объеме 50%.
Мы принялись за дело. Клиент нанял айти специалистов. Айтишники работали над задачей вместо двух недель 2 месяца, а потом еще и дорабатывали. После каждой команды, что все работает, мы заходили в базу тестировать – и ничего не работало. Сложность коммуникации и понимания усугубляли ситуацию.
Как мы выбрались из форс-мажёра
Сроки подготовки и сдачи отчетности в налоговую неотвратимо приближались. Мы не могли перелить данные из Управления торговлей в Бухгалтерию. Это грозило невозможностью подготовки деклараций по налогам и штрафом налоговых органов от 100 тысяч рублей. Понимая всю важность, мы взяли контроль на себя.
- Выделили сотрудника, который отслеживал сроки и вел переговоры.
Выяснял почему не сделано в срок, что нужно для выполнения
и когда ждать результаты.
Наш специалист провел порядка 50 часов переговоров с IT. - Вывели бухгалтера в дополнительную смену.
В результате мы предложили клиенту оптимальный размер налогов за 3 дня до крайнего срока сдачи отчетности. Вовремя сдали отчетность и заплатили налоги.
Продолжаем аккуратно встраиваться в компанию
Наша команда разрабатывает для каждого клиента специальный документ, который называется Соглашение об уровне сервиса и отвечает на вопросы:
Соглашение помогает подходить к каждому клиенту индивидуально, гармонично и заботливо выстраивать отношения, выполнять тот объем работ, о котором договорись, и контролировать сроки.
Приведу пример. Мы с клиентом договорились, что каждую неделю по понедельникам отражаем банковскую выписку. При наступлении понедельника утром наш менеджер по сопровождению напоминает клиенту о необходимости дать выписку.
Как ещё мы помогли защититься и сэкономить
- В рамках ведения бухгалтерского и налогового учета мы провели анализ и предложили заменить существующую схему расчетов с подрядчиками на наиболее прозрачную, удобную, при этом затраты снизились на 30%.
- Наш юрист и бухгалтер совместно разработали шаблон договора с подрядчиками, отвечающий всем нормам закона.
- Произвели расчет выгодности применения системы налогообложения, рассмотрев и сравнив общую систему с упрощенной доходы, доходы минус расходы и сравнительно недавно появившейся новой автоматизированной упрощенной системой налогообложения. Показали плюсы и минусы каждой системы – руководителю осталось только выбрать наиболее подходящую. Дополнительно обсудили на встрече все возникшие вопросы.
- Предложили варианты подготовки отчета о финансовом результате компании. Разработали совместно показатели, которые помогут директору оценить итоги работы и принять наиболее эффективные управленческие решения.
Итоги слияния
- В текущем времени бухгалтерский и налоговый учет ведется в оперативном режиме.
- Сотрудники компании владеют программой УТ на хорошем уровне. Ошибок при проверке не находим.
- Перелив работает как часы. При этом затраты на ведение учета снижены на 50% за счет перелива.
- Директор и итальянский учредитель в любой момент времени получают реальные данные и отчеты.
- Счета оплачиваются в течение 2 рабочих часов с момента поступления заявки.
- Предварительный размер налога НДС и прибыли предоставляется за 5 дней до подачи данных в налоговую. Что позволяет заранее оценить результат и
предпринять шаги при необходимости. - Клиент получает ответы на запросы в течении одного - двух рабочих дней.
- Наш менеджер по сопровождению поддерживает в любых вопросах, напоминает когда клиент должен что-то предоставить и в любое время готов выслушать.
- Доход вырос на 15%.
- Бизнес расширяется. Недавно было открыто новое обособленное подразделение.
Отзыв Алексея
Сейчас мой бизнес работает как часы. Еще 5 лет назад спрос на кожу упал, а на эко кожу и текстиль возрос. Сегодня потребители поняли - ничто не заменит качественную кожу - спрос растет.
Мы открыли новый склад-шоурум. Приехав к нам, вы увидите все варианты кожи в наличии. На днях мы запускаем сайт и рекламу, что позволит наращивать продажи.
Все вопросы с бухгалтерией решаются. Комплексный подход, который нам важен - полностью реализован. Мы можем задать абсолютно любой вопрос, обсудить любую тему.
Наш личный менеджер, как служба одного окна, отлично себя проявила. Даже дисциплинирует нас, напоминает - пора предоставить обещанные документы или информацию. Мы чувствуем себя защищенными с тыла и смело осуществляем планы по завоеванию рынка.
Аудит А Бухгалтерский аутсорсинг консалтинг и аудит
Ваше спокойствие - наша ответственность. Мы уверены - бухгалтерия должна приносить реальную пользу бизнесу.
За 27 лет работы мы накопили огромный багаж опыта и знаний, и делимся ими с нашими клиентами. У нас есть разные специалисты - бухгалтер, аудитор, методолог, юрист.
За каждым клиентом закреплен личный менеджер. Менеджер помогает клиенту решить любую задачу, обсудить ситуацию. А эксперты рассматривают вопрос со всех сторон. Мы не диктуем правила работы с нами, а встраиваемся в бизнес
клиента, учитывая все нюансы бизнеса. Становимся частью команды клиента.
С помощью нашей системы управления бизнес-процессами мы учитываем индивидуальные потребности клиентов. С каждым клиентом подписывается Соглашение об уровне сервиса, в котором мы оговариваем набор услуг, сроки, способы получения информации.
Наши менеджеры бережно напоминают клиентам когда нужно что-то предоставить, помогают собрать информацию и документы. А также могут помочь в решении задач, никак не связанных с бухгалтерией.
Мы выстроили система подбора сотрудников с глубокой проверкой знаний и навыков. Наши сотрудники работают от 5 и более лет и привержены компании.
Наша цель - качественное развитие предпринимательства в России.
Если статья была полезна, ставьте лайк 👍 и подписывайтесь на канал, чтобы видеть больше подобных публикаций ❤️
Прочтите другие статьи для предпринимателей от экспертов Аудит А
