Сотрудник трудится в Москве, на территории Алексеевского района. По работе он периодически посещает филиал компании во Внуковском районе Москвы. Расстояния большие, сотрудник не всегда успевает вернуться в Алексеевский район в течение рабочего дня. Рассказываем, можно ли считать такие поездки командировками, и как оплатить их работнику.
Что считается командировкой по закону
Командировкой считается поездка сотрудника для выполнения задания работодателя вне места постоянной работы — населённого пункта, где расположена компания или её филиал. Это отдельно разъяснил Минтруд в письме от 28 февраля 2023 г. № 28-2/В-578.
Служебная поездка работника в пределах одного города, даже разделённого на административно-территориальные единицы, командировкой не считается. Но есть нюансы.
Москва разделена на населённые пункты, они перечислены в ст. 5 Закона города Москвы от 5 июля 1995 г. № 13-47. Служебную поездку работника из одного района Москвы в другой вы можете оформить как командировку, если:
- в трудовом договоре работника указан точный адрес работодателя, а не просто «г. Москва»;
- сотрудник едет в другой населённый пункт.
Пример. ООО «Бриз» зарегистрировано на территории города Троицк. Работник едет по поручению директора в филиал компании в городе Московский. Ему можно оформить однодневную командировку, чтобы возместить расходы.
Если сотрудник перемещается в пределах одного населённого пункта, то компенсировать ему затраты на поездку можно, установив разъездной характер работы.
Однодневная командировка: какие расходы нужно возместить
Если сотрудник уезжает со служебным поручением в другой населённый пункт и возвращается в тот же день, то оформите ему однодневную командировку.
Отправлять несовершеннолетних сотрудников и беременных женщин в такую поездку нельзя, это запрещено Трудовым кодексом. А с некоторых работников, например, с мам детей до трёх лет, нужно получать письменное согласие по ст. 259 ТК РФ.
При однодневной командировке вы можете возместить работнику расходы:
- на проезд;
- проживание.
Суточные в однодневных командировках платят только при поездке за границу, если командировка по РФ не положены.
В заграничной однодневной командировке возместите сотруднику суточные в размере 50 % от установленной в вашей компании нормы, а также дополнительные расходы по п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Это, например, затраты на оформление визы, консульские и транзитные сборы.
Также на время командировки выплатите работнику средний заработок. В табеле учёта рабочего времени отметьте это время кодом «К».
Однодневная командировка отличается от обычной только особенностями выплаты суточных. Поэтому оформите её в общем порядке. Издайте приказ о командировке, выдайте сотруднику аванс, а по возвращении получите от него авансовый отчёт с подтверждающими расходы документами.
Обратите внимание на размер суточных и командировочных расходов, который не облагается НДФЛ и страховыми взносами по ст. 217 НК РФ и ст. 422 НК РФ:
- По России — 700 рублей в день по каждой статье расходов;
- В зарубежных командировках — 2500 рублей в день;
- Расходы на транспорт — по фактически произведённым, подтверждённым отчётными документами.
Разъездной характер работы: что нужно возместить и как оформить
Бывает, что сотрудник постоянно ездит в другие филиалы или сторонние компании. Например, бухгалтер половину дня работает в одном офисе компании, а половину — в другом. Или это курьер, развозящий служебные документы. Тогда установите сотруднику разъездной характер работы.
В этом случае вы можете компенсировать работнику расходы на служебные поездки в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ:
- проезд;
- найм жилого помещения;
- суточные;
- иные расходы, произведённые работником с вашего ведома или разрешения.
Разъездной характер работы — это тоже служебные поездки, как и командировка. Но они носят постоянный характер. В командировку же работник ездит нерегулярно. Кроме того, за разъездной характер работы сотрудник получает обычную зарплату. Командировки, как мы писали выше, оплачиваются по среднему заработку.
У разъездного характера работы есть ещё одно преимущество. Его можно устанавливать беременным женщинам, если это не противопоказано им по медицинскому заключению. Но всё-таки не злоупотребляйте этим «пробелом» в Трудовом кодексе.
Как перевести действующего работника на разъездной характер работы:
- Составьте локальный нормативный акт (ЛНА), в котором установите порядок возмещения расходов на служебные поездки и пропишите, что вы будете компенсировать работнику, и в каком размере. Условия можно включить в коллективный договор, но его менять сложнее, чем ЛНА.
- Утвердите список должностей и профессий, на которых распространяется такой режим трудовой деятельности. Это может быть отдельный приказ руководителя или приложение к ЛНА о разъездном характере работы.
- Уведомите работника об изменении условий трудового договора в соответствии со ст. 72 ТК РФ. Если сотрудник сразу согласен на разъездной характер работы, то заключите допсоглашение. Если нет — подождите два месяца и внесите изменения в трудовой договор в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ. Дело в том, что условие о разъездном характере работы обязательно указывают в трудовом договоре по ст. 57 ТК РФ.
- При необходимости в этом же допсоглашении установите сотруднику суммированный учёт рабочего времени или ненормированный рабочий день. При разъездном характере работы трудно соблюдать нормальный режим рабочего времени.
Если вы принимаете нового сотрудника, то проходить все эти шаги «с нуля» не нужно. Просто сразу включите в трудовой договор условие о разъездном характере работы.
Как возместить расходы по использованию личного автомобиля
Если работнику установлен разъездной характер работы, и он использует свою машину для служебных поездок, то ему нужно компенсировать расходы на бензин и эксплуатацию. Это можно сделать двумя способами, у каждого из которых есть свои плюсы и минусы.
1. Заключить письменное соглашение об использовании личного авто работника по ст. 188 ТК РФ.
Запросите с работника копию свидетельства о регистрации транспортного средства. Порядок выплаты компенсации установите в локальном нормативном акте, а размер — в соглашении или в трудовом договоре.
Для возмещения расходов вам надо получить от работника:
- заявление в свободной форме;
- документы, подтверждающие расходы на ГСМ и эксплуатацию.
Это разъяснила ФНС в письме от 13 ноября 2018 г. № БС-3-11/8304@.
Для налогообложения прибыли вы сможете учесть в расходах компенсационные выплаты за использование личного автомобиля в пределах, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Это 1200 рублей в месяц для легковых авто с объёмом двигателя до 2000 см3 включительно; 1500 рублей в месяц — для легковых авто от 2000 см3.
Компенсации за использование личного авто не облагаются НДФЛ и страховыми взносами по ст. 217 НК РФ и ст. 422 НК РФ — письмо Минфина от 06 декабря 2019 г. № 03-04-06/94977, письмо ФНС от 13 ноября 2018 г. № БС-3-11/8304@.
2. Заключить с работником договор аренды транспортного средства.
В этом случае нет ограничений по расходам в целях налогообложения прибыли. Но вам придётся решать вопросы с техническим контролем авто перед выпуском на линию, медосмотром водителя, выпиской путевых листов.
Доход работника в виде арендной платы облагается НДФЛ. Страховые взносы начисляйте только на вознаграждение за управление автомобилем при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем.
Командировкой считается служебная поездка в другой населённый пункт. На территории Москвы есть деление на них. Если работник передвигается в пределах одного населённого пункта, оформить это как командировку не получится. В таком случае установите сотруднику разъездной характер работы или компенсируйте стоимость использования личного автомобиля.