Вы узнаете, как:
• повысить точность и скорость проведения инвентаризации;
• избежать ловушки в виде обмана материально ответственных лиц;
• облегчить процедуру подсчетов.
Как и в любом другом деле, при проведении инвентаризации есть свои хитрости, которые помогают провести процедуру быстрее, сделать процесс менее трудоемким и более точным. Что же это за хитрости? Расскажем об этом в нашей статье.
✍️ Заранее определите частоту проведения инвентаризаций
Чем чаще и чем полнее проводится инвентаризация, тем выше уровень контроля в организации, тем более точны результаты, тем меньше краж и потерь.
Казалось бы, вот и решение: если проводить инвентаризацию максимально часто и максимально полно, то все будет в порядке. Многие, возможно, не согласятся, но это утверждение без каких-либо ограничений, на наш взгляд, можно отнести к софистике — рассуждению, которое кажется правильным, но содержит скрытую логическую ошибку, как, например, и такой известный пример софизма: «Лекарство, которое нужно принимать больному, — это добро. Чем больше добра, тем лучше. Стало быть, лекарств нужно принимать как можно больше». Так и с частотой и объемом проведения инвентаризации. Утверждение правильное, но слишком частое проведение инвентаризации имеет и свои существенные недостатки:
• увеличивается трудоемкость работ;
• работники заняты не основными своими обязанностями, а пересчетом, перевзвешиванием;
• падает выручка, так как инвентаризация тормозит процессы производства, продаж.
При частом проведении инвентаризации польза от контроля будет перекрываться потерями от проведения проверочных мероприятий в виде снижения выручки, увеличения сопутствующих расходов. Это легко доказать.
Пример
Месячная выручка магазина — 30 млн руб., рентабельность чистой прибыли — в среднем 5,6 %. То есть средний суммовой месячный показатель чистой прибыли равен 1,68 млн руб.
Закрытие магазина на 1 день «украдет» примерно 1 млн руб. выручки и 56 тыс. руб. чистой прибыли.
Поэтому неудивительно, что многие руководители, собственники стараются провести инвентаризацию без остановки производства, торговли или в нерабочее время.
Обратите внимание!
Инвентаризация должна проводиться с оптимальной частотой, которая для каждого предприятия своя.
На практике каждое предприятие выбирает свои сроки проведения контрольных мероприятий исходя из количества работников, степени автоматизации процесса, наличия технических средств (погрузчиков, кранов и т. п.), если они необходимы, количества инвентаризируемых единиц и других факторов.
✍️ Систематически проводите частичную инвентаризацию, при необходимости меняйте частоту проведения
Проведение полной инвентаризации на огромном складе, в большом магазине — процесс сложный и может занять довольно много времени. Неудивительно, что в таких ситуациях инвентаризации заканчиваются глубокой ночью или даже под утро следующего дня, а многие собственники стараются проводить инвентаризации как можно реже. Но это тоже не выход, так как сумма потерь будет только возрастать.
Оптимальный вариант в таких ситуациях — частичные инвентаризации, когда проверяется не весь ассортиментный перечень, а наиболее популярные, ходовые товары. Такой подход позволяет осуществлять систематический и оперативный контроль без существенных временных потерь, значительных трудозатрат и остановки производства или магазина.
Пример
Инвентаризацию дорогого элитного алкоголя, открытого доступа к которому у покупателей нет, можно проводить реже, чем контроль сохранности дешевой алкогольной продукции, стоящей на открытых полках.
Ситуация может меняться в зависимости от тех или иных факторов. Например, несмотря на закрытость элитного алкоголя от доступа покупателей, есть случаи пропажи этой продукции. Скорее всего, это делает кто-то из работников, у кого есть доступ к «элитке». Необходимо усилить контроль за элитным алкоголем, найти «гурмана» из своих.
Частично проверять можно:
• отдельные склады, магазины, отделы;
• отдельные виды продукции;
• отдельные полки;
• отдельные торговые марки;
• продукцию определенных производителей и т. п.
Преимущество проведения частичной инвентаризации в том, что она не требует значительной трудовой или временной нагрузки и может проводиться хоть каждый день, а также в течение рабочего дня. И при этом не нужно закрывать магазин, склад.
Частичные инвентаризации должны проводиться не разово, а систематически. И конечно, важное условие их проведения — внезапность. В противном случае работники, зная о проверке, могут принять меры (например, временно возместить недостачу).
✍️ Систематически контролируйте порядок в торговом зале, на складе, готовность к проведению инвентаризации
Покупатель, выбирая товар, зачастую ставит не приглянувшийся на любое удобное место. Отсюда путаница с ценниками, «пробки» на кассе, когда покупатели начинают требовать возврата денег. И это только в текущей деятельности.
Не меньшие проблемы возникают и при инвентаризации таких «перепутанных» товаров. Работник может по ошибке отсканировать не ту позицию или же будет вынужден приостанавливать подсчеты, чтобы навести порядок на полках. Скорость инвентаризации в таком случае существенно падает.
Чтобы такого не было, поддерживайте порядок на торговых полках постоянно. А перед началом инвентаризации убедитесь, что на нужных зонах все расставлено правильно, нет «чужого» товара, а инвентаризируемые единицы не стоят на соседних торговых полках.
Не стоит думать, что такая проблема присуща только торговому залу, а на складах предприятий такого не может быть. Некоторые кладовщики пренебрежительно относятся к своим обязанностям, допускают смешение продукции в ячейках, коробках. И речь не идет о пересортице.
Качество и скорость инвентаризации зависят не только от порядка на складе, в торговом зале, но и от того, есть ли вспомогательные приборы, инвентарь для ее проведения. Прежде чем начинать пересчет, убедитесь, что вам не придется разбираться с неисправными сканерами, терминалами сбора данных, что у вас под рукой есть весы для взвешивания, линейки, рулетки для перемеривания, ножницы или канцелярские ножи для вскрытия упаковок, стремянки, лестницы для доступа к продукции на верхних полках.
Если речь идет о складской инвентаризации, то могут понадобиться краны, погрузчики, подъемники, другие механические приспособления. Если их нет или они неисправны, проведение инвентаризации может быть сорвано.
Создадут проблемы при инвентаризации и минусы в учетных складских остатках. В учете минус — это просто запись. В реальности это изначально некорректные итоги учета. И как в таком случае можно подводить итоги инвентаризации? Никак. Ведь при наличии показателя «–1» в учете и фактическом наличии 2 единиц товара свернутый показатель составит 1 шт. Визуально все правильно, а по факту это задел для «пропажи» из магазина, склада одной оказавшейся вне учета позиции.
Многие компании, чтобы не тормозить производственный процесс, проводят инвентаризацию ночью. В этом случае необходимо организовать выход работников на работу в ночное время, заранее проверить работоспособность необходимой офисной техники, предупредить охрану.
✍️ Не спешите подводить финальные итоги проведения инвентаризации
Не стоит расценивать этот совет как руководство к затягиванию выведения итогов. Но мы рекомендуем выявленные при инвентаризации расхождения не фиксировать сразу официально.
Если есть такая возможность, еще раз перепроверьте спорные позиции. Это можно сделать даже при проведении частичной инвентаризации в торговом зале, если и сама проверка, и подведение итогов прошли очень оперативно.
Для чего нужен повторный контроль? На практике, даже если используются средства автоматизации, сканеры, возникают ошибки. Бывает, что два раза сканируют один предмет, а бывает и наоборот, или случайно пропускают единицу, или не срабатывает сканер. Да и звуковой сигнал сканера, обозначающий, что товар внесен в память, в шумном магазине слышно не всегда.
Ошибки возникают и при продолжительной по времени инвентаризации. Все устают, внимание существенно падает. На практике были случаи, когда проходили мимо товара, лежащего на самом видном месте — на торговых стеллажах. И не из-за разгильдяйства или материальной заинтересованности — все считали развешенный товар, ни у кого не сработало загруженное монотонной работой сознание посмотреть чуть выше.
Повторная перепроверка спорных позиций позволяет устранить ошибочные недостачи или излишки. Ведь в этом случае внимание к проблемной номенклатуре гораздо выше, поэтому вспоминаются производственные нюансы, связанные с этим товаром, — например, то, что одну кофту вынесли в кладовку, чтобы починить затяжку, а вторую списали, есть акт, но данные еще не внесли в систему, и т. п.
Практика показывает, что после такого разбора полетов по горячим следам сумма первично зафиксированной недостачи снижается в разы.
А поспешив доложить руководству о недостачах, экономист поставит под сомнение свой профессионализм. Ведь продавцы не будут спокойно смотреть на то, как на них «вешают» искусственную недостачу. Им не составит труда самим перепроверить наличие спорного товара. Поэтому, чтобы не возникало ненужных конфликтных трений в коллективе, лучше проявить инициативу и перепроверить результаты инвентаризации.
✍️ Автоматизируйте процедуру проведения инвентаризации
Автоматизация контрольных мероприятий значительно ускорит проведение инвентаризации, повысит ее качество и скорость обработки.
Для этого используются различные системы учета, которые позволяют отслеживать наличие, движение, места хранения большого ассортиментного товарного перечня. Это позволяет получать учетные данные на любой временной отрезок по любой товарной позиции. Учет поступлений и продаж продукции в режиме реального времени позволяет видеть учетные остатки товаров в текущий момент времени. Соответственно, с этими данными можно сверять полученные фактические итоги, оперативно выводя отклонения, если такие есть.
Ручной учет большого числа позиций — это однозначно очень трудоемкий и длительный процесс. Сначала на бумаге фиксируют фактические итоги, затем эти итоги вручную вносят в ведомости, в лучшем случае — в Excel. И все это с риском допустить ошибку, опечатку. В целом ручной пересчет низкоэффективен.
При проведении инвентаризации применяют не только системы учета, но и приборы, сканирующие штрих-коды товаров, что позволяет повысить скорость и точность подсчета фактических единиц. Отсканированные данные сразу попадают в систему учета — и вы можете практически мгновенно получить итоги инвентаризации, избежав длительной, нудной, не всегда точной ручной обработки многочисленных позиций.
Альтернатива сканерам — более продвинутые системы идентификации товаров, находящиеся вне прямой видимости и на определенном удалении. При их использовании нет необходимости сканировать позиции поштучно. С помощью специального оборудования все товары маркируются специальными метками, содержащими чип с необходимой информацией по товару. Терминал сбора данных бесконтактно считывает эту информацию на расстоянии. Собранные данные вносятся в систему учета товаров.
Инвентаризацию сейчас проводят даже с помощью… дронов. Их применяют на больших складах, где есть множество высоких стеллажей, заполненных товарными позициями, добраться до которых без подъемников невозможно. Помимо того, что такие «катания» по стеллажам занимают немало времени, на высоте случаются и несчастные случаи. Значительно ускорить процесс пересчета помогают дроны. Беспилотные аппараты управляются работниками склада, которым не нужно даже перемещаться между стеллажами. Сканеры дронов считывают информацию (чаще всего это тот же штрих-код) с этикеток товаров. Отсканированные данные обрабатываются и также загружаются в автоматизированную систему учета товаров.
На некоторых сайтах указывается, что применение дронов сокращает время инвентаризации в 10–20 раз. Сами не проверяли, точно не скажем, но благодаря тому, что не нужно бегать между стеллажами, подниматься и опускаться на подъемниках, действительно скорость проведения подсчетов увеличивается в разы.
✍️ Дублируйте подсчеты
С одной стороны, дублирование подсчетов значительно увеличивает время проведения инвентаризации, с другой — позволяет перепроверить данные и повысить их точность.
Как мы уже писали, даже использование автоматизированных средств сбора данных не дает 100%-ной гарантии, что в итоги не закрались какие-либо ошибки, некорректности. Чтобы избежать «просачивания» некорректных показателей в автоматизированные системы учета товаров, рекомендуем дублировать собираемые данные.
Еще один плюс дублирования — оно помогает выявить злоупотребления, если к сканированию продукции допущено материально ответственное лицо. Ведь заинтересованному в результатах инвентаризации работнику никто не мешает дважды или трижды просканировать один и тот же код, зная, что такого количества по этой позиции в магазине фактически нет. При проверке данных все это выяснится.
На практике дублирование подсчетов сводится к тому, что товары на стеллаже, полке, ряду и т. п. сканируются дважды:
• если работников и приборов два, то это можно делать по очереди;
• если подсчет осуществляет один работник с одним прибором, то он делает сканирование дважды. Участие в такой работе материально ответственного персонала исключено.
Если расхождений в первичных и продублированных данных нет, все в порядке, инвентаризация продолжается дальше. Если возникли расхождения, то по спорным ситуациям проводится контроль. Выясняется, почему закралась ошибка, и она устраняется. К следующим товарным позициям приступают только после того, как будут устранены неясности в количестве товаров в текущей рабочей зоне.
Таким образом, дублирование — это важный элемент контроля и точности подсчетов.
✍️ Исключите возможность задвоения подсчетов или пропуска товарных позиций
И если дублирование подсчетов необходимо, то задвоения подсчетов следует избегать. Пересчет необходимо вести таким образом, чтобы не возникало путаницы, что уже подсчитано, а что еще нет. Торговый зал, склад инвентаризируйте в определенном порядке, двигаясь по очереди от одной зоны к другой, а не забегая вперед, а затем возвращаясь назад.
Если сложно запомнить, какие полки, стеллажи подсчитали, а какие — еще нет, отмечайте проверенные зоны. Выберите любой удобный для вас вариант: смывающиеся маркеры, специальные бэйджи, соответствующие таблички. Главное — избежать путаницы с подсчетами товаров.
А чтобы не искать пометки по всему стеллажу, заранее продумайте порядок их нанесения. Например, маркер ставится с правой стороны стеллажа.
✍️ Не пускайте инвентаризацию на самотек
Многие руководители считают, что если использовать автоматизированные средства сбора данных, то система защищена и можно поручить инвентаризацию самим материально ответственным лицам, минимально их контролируя.
Это заблуждение. Нет идеальных систем, любую из них можно обмануть. Поэтому инвентаризация товаров должна проходить под тщательным контролем представителя инвентаризационной комиссии.
Как обманывают компанию?
Пример
Работник, взявший из магазина «поносить» дорогую кожаную куртку, любезно «возвращает» ее в магазин для проведении инвентаризации, а штрих-код просто сканирует. Итак, что получается? Товара по факту нет, но в системе учета он есть. А значит, отклонений при инвентаризации нет.
Другой вариант: работник подстраховывается и приносит на время инвентаризации в магазин аналогичную, но дешевую вещь. Такую подмену не всегда могут выявить даже независимые специалисты: при большом объеме товаров взгляд «замыливается», «пиканье» сканера идет монотонно-постоянно, и если по отношению к количеству продукции внимание еще на высоте, то по отношению к характеристикам вещи оно, несомненно, снижается.
Как бороться с обманом?
Подменяют обычно только дорогие вещи. Менять дешевые особого смысла нет. Поэтому дорогие изделия должны инвентаризироваться не только по количеству, но и по качеству.
Для этого пригласите независимого специалиста, который будет контролировать, чтобы сканировался именно реальный товар, а не пустые этикетки, пустые коробки. Если товар из коробки может продаваться поштучно, следует проверять содержимое такой коробки. Аналогично поступают, если товар комплектный, не подлежит разукомлектованию, но в результате злоупотреблений может быть недостача части комплекта.
Пример
Подарочный набор, включающий в себя ароматическую воду, мыло, шампунь, гель для душа, визуально проверяется на наличие всех элементов, входящих в набор.
Если во время инвентаризации магазин не закрывается, нужно тщательно контролировать, чтобы не было путаницы среди проверяемых товаров. Они не должны перемещаться из кладовой и обратно, с полки на полку. Продажи таких товаров на время пересчета лучше приостановить или строго фиксировать, сколько таких товаров продано за время инвентаризации, чтобы учесть их при подведении итогов.
Если при инвентаризации планируете перерыв, примите меры для предотвращения несанкционированного доступа в рабочую зону инвентаризации.
Рекомендации по проведению инвентаризации мы собрали в чек-лист — так будет проще их выполнить.
Д. В. Кислов, канд. экон. наук
Статья опубликована в журнале "Справочник экономиста" (№ 12 за 2022 г.)