Как собственнику навести порядок в деньгах бизнеса и избавиться от кассовых разрывов

В этой статье разберемся, с чего начать финансовый учет, как считать прибыль, сколько денег можно вывести на себя, как избавиться от кассовых разрывов, начать планировать и навести порядок в финансах.

Рассмотрим:

1. Зачем собственнику финансовый учет?
2. Чем финучет отличается от бухгалтерского?
3. Главные отчеты предпринимателя.
4. Как и что внедрять?
5. Почему специальные сервисы лучше, чем Excel?
6. Полезные бесплатные инструменты для наведения порядка в финансах.

Вы - собственник бизнеса, который приносит вам доход. Вы:

• работаете усердно, чтобы развивать свой проект, привлекать клиентов, улучшать качество товаров или услуг;
• думаете, что все идет хорошо, пока не сталкиваетесь с проблемой: у вас нет денег на зарплату сотрудникам, на оплату налогов, на закупку материалов, на рекламу;
• понимаете, что ваш бизнес живет от кассы до кассы, и вы не знаете, сколько же на самом деле приносит вам прибыли ваша деятельность;
• чувствуете, что теряете контроль над своими финансами, и не знаете, как исправить ситуацию.

Звучит знакомо? Если да, то вы не одиноки. Многие предприниматели сталкиваются с такими же проблемами, и не знают, как навести порядок в деньгах бизнеса и избавиться от кассовых разрывов. Однако, есть решение, и оно называется финансовый учет.

Финансовый учет, виды отчетов

Финансовый учет - это система управления финансами бизнеса, которая позволяет собственнику видеть реальную картину своих доходов и расходов, анализировать свою прибыльность, планировать свой бюджет, контролировать свои денежные потоки, и оптимизировать свои финансовые решения. Финансовый учет помогает собственнику понять, сколько денег он зарабатывает, сколько денег он тратит, сколько денег он может вывести на себя, и как он может увеличить свою прибыль.

Финансовый учет отличается от бухгалтерского учета тем, что он не занимается формальными отчетами для налоговых органов или других сторон, а фокусируется на внутреннем анализе финансовой деятельности бизнеса. Финансовый учет не требует сложных правил и стандартов, а основывается на простых принципах и показателях, которые понятны и полезны для собственника.

Главные отчеты, которые использует финансовый учет, это:

• Отчет о прибылях и убытках (P&L) - показывает, сколько денег заработал и потратил бизнес за определенный период времени (месяц, квартал, год), и какова его чистая прибыль (разница между доходами и расходами).
• Баланс - показывает, сколько денег и других активов имеет бизнес на определенную дату, и сколько денег и других обязательств он должен (кредиты, поставщики, налоги и т.д.).
• Отчет о движении денежных средств (Cash Flow) - показывает, сколько денег поступило и ушло из бизнеса за определенный период времени, и каково его денежное положение (разница между поступлениями и убытиями).

Эти отчеты помогают собственнику отслеживать свои финансовые показатели, такие как:

• Выручка - сумма денег, которую бизнес получает от продажи своих товаров или услуг.
• Себестоимость продаж - сумма денег, которую бизнес тратит на производство или закупку своих товаров или услуг.
• Валовая прибыль - разница между выручкой и себестоимостью продаж.
• Валовая маржа - отношение валовой прибыли к выручке, выраженное в процентах. Показывает, какая часть выручки остается в бизнесе после покрытия себестоимости продаж.
• Операционные расходы - сумма денег, которую бизнес тратит на свою текущую деятельность, не связанную с производством или закупкой товаров или услуг (например, зарплата, аренда, реклама, коммунальные услуги и т.д.).
• Операционная прибыль - разница между валовой прибылью и операционными расходами.
• Операционная маржа - отношение операционной прибыли к выручке, выраженное в процентах. Показывает, какая часть выручки остается в бизнесе после покрытия всех расходов, связанных с его деятельностью.
• Чистая прибыль - разница между операционной прибылью и другими расходами или доходами, не связанными с основной деятельностью бизнеса (например, налоги, проценты по кредитам, штрафы, дивиденды и т.д.).
• Чистая маржа - отношение чистой прибыли к выручке, выраженное в процентах. Показывает, какая часть выручки остается в бизнесе после покрытия всех расходов и доходов, связанных с его деятельностью и финансированием.
• Денежный поток - сумма денег, которая поступает или уходит из бизнеса за определенный период времени. Денежный поток может быть положительным (больше поступлений, чем убытий) или отрицательным (больше убытий, чем поступлений).
• Денежный запас - сумма денег, которая имеется в бизнесе на определенную дату. Денежный запас может быть достаточным (покрывает текущие и будущие потребности бизнеса) или недостаточным (не покрывает текущие и будущие потребности бизнеса).

Для того, чтобы внедрить финансовый учет в свой бизнес, собственннику нужно выполнить следующие шаги:

1. Собрать данные о своих доходах и расходах за последний год (или меньший период, если бизнес новый). Для этого можно использовать свои банковские выписки, кассовые чеки, счета-фактуры, договоры и другие документы, которые отражают финансовые операции бизнеса.
2. Разделить свои доходы и расходы на категории, в зависимости от их характера и цели. Например, доходы можно разделить на продажи товаров, продажи услуг, роялти, гранты и т.д. Расходы можно разделить на себестоимость продаж, операционные расходы, налоги, проценты по кредитам и т.д.
3. Составить отчет о прибылях и убытках, баланс и отчет о движении денежных средств, используя данные о доходах и расходах по категориям. Для этого можно использовать специальные программы или сервисы, которые автоматизируют процесс составления отчетов, или сделать это самостоятельно в Excel или другой таблице. Главное, чтобы отчеты были понятны и аккуратны.
4. Анализировать свои отчеты, вычисляя свои финансовые показатели, такие как валовая маржа, операционная маржа, чистая маржа, денежный поток и денежный запас. Сравнивать свои показатели с прошлыми периодами, с планами, с конкурентами, с отраслевыми стандартами. Выявлять свои сильные и слабые стороны, свои возможности и угрозы, свои риски и потенциал.
5. Принимать финансовые решения, основываясь на анализе своих отчетов и показателей. Определять свои цели и стратегии, свои приоритеты и бюджеты, свои инвестиции и сокращения, свои источники и потребности в финансировании. Следить за исполнением своих решений, корректировать их при необходимости.

Для того, чтобы финансовый учет был эффективным, собственнику нужно вести финансовый учет:

• регулярно, не реже, чем раз в месяц. Чем чаще, тем лучше, так как это позволяет оперативно реагировать на изменения в бизнесе и рынке.
• достоверно, не искажая и не пропуская данные о своих доходах и расходах. Чем точнее, тем лучше, так как это позволяет видеть реальную картину своих финансов и избегать ошибок и штрафов.
• просто, не усложняя и не перегружая свои отчеты излишними деталями и показателями. Чем проще, тем лучше, так как это позволяет сосредоточиться на главном и не теряться в мелочах.

Для того, чтобы вести финансовый учет удобно, собственнику лучше использовать специальные сервисы, чем Excel или другие таблицы. Специальные сервисы имеют ряд преимуществ, такие как:

1. Автоматизация процесса сбора, обработки и представления данных о доходах и расходах бизнеса. Сервисы подключаются к банковским счетам, кассовым аппаратам, онлайн-платформам и другим источникам данных, и автоматически формируют отчеты о прибылях и убытках, баланс и отчет о движении денежных средств.
2. Визуализация данных о финансах бизнеса в виде графиков, диаграмм, индикаторов и т.д. Сервисы позволяют наглядно увидеть динамику и структуру доходов и расходов, прибыльности и денежных потоков, сравнить их с планами и нормами, выделить аномалии и тренды.
3. Аналитика и рекомендации по управлению финансами бизнеса. Сервисы помогают вычислить и интерпретировать финансовые показатели, определить сильные и слабые стороны, возможности и угрозы, риски и потенциал бизнеса, предложить оптимальные финансовые решения и стратегии.

Существует множество сервисов, которые предлагают финансовый учет для бизнеса, и каждый из них имеет свои особенности, преимущества и недостатки. Собственнику нужно выбрать тот сервис, который подходит ему по цене, функционалу, удобству и надежности.

Популярные и полезные сервисы, которые можно рекомендовать:

1. QuickBooks - один из самых известных и распространенных сервисов для финансового учета, который предлагает широкий спектр функций, таких как интеграция с банками и другими сервисами, составление и отправка счетов и квитанций, управление налогами и зарплатой, создание бюджетов и прогнозов, мобильное приложение и т.д. QuickBooks имеет разные тарифные планы, в зависимости от размера и потребностей бизнеса, и предлагает бесплатный пробный период на 30 дней.
2. Xero - еще один популярный и качественный сервис для финансового учета, который обладает похожими функциями, как QuickBooks, но отличается более простым и интуитивным интерфейсом, а также большим количеством партнеров и интеграций. Xero также имеет разные тарифные планы, в зависимости от размера и потребностей бизнеса, и предлагает бесплатный пробный период на 30 дней.
3. Wave - сервис для финансового учета, который отличается тем, что он бесплатный для небольших бизнесов, которые ненуждаются в сложных функциях, таких как налоги, зарплата, инвентаризация и т.д. Wave предоставляет базовые функции, такие как составление и отправка счетов и квитанций, управление доходами и расходами, создание отчетов о прибылях и убытках, баланс и отчет о движении денежных средств. Wave зарабатывает на дополнительных услугах, таких как прием платежей, выплата зарплаты, консультации и т.д.
4. FreshBooks - сервис для финансового учета, который ориентирован на фрилансеров и малый бизнес, которые предоставляют услуги своим клиентам. FreshBooks упрощает процесс создания и отправки счетов, отслеживания времени и расходов, получения платежей, управления проектами и командой, создания отчетов о прибылях и убытках, баланс и отчет о движении денежных средств. FreshBooks имеет разные тарифные планы, в зависимости от количества клиентов и функций, и предлагает бесплатный пробный период на 30 дней.

Это лишь некоторые из многих сервисов, которые можно использовать для финансового учета. Собственнику стоит изучить и сравнить разные варианты, и выбрать тот, который лучше всего подходит его бизнесу.

Заключение

Финансовый учет помогает собственнику видеть реальную картину своих финансов, анализировать свою прибыльность, планировать свой бюджет, контролировать свои денежные потоки, и оптимизировать свои финансовые решения.

Финансовый учет не требует сложных знаний и навыков, а основывается на простых принципах и показателях, которые понятны и полезны для собственника. Он не занимает много времени и ресурсов, а наоборот, экономит их, благодаря автоматизации и визуализации данных, аналитике и рекомендациям, специальным сервисам и программам.

В заключение, хочу сказать, что финансовый учет - это не скучная и нудная обязанность, а возможность быть собственником бизнеса, который навел порядок в деньгах бизнеса и избавился от кассовых разрывов.