К нам обратилась компания, которая занимается строительством объектов различного назначения. Проблемы были следующие: команде было сложно собирать разрозненную информацию по рабочему времени сотрудников с каждого объекта отдельно, много времени тратилось на ручную обработку информации для подготовки отчетности и на ручной сбор отчетов.
Кроме того, было невозможно увидеть статистическую аналитику, потому что отчеты хранились в виде отдельных файлов и не анализируются в динамике.
Ситуацию усложняла и структура компании — более 25 рабочих объектов, сильно удаленных друг от друга территориально, более 15 видов оказываемых услуг и более 35 рабочих бригад, предоставляющих отчетность о рабочем времени. Отчетность представляла из себя разрозненные файлы Excel.
Чтобы решить эти проблемы, мы разработали Telegram-бота для ввода информации о рабочем времени сотрудников на объектах по единой форме. Также мы настроили систему Galochka и ее обмен с ботом для создания единого учетно-аналитического центра обработки и хранения поступающей информации. И мы создали шаблоны для автоматического формирования необходимых форм отчетов по одному клику.
Теперь руководство постоянно следит за актуальностью справочников ответственных лиц, имеющих доступ, объектов, видов работ и прочего. В боте, по результатам обмена (раз в 10-15 минут) отображается действующая информация. Сотрудники на объектах вводят в бота информацию о рабочем времени бригады в разрезе проектов, видов работ и смен. На основе введенных данных автоматически формируется и записывается отчетный документ.
В Telegram-боте мы создали интуитивно понятный интерфейс, пошагово ведущий пользователей по процессу заполнения отчетного документа. До внедрения бота на всю бумажную работу требовалось около 743 часов в месяц. После внедрения — всего 70 часов в месяц. То есть, эффективность выросла более чем в 10 раз.