Активное развитие мессенджеров стало прорывом в мире цифровых технологий. Мы уже и забыли, что такое платные SMS и MMS. Но у такого прогрессивного явления есть и тёмная сторона – только вспомните родительские чаты! В них есть всё: десятиминутные «голосовые» (не всегда по теме), неуместные фотографии, претензии и пассивная агрессия на виду у всех участников чата. Брр, мороз по коже. Чтобы сохранить репутацию и не испортить мнение окружающих о себе, необходимо соблюдать и цифровой этикет (и не только в мессенджерах). Что это такое, какие у него правила и как он поможет вашему имиджу – разбираемся.
- Цифровой этикет – это неформальные правила поведения в онлайн-среде, которые поддерживают экологичную, вежливую, эффективную коммуникацию между пользователями.
Зачем нужен цифровой этикет?
В современном цифровом обществе, где все мы проводим колоссальное количество времени, соблюдение цифрового этикета становится важной частью нашей повседневной жизни. Соблюдая его, мы создаём комфортную и безопасную (!) онлайн-среду, где вы демонстрируете не только свои личные границы, но и проявляете уважение к собеседнику. Экологичный диалог способствует укреплению как вашей репутации, в том числе деловой, так и повышению вашего имиджа в глазах другого человека. Соблюдая цифровой этикет, вы удивитесь, как быстро и охотно собеседники удовлетворяют вашу просьбу. И места для конфликта не остаётся, а значит, и работа спорится быстрее, и настроение никто не портит. Сплошные плюсы!
Базовые правила цифрового этикета
1. Не забрасывайте собеседника короткими сообщениями:
«Привет»
«Ты уже на работе?»
«Начальник на месте?»
Ваше сообщение должно быть одной законченной мыслью. Если осыпать собеседника тонной вопросов или короткими фразами, при которых уведомления будут поступать слишком часто, это может разозлить даже близкого друга. Берегите чужие нервы, особенно в деловой переписке.
2. Будьте аккуратны со стикерами
Нет ничего плохого в проявлении эмоций, но нужно отдавать себе отчёт об их уместности. Если это чат с начальником, то ваши «целующие» смайлы или грустные эмодзи могут вызвать лишь недоумение руководителя. Субординация, друзья. В личном же общении вполне допустимо устраивать смайл-вакханалию, главное, чтобы собеседник был не против.
3. Ох уж эти паузы
Написать (особенно малознакомому) «здравствуйте» и замолчать в ожидании ответа – не лучшая идея. Помните пункт 1? Всю информацию стоит излагать в одном сообщении, но ёмко и понятно.
4. Голосовые сообщения
Отдельное внимание стоит уделить именно голосовым сообщениям. Понимаем. Это порой делает общение проще и доступнее, но не все собеседники любят такой тип связи и уж тем более не у каждого найдётся свободное время прослушать аудио вместо вполне конкретного теста. Поэтому – всегда спрашивайте, можно ли записать ваше послание в голосовом варианте. Вполне возможно, что будет более уместным созвониться. И уж если записываете голосовое сообщение, то старайтесь избегать изнуряющих «ммм», «эээ», «нуу», это часто раздражает, правда.
И не стесняйтесь сами отказаться от голосовых сообщений, если вам неудобен такой формат.
5. Не тяните с ответом
Считается вежливым отвечать на сообщения в мессенджере в течение нескольких часов. Но и ждать от собеседника ответа сразу не стоит, даже если он онлайн, то может заниматься более важными задачами.
Лайфхаки для удобного общения в мессенджерах
- Если в сообщении содержится нечто важное, не отправляйте его в аудиоформате, лучше кратко опишите мысль ключевыми словами. Или сопровождайте аудио кратким описанием сообщения. Так вы получите обратную связь куда быстрее.
- Телефонный номер, номер банковской карты и любую информацию, которую можно скопировать с телефона, лучше отправлять собеседнику отдельным сообщением. Вы даже не представляете, как он будет вам благодарен, ведь вы облегчили ему работу!
- Если вам необходимо получить несколько ответов, то разделите своё сообщение на несколько частей. Так собеседник отдельно сможет ответить на каждое из них.
А теперь разберём более подробно правила общения онлайн в разных сферах жизни.
- Цифровой этикет в повседневной жизни:
1. Избегайте переписок в телефоне во время личных бесед. Если это срочное дело, то лучше извиниться и всё же ответить, то не перебарщивайте.
2. Не звоните кому-то, когда вы находитесь в разговоре с кем-то лично. Это сбивает с толку.
3. Личные темы лучше обсуждать на кухне (шутка) или, по крайней мере, в тех местах, где вас не услышат посторонние.
4. Отмечая кого-то на фотографии в социальной сети, подумайте дважды, хочет ли этого сам человек, а лучше спросите у него.
5. Пожалуйста, не ведите переписку в кинотеатре: яркий экран вашего телефона действительно очень отвлекает других посетителей от просмотра фильма. И включайте бесшумный режим в местах типа театра, групповой встречи, в поликлинике.
6. Не стоит звонить человеку более трёх раз, если он не взял трубку телефона до этого.
- Цифровой этикет на работе:
1. Вкус – понятие специфическое. Если вы ярый фанат Rammstein, но работаете в коллективе, где приветствуется тишина (бухгалтерия, колл-центр, регистратура и прочее), то коллег может хватить инфаркт от мелодии вашего звонка. Как минимум, убавьте громкость мелодии.
2. Не смотрите в телефон во время важных переговоров и встреч, не кладите телефон на колени.
3. Соблюдайте общие правила – не пишите коллегам по рабочим вопросам в WhatsApp, если в вашей компании принято общаться по почте или корпоративному чату.
4. Отдавайте предпочтение письмам и сообщениям, а не звонкам и голосовым.
5. Личные звонки на то и личные, чтобы не касаться ушей коллег и босса. Не устраивайте семейный скандал на рабочем месте.
6. Рабочий день имеет своё начало и конец. Ни до работы, ни уж тем более после не нужно заваливать коллегу рабочими вопросами и просьбами. Оставьте решение задач на следующий день, уважайте чужое личное время.
- Цифровой этикет на собраниях, конференциях:
1. Поставьте телефон на беззвучный режим, чтобы потом не извиняться перед боссом и коллегами.
2. Не делайте фотографий, если вам это не разрешено или не предусмотрено вашими обязанностями в компании.
3. Сосредоточьтесь на личном общении, а не на телефоне.
- Электронная почта и цифровой этикет
1. Придумайте электронный адрес, за который вам не будет стыдно. Несмотря на то что во многих компаниях у сотрудника есть рабочая почта, не исключено, что в каких-то случаях вам придётся использовать имя личного почтового ящика. Поэтому neprositedeneg@mail.ru плохой выбор, особенно если вы работаете бухгалтером. А вот сочетание в названии почтового ящика вашего имени и фамилии – отличный вариант.
2. Прописывайте тему письма. На нас каждый день сыпется большое количество писем. Если прописана тема сообщения, ваш собеседник сможет найти его даже спустя время. И так становится более понятным посыл письма.
3. Давайте уникальные понятные названия файлам: не «Microsoft Word1».doc, а «Идеи для продвижения компании».
4. Перечитывайте текст, который вы отсылаете. Это важно, чтобы найти ошибки и взглянуть на письмо со стороны. Вдруг вы злоупотребили клавишей «Caps Lock»? У собеседника точно будут вопросы.
И помните, что цифровой этикет повышает не только эффективность любой коммуникации, но и сохраняет ваше психологическое здоровье!