Правильная подготовка проверяемого лица к проверке и стратегия поведения в период ее проведения во многом определяют ее результаты.
Подготовка к проверке
Итак, вы прочитала статью "Как узнать о проверке" и выяснили, что ваша организация/объект стоит в плане контрольных (надзорных) мероприятий на этот год.
Важно знать, что при проведении выездных проверок и рейдовых осмотров контролеры обязательно пользуются проверочными листами. Это списки контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований. Каждое ведомство утверждает их самостоятельно по каждому виду контроля.
Контрольные (надзорные) органы обязаны разместить проверочные листы на своем сайте. Найдите их и проверьте свою деятельность/объект по этим листам.
Если до плановой проверки более 2 месяцев, можно обратиться в контрольный орган с заявлением о проведении профилактического визита. Он должен быть проведен не позднее, чем за 1 месяц до плановой проверки. А если профилактический визит проведен в течение 3 месяца до плановой проверки, то контрольный орган может и вовсе отказаться от плановой проверки у вас.
Профилактический визит - это своего рода выездная консультация (но может быть проведена и по видео). Инспектор приходит к вам, информирует об обязательных требованиях, предъявляемых к деятельности/объектам, их соответствии критериям риска, основаниях и о рекомендуемых способах снижения категории риска.
При проведении профилактического визита гражданам, организациям не могут выдаваться предписания. Разъяснения, полученные контролируемым лицом в ходе профилактического визита, носят рекомендательный характер.
Таким образом, подготовиться можно путем самообследования с использованием проверочных листов либо путем приглашения инспектора с профилактическим визитом.
Что из этого вам ближе - выбирайте сами.
Документы
Будет лучше, если вы к проверке подготовите все документы, которые указаны в проверочных листах или вытекают из предмета проверки. Также перечень документов, которые необходимо предъявить, будет указан в решении о проведении проверки. Но решение может быть направлено за 24 часа до проведения выездной проверки. А это небольшой срок, чтобы все подготовить, поэтому лучше начинать заранее.
Если вы не найдете какой-то документ, то это может стать самостоятельным нарушением.
Сопровождение проверяющих
Выберите лицо, которое будет сопровождать проверяющих на протяжении всей проверки. Это может быть сам руководитель или доверенное лицо - надежное, хорошо осведомленное, уважаемое. Важно, чтобы это лицо могло быстро получить от сотрудников информацию, организовать рабочее место, решить различные вопросы, возникающие в ходе проверки.
А еще важно организовать юридическое сопровождение проверки. Это нужно, чтобы руководитель проверяемого лица или его сотрудники не сказали проверяющим ничего лишнего , не передали документы, которые могут скомпрометировать. Также это нужно, чтобы инспектор, видя у вас грамотную правовую поддержку, проводил проверку в строгом соответствии с законом и решением о проведении контрольного мероприятия.
Правовое сопровождение может осуществлять ваш штатный юрист, если он имеет соответствующие знания и опыт, либо привлеченный для этих целей специалист.
Желательно создать инспектору (инспекторам) комфортные условия для проведения проверки. Не нужно думать, что создавая невыносимые условия проверяющим, вы быстрее от них избавитесь. Ничего подобного. Если это сделано очевидно специально, то это лишь настроит против вас. Человеческий фактор никто не отменял. Так что будет лучше, если инспектору будет организовано удобное рабочее место, прикрепленный сотрудник для решения вопросов, содействие и сотрудничество.
Что делать во время проверки
Проверяемое лицо или его представитель имеет право:
- присутствовать при проведении проверки (как и любого другого контрольного (надзорного) мероприятия, давать пояснения. При даче пояснений и особенно письменных объяснений лучше согласовывать позицию с вашим юристом, по причинам, указанным выше.
Помните, что инспектор не вправе требовать представления документов, информации, проб (образцов) продукции (товаров), материалов, веществ, если они не относятся к предмету контрольного (надзорного) мероприятия, а также изымать оригиналы таких документов. Если есть сомнения, что относится к предмету проверки, а что - нет, уточняйте у инспектора, а также согласовывайте с вашим юристом предоставление информации и документов.
А вот работники присутствовать не обязаны. В некоторых случаях им лучше и не присутствовать, чтоб не сделать что-нибудь лишнее. При этом инспектор вправе опрашивать и запрашивать письменные объяснения и от работников в том числе, но ведь лучше, когда будет время подумать и согласовать все с руководителем и юристом? - получать от контрольного (надзорного) органа, его должностных лиц информацию, которая относится к предмету проверки. Но если эта информация составляет охраняемую законом тайну (например, государственную, коммерческую, налоговую, персональные данные), то в предоставлении ее будет отказано.
Перед началом проверки вам обязаны предъявить служебное удостоверение, решение о проведении проверки (заверенную копию или в форме электронного документа), а также сообщить учетный номер мероприятия в едином реестре; - получать от контрольного (надзорного) органа информацию о сведениях, которые стали основанием для проведения внеплановой проверки (или иного мероприятия), в том числе если оно проводится по требованию органов прокуратуры. Но опять же помним про персональные данные: их вам не предоставят, то есть ФИО и адрес жалобщика, если проверка проводится на основании жалобы, вы не узнаете;
- знакомиться с результатами контрольных (надзорных) мероприятий, контрольных (надзорных) действий, сообщать контрольному (надзорному) органу о своем согласии или несогласии с ними;
- обжаловать действия (бездействие) должностных лиц. Некоторые нарушения должностных лиц при проведении проверки могут свести все их усилия к нулю;
- привлекать Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей или его представителей к участию в проведении проверки.
Я - за законный бизнес и законные проверки. И даже если у вас в делах все чисто, к проверкам стоит готовиться и относиться серьезно. Как человек, побывавший с обеих сторон, могу вам это утверждать с уверенностью.