Несколько советов, которые помогут компании не отказываться от проведения корпоративных мероприятий, а подойти к этому вопросу рационально.
Совет 1: «Все по-честному»
- Выбирайте подрядчика по организации корпоративного мероприятия, готового зафиксировать в бюджете «агентское вознаграждение» (от 15% до 30% от общей суммы), а остальные пункты бюджета выполнить по себестоимости, не «накручивая» дополнительную наценку (сегодня, в век информационных технологий, это достаточно легко проверить). Агентское вознаграждение, как правило, включает в себя прибыль подрядчика, расходы на обеспечение работ по подготовке мероприятия (транспорт, связь, работа менеджеров), а также налоговые отчисления и банковские расходы.
- При подготовке мероприятия составляйте с подрядчиком максимально детализированный и «прозрачный» бюджет: заявленная подрядчиком общая стоимость проекта или стоимость на одного участника, без комментариев к содержанию этих цифр, совершенно ни о чем не говорят.
- Проверяйте обоснованность и рациональность каждого пункта. При необходимости оптимизируйте или сокращайте конкретный пункт сметы (оформление, еда, развлекательная программа), а не процент от общей суммы расходов на мероприятие: «отщипывая» от каждой строки, вы не столько добьетесь экономии бюджета, сколько создадите проблему реализации того или иного пункта или всех сразу.
Совет 2: «В одних руках»
- Выбирайте подрядчика, готового всё мероприятие сделать «под ключ»: у опытных специализированных агентств есть и надежные субподрядчики, и специальные скидки - это выгодно всем.
- В бюджете «под ключ» будет только одна строка «администрирование проекта», а значит, за организацию и проведение вы заплатите только одному подрядчику и только однажды.
Совет 3: «Для себя или для других?»
- Исходя из целей мероприятия, необходимо понимать, для чего и для кого оно предназначено. В бюджете внутрикорпоративного мероприятия, «для себя любимых», можно сэкономить на антураже, оформлении, «пафосе» площадки - и за счет этой экономии наполнить содержательную часть программы. Если же мероприятие имиджевое или для партнеров – придется потратиться на внешнюю сторону организации: больше внимания стоит уделить как раз выбору престижного/модного/неординарного места проведения, оформлению площадки, подготовке сувениров для участников – при такой поддержке вы, скорее всего, даже при лаконичном содержании мероприятия произведете впечатление на гостей.
Совет 4: «Главный источник экономии – ЕДА!»
- Больше 50% бюджета практически любого корпоративного мероприятия расходуется на организацию питания участников. Еще 15% расходов - это сервис: трансфер, аренда площадки и т.д. И лишь 30-35 % остается на содержание программы.
- Культ еды на корпоративном мероприятии остался в прошлом. Сегодня многие сотрудники следят за фигурой, ведут здоровый образ жизни, а значит, просто мало едят. Алкоголь на корпоративе может присутствовать, и, конечно, к нему нужна соответствующая закуска, но все понимают, что это не лучшее место, чтобы напиться, а потому стараются весьма сдержанно «употреблять», как говорится, исключительно «для настроения».
- Если возможно, откажитесь от банкета в пользу фуршета - это придаст динамику мероприятию, будет способствовать активному общению участников и значительно сэкономит расходы на еду. Сегодня даже на домашних праздниках и вечеринках многие отказываются от унылых посиделок в пользу демократичного «шведского стола».
- Еще один способ экономии на еде в корпоративном мероприятии – если еда является главным акцентом программы. Фестиваль шашлыка, Кулинарное шоу, «Адская кухня» - форматы, в которых программа и застолье объединены, а значит, это будет стоить дешевле.
- «Тематическая» еда также дает возможность экономии. Участники как бы «играют в еду», она им больше интересна как арт-объект в программе мероприятия. Темы могут быть самыми разными: военно-полевая кухня, армейский сухпаек, вегетарианское меню, только фрукты, фамильные бутерброды, уха из самовыловленной рыбы.
Ограниченность бюджета можно воспринимать по-разному: кого-то это заставляет отказаться от корпоратива, кто-то относится к этому рационально как к суровой реальности и необходимости, кто-то видит в проверку на прочность и креативность…
Как бы там ни было, малый бюджет – это не повод переставать жить интересно каждому в отдельности и коллективу в целом, это повод рационально и творчески подойти к вопросу о том, как перехитрить эти финансовые трудности и выйти победителем из маленькой битвы под названием «бюджет корпоративного мероприятия». У команды креативного бюро "PARTY-ФОН" есть несколько своих фирменных подсказок и секретов организации мероприятия, которыми мы готовы поделиться, обращайтесь 8(903)85-85-026