Работа с документами – важная часть учета аренды. Правильно организованный процесс позволяет контролировать все взаимодействия с арендаторами, избежать потерь времени и финансов. В этом помогают автоматизированные системы учета документов, которые убирают ряд рутинных операций, минимизируют ошибки.
Преимущества перехода на облачное хранение документов
Прогресс сегодня коснулся многих сфер жизни и бизнеса, включая и учет аренды. Специализированные программные решения увеличивают скорость работы с данными, гарантируют их сохранность, дают гибкость.
При хранении документов на локальном компьютере возникает проблемы доступа. Удаленная работа исключена. В таком случае не получится подписать договор с клиентом, находясь вне офиса (например, на объекте), выставить счет на оплату и т.д.
Если договора, другая документация хранится локально, т.е. в одном месте, то в случае сбоев в программном обеспечении, при возникновении пожара, других непредвиденных ситуаций существует риск потери базы данных частично или полностью.
Облачное хранение решает обе проблемы. Именно оно предусмотрено в программе «АрендаСофт». Доступ к документам возможен из любого места, где есть выход в Интернет. Посмотреть информацию по договору, выплатам и другим вопросам можно с компьютера, смартфона. Программа отлично работает во всех браузерах.
«АрендаСофт» – это не просто хранилище данных, а узкоспециализированный сервис, ориентированный на учет аренды и договоров.
Что умеет программа:
- создание договоров по шаблону;
- фиксация всех платежей по объектам аренды;
- ведение базы договоров, клиентов, объектов аренды;
- автоматический расчет платежей и выставление счетов;
- обмен данными с «1С: Бухгалтерия» и другими системами, прочее.
Автоматизированная система учета договоров «АрендаСофт» подходит для любого бизнеса, который осуществляет сдачу объектов в аренду.
Работа с договорами в программе
Для работы с договорами в «АрендаСофт» предусмотрен одноименный раздел. Удобство работы с данными обеспечивает табличный вид.
В разделе доступна следующая информация:
- номер договора;
- наименование клиента;
- объекты аренды;
- даты – начала/конца аренды, заключение договора, до какого числа внесена оплата;
- период действия.
Также можно перейти на страницу конкретного договора для редактирования данных, либо отправить документ в архив. Функционал раздела представлен фильтрами, возможностью поиска договора по номеру. Все документы можно выгрузить пакетом в одном из популярных форматов.
Чтобы заключить новый договор, требуется нажать на соответствующую кнопку и заполнить появившуюся на экране форму. В том числе можно продлить закрытый ранее договор.
Форма состоит из следующих полей:
- Выбор организации. Программа дает возможность вести учет сразу по нескольким арендаторам. Данное поле позволяет выбрать текущую организацию.
- Клиент. Данные подгружаются из базы данных клиентов. Если арендатор новый и еще не внесен в систему, то следует нажать кнопку «Добавить клиента» и внести соответствующую информацию.
- Номер договора. Формируется автоматически исходя из созданного шаблона.
- Даты заключения договора и начала аренды.
- Следующий платеж. Можно выбрать с фактического, либо первого числа месяца.
- Период аренды.
- Боксы или объекты аренды. Выбираются из базы объектов, которую необходимость создать заранее.
- Дополнительные услуги. Это может быть уборка и т.д.
- Формат формирования Акта о проведенных работах.
- Комментарии. Внутренняя информация для сотрудников компании.
В конце остается сохранить документ. Его можно распечатать, направить по электронной почте копию арендатору.
Используйте обычные средства учета договоров? Попробуйте специализированное решение и получите все плюсы автоматизации. Закажите бесплатную демонстрацию возможностей программы прямо сейчас.