А.А. Белькова, документовед
На совещаниях (собраниях, заседаниях, конференциях) необходимо оперативно и точно фиксировать основные тезисы докладов, высказанные предложения, вопросы и принятые решения. Все эти сведения понадобятся, чтобы составить подробный протокол. В статье расскажем, какие навыки и специальные программы можно для этого использовать.
Стенография
Одним из полезных навыков, который пригодится для оперативной записи выступлений и высказываний, является стенография.
Наш словарик
Стенография[1] (от греч. stenos – узкий, тесный и ...графия) – скоростное письмо, основанное на применении специальных систем знаков и сокращений слов и словосочетаний, позволяющее вести синхронную запись устной речи и рационализировать технику письма. Скорость стенографического письма превосходит скорость обычного в четыре-семь раз.
Стенографическое письмо известно с давних времен. Самая древняя запись с использованием стенографических знаков сделана, по мнению ученых, около 350 года до н. э.
Стенографию применяли в Древнем Риме. Знаменитый оратор и философ Цицерон в I в. до н. э. поручил своему секретарю Тирону разработать систему знаков для записи своих изречений. Она называлась «тироновы ноты» (рис. 1).
На Руси скоропись как самостоятельный вид письма появилась в XV в. из полуустава, и к XVII в. уже широко распространилась. Древнерусская скоропись была размашистой, с различной толщиной штрихов и крючковатостью букв (рис. 2).
Расшифровка таких записей была достаточно сложной, потому как существовало несколько вариантов начертаний одной буквы, которые могли использоваться одновременно.
В России стенографию больше всего применяли в послереволюционное время, когда необходимо было фиксировать ход многочисленных съездов и совещаний. Чтобы унифицировать существующие системы стенографии, в 1933 году доктор технических наук Н.Н. Соколов разработал Государственную единую систему стенографии (ГЕСС). Он пришел к выводу, что буквы и знаки гораздо быстрее и проще писать, когда рука движется по синусоиде[2] (рис. 3).
ГЕСС – это безотрывное и безнажимное письмо, которое основано на позиционном (нотном) методе передаче гласных. То есть значение имеет не только написание знака, но и его высота и расположение на строке.
Некоторые правила стенографии ГЕСС:
· пары гласных а/я, у/ю, е/э, и/ы не различаются, для каждой из них есть один общий знак;
· ь/ъ, й обозначаются с помощью диакритических знаков;
· из двух рядом стоящих гласных в конце слова выбирают только вторую: оружиЕ, АвстриЯ;
· заглавные буквы выделяются коротким подчеркиванием, аббревиатуры – длинным подчеркиванием:
· сочетания и скопления букв, часто употребляемые приставки, корни, суффиксы, окончания, целые слова и даже выражения записывают при помощи одного знака:
ГЕСС применяется и в настоящее время, конечно, с рядом изменений и нововведений. На ее базе также созданы другие системы и методики (О.С. Акопяна, О. Александровой, В. Герасимова).
Правила стенографии можно изучить самостоятельно – скачать учебники в интернете или начать учиться онлайн на сайтах по стенографии (например, https://stenograms.ru/).
Можно приобрести навык ускоренной записи звучащей речи и на специальных курсах (средняя стоимость от трех тысяч рублей). Обучение обычно длится 2–3 месяца. По окончании курсов выдается соответствующее свидетельство или сертификат.
В настоящее время стенография потеряла свою былую популярность и редко используется при проведении совещаний в современных компаниях, потому как в большинстве случаев гораздо удобнее применять технические средства для записи информации.
Метод слепого набора
Фиксировать информацию на совещаниях, собраниях, заседаниях, деловых встречах можно при помощи диктофона, смартфона, видеокамеры и прочих устройств звуко- и видеозаписи. Но есть одно «но»: запись в этом случае нельзя будет остановить, чтобы промотать, к примеру, на 10-ю минуту, где излагает свою позицию начальник транспортного цеха. Если это сделать, последующая часть обсуждений останется не записанной и хронология встречи будет нарушена. Поэтому иногда гораздо удобнее набирать текст выступлений на персональном компьютере или ноутбуке.
Программы для отработки навыка
При фиксации обсуждений на компьютере не нужно штудировать учебники стенографии, придумывать свою систему крестиков-ноликов, достаточно освоить метод десятипальцевого набора (слепого набора).
Конечно, можно получить такой навык прямо на совещаниях, но лучше озадачиться этим вопросом заранее, в менее напряженный момент. Тем более есть масса бесплатных программ для тренировки. Остановимся на некоторых из них.
■ Stamina – это программа, которая помогает овладеть навыком быстрой печати (рис. 4). В ней предлагаются классический и альтернативный варианты постановки пальцев: «фыва–олдж» и «ывам–толд». Ее уроки позволяют быстрее запомнить расположение клавиш и тренировать набор под диктовку. Обучению помогают звуковое сопровождение и подсветка букв (рабочих областей) на виртуальной клавиатуре. Скачать и установить программу можно бесплатно на сайте http://stamina.ru/. Основные требования: Windows, Linux, пальцы.
После установки Stamina появляется сообщение, что инсталляция завершена и можно запустить программу. Для этого необходимо ввести имя и нажать соответствующую кнопку (рис. 5).
Для того чтобы начать обучение, выберите в меню программы режим Базовые уроки (рис. 6).
В этот раздел входят уроки, которые помогают освоить быстрый набор базовых буквенных сочетаний, коротких и длинных слов, знаков препинания.
Затем можно перейти к более сложным сочетаниям букв, цифрам, фразам и предложениям.
Чтобы отслеживать свои успехи, периодически заглядывайте во вкладку Прогресс (см. рис. 6). В ней отображается статистика скорости набора текста по
дням и сеансам.
■«Все10» – это клавиатурный тренажер для занятий онлайн (рис. 7). С его помощью можно:
· обучиться скоростному набору на любом компьютере, подключенному к интернету;
· получить сертификат по скорости и качеству набора;
· участвовать в соревнованиях с другими обучающимися.
Чтобы начать заниматься, зайдите на сайт http://vse10.ru/ и зарегистрируйтесь.
■«Соло на клавиатуре» – это обучающая программа, которая состоит из заданий, рассчитанных на набор текстов различной сложности. Ее можно скачать платно на ресурсе http://ergosolo.ru/ или пройти бесплатное обучение онлайн на сайте http://nabiraem.ru/. Перед началом занятий можно пройти тест на скорость печати (рис. 8).
В основе программы – психологические приемы, которые должны закреплять навыки быстрого и качественного (без опечаток) набора. Например, при каждой опечатке появляется диалоговое окно с предупреждением, закрыть которое можно только через три секунды, и звучит резкий аудио-комментарий: «Ошибка…». Однако такие элементы аутотренинга и тексты на отвлеченные темы нравятся далеко не всем пользователям.
Протокол в специальных
программах и СЭД
В компаниях, где не используются специальные системы управления, чаще всего оповещение о предстоящем совещании (собрании, заседании, деловой встрече) происходит по методу «сарафанного радио», с помощью рассылки писем на электронный адрес корпоративной почты или оповещения в Outlook, если он установлен. В результате участники мероприятия могут легко забыть о встрече, перепутать время ее начала, плохо ориентируются в повестке дня. Это, в свою очередь, ставит под вопрос эффективность всех обсуждений, затрудняет ведение протокола.
Сделать процесс более удобным и эффективным помогает специальное программное обеспечение, с помощью которого можно в том числе фиксировать ход совещаний. По сравнению с обычным протоколированием использование специальных систем и программ имеет ряд преимуществ.
Функция ведения протокола есть в различных электронных системах управления и документооборота. Они позволяют автоматизировать такие процессы, как:
· нумерация протоколов и ведение журнала учета протоколов;
· согласование повестки дня;
· заочное голосование по каждому пункту повестки дня;
· контроль кворума[3] и определение результатов голосования;
· фиксация принятых решений;
· назначение ответственных по каждой задаче в системе контроля задач;
· формирование печатной версии итогового протокола и др. (в зависимости от профиля программы).
Рассмотрим примеры программ, в которых можно вести прокол.
■ MindManager: Mindjet позволяет создавать ментальные (интеллектуальные) карты, с помощью которых удобно хранить деловую информацию. Присутствует в программе и шаблон протокола в виде древовидной структуры (рис. 9).
Соответствующие вкладки электронного протокола необходимо заполнять постепенно в ходе совещания:
· Организационные детали – в этой вкладке указывают место, дату, время начала и окончания совещания, а также опоздавших.
· Список участников – сюда включают всех докладчиков и слушателей (их Ф.И.О., должности). Также указывают секретаря и председателя совещания.
· Повестка – в этой вкладке фиксируют вопросы для обсуждения, время, которое отводится на каждый из них, фактически затраченное время.
· Принятые решения – содержание этой вкладки соответствует названию.
· Задачи – здесь на основе принятых решений ставятся задачи ответственным исполнителям. Во время заполнения указанных полей данные отражаются на экране. Все участники совещания видят, кто отвечает за то или иное поручение.
· Вопросы для обсуждения позже – сюда необходимо вынести вопросы, которые не были зафиксированы в повестке дня, если их решение может занять большое количество времени.
· Подписи участников – здесь участники совещания утверждают заполненный протокол при помощи кнопки согласования.
· Прокол составил – в этой вкладке необходимо указать секретаря совещания.
Когда все поля протокола заполнены, нужно нажать кнопку Сформировать протокол – и протокол готов. Бумажную версию подписывают все участники совещания.
■ NauDoc: Совет директоров. В этой системе повестка дня формируется по заданному шаблону. Секретарю нужно только заполнить реквизитные поля (рис. 10).
Если по каким-либо вопросам, вынесенным на обсуждение, предусмотрено голосование, соответствующую форму можно направить всем участникам совещания. Если кто-то из участников отсутствует на мероприятии, он может проголосовать заочно (рис. 11).
При заочном голосовании каждому участнику приходит электронное письмо. Ознакомиться с его содержанием можно, используя любое устройство с выходом в интернет. Чтобы проголосовать, необходимо нажать одну из кнопок: «за», «против», «воздержался». После этого вводится логин, пароль, и голос автоматически фиксируется в NauDoc.
Ход голосования участников по всем вопросам отображается в системе. Когда все участники проголосовали, секретарю направляется оповещение о том, что необходимо зафиксировать результаты голосования. После их проверки можно оформить решение по протоколу. Итоговый документ автоматически направляется для ознакомления всем участникам голосования по электронной почте (рис. 12).
■ Directum: Управление совещаниями и заседаниями. При помощи этой системы электронного документооборота для совещания необходимо создать отдельную запись. Затем секретарь вносит в соответсвующие поля тему, дату, место проведения совещания, планируемую продолжительность встречи, повестку дня, состав участников, материалы, которые будут использованы при обсуждении (рис. 13). При необходимости состав участников совещания можно расширить, включив в него сотрудников внешних организаций.
Система Directum позволяет предварительно согласовать повестку дня со всеми участниками совещания, а затем внести необходимые коррективы.
Ход самого мероприятия и принятые решения фиксируются в новой вкладке совещания. Протокол составляется автоматически, его шаблон должен быть настроен под стандарты компании.
После подписания протокола система автоматически выдает поручения ответственным исполнителям. Контролер совещания отслеживает ход их исполнения через «дерево поручений» (рис. 14).
По каждому поручению может быть проставлен статус:
• «в работе»;
• «на контроле»;
• «выполнено»;
• «прекращено».
В системе есть возможность изменить срок исполнения задачи, перенаправить ее другому исполнителю, добавить соисполнителей либо закрыть поручение. Данные во вкладке Контроль позволяют составить для руководства необходимые отчеты или статистику исполнения поручений (рис. 15).
Из отчета, составленного в Directum: Управление совещаниями, легко перейти к протоколу совещания или отдельным поручениям, благодаря гиперссылкам, и проконтролировать как работу отдельных сотрудников, так и эффективность подразделений компании.
Таким образом, есть разные способы для того, чтобы оперативно фиксировать ход совещаний: от стенографии до использования различных технических средств. Выбирать из них оптимальный необходимо исходя из специфики деятельности компании.
_______________________________
[1] Большая советская энциклопедия. – М.: Советская энциклопедия, 1969–1978.
[2] Аликина Е.В. Переводческая семантография. М.: АСТ. 2006.
[3] Установленное законом, уставом организации или регламентом число участников собрания (заседания), достаточное для признания данного собрания правомочным принимать решения по вопросам повестки дня.