Командировочное удостоверение используют с советских времён. Сейчас это уже не обязательный документ, но организация всё равно может выдавать его для командировки. У неё есть на то причины, да и работнику оно тоже помогает.
Рассказываю, зачем нужно это удостоверение, как его правильно оформлять и что с ним делать во время и после поездки.
Зачем нужно командировочное удостоверение
Это отчётный документ. Он подтверждает, что работник организации отправился в служебную поездку, прибыл на место, выполнил свои обязательства и отбыл обратно в указанный срок. Ещё одно название удостоверения — командировочный лист.
На основании этого документа бухгалтерия вправе списывать командировочные расходы и уменьшать налогооблагаемую базу при расчёте налога на прибыль. А работник может подтверждать не только расходы, но и цель визита в другую организацию.
Важно: командировочное удостоверение — не обязательный отчётный документ. Правительство исключило его из этого списка в постановлении от 29 декабря 2014 года № 1595. Теперь подтверждать факт командировки можно с помощью приказа и служебной записки, а расходы — с помощью договора найма жилья и билетов.
Кто занимается оформлением
Если организация по-прежнему использует командировочные удостоверения, их должна оформлять кадровая служба или бухгалтерия — на основании приказа. Иногда право оформлять документ передают кому-то другому, но этим никогда не занимается сам работник.
Есть ли правила оформления
Образец утвердил Госкомстат в постановлении от 5 января 2004 года № 1. Однако организация может использовать и свой бланк командировочногоудостоверения, от Госкомстата — только рекомендации.
У стандартного бланка две стороны: лицевая — для заполнения перед командировкой, и оборотная, которая заполняется во время и после поездки.
КАК ЗАПОЛНИТЬ ЛИЦЕВУЮ СТОРОНУ
Сначала указываются сведения об организации:
● наименование и правовая форма;
● код ОКПО — из регистрационных документов;
● номер и дата документа.
Затем указывается информация о работнике и командировке:
● фамилия, имя и отчество работника;
● табельный номер;
● подразделение и должность;
● паспортные данные;
● место и цель командировки;
● время и даты.
Цель на лицевой стороне указывается в свободной форме, требований к формулировке нет. Источник: «КонсультантПлюс»
Дальше документ относится на подпись руководителю и передаётся работнику. Во время командировки работник носит его с собой.
КАК ЗАПОЛНИТЬ ОБОРОТНУЮ СТОРОНУ
В левом верхнем углу должны быть:
● наименование организации работника;
● дата отъезда в командировку;
● должность и подпись ответственного лица с расшифровкой;
● печать организации.
Остальное место отводится для отметки принимающей стороны. После визита работника в другую организацию на бланке должны появиться:
● наименование организации;
● даты приезда и отъезда работника;
● должность и подпись ответственного лица с расшифровкой;
● печать организации.
Оборотную сторону заполняет кадровая служба или бухгалтерия принимающей стороны. Источник: «КонсультантПлюс»
Если работник отправился не в организацию, а на переговоры с другим человеком, проставить даты приезда и отъезда можно в отеле или местной администрации.
Стандартный бланк по-другому называется форма № Т-10, и её можно свободно скачать.
Что делать после командировки
После возвращение из поездки работник отдаёт командировочное удостоверение ответственному лицу для отметки о прибытии. Вместе с приказом и всеми платёжными документами удостоверение передают бухгалтерии. Она подсчитывает расходы и либо возмещает работнику всё, что он потратил сверх аванса, либо принимает в кассу излишек. На основании этих же документов бухгалтерия снижает налогооблагаемую базу.
Где найти отели для командировки
Ещё раз самое важное
- Командировочное удостоверение подтверждает, что работник был в служебной поездке, а не просто потратил выданный аванс на путешествие.
- Это не обязательный документ. Его могут заменять приказ, служебная записка и платёжные документы вроде договора найма жилья и билетов.
- Обычно заполнение командировочного удостоверения берёт на себя кадровая служба или бухгалтерия, иногда оформление делегируют кому-то ещё, но не работнику.
- Есть образец бланка, его используют с 2004 года. Однако это только пример, организация вправе использовать свой.
- Перед командировкой заполняется лицевая сторона. На ней указываются сведения об организации, работнике и командировке.
- Во время командировки принимающая сторона заполняет оборотную сторону: указывает сведения о себе, а также даты приезда и отъезда работника.
- В конце документ передают бухгалтерии, чтобы она сверила расходы на командировку и учла при расчёте налога на прибыль.
Текст: Сергей Васин для Яндекс Путешествий
Подписывайтесь на наш канал в Дзен и путешествуйте лучше всех!