При открытии расчетного счета банк обязательно предложит получить корпоративную банковскую карту и компании, и индивидуальному предпринимателю. Большинство банков сейчас даже выдаст ее, что называется, по умолчанию как бесплатную опцию.
В статье разберем, когда можно использовать корпоративные карты ООО и в чем отличие от корпоративной карты для ИП, что можно оплачивать, и самое главное — как учитывать эти расходы.
В чем суть корпоративных карт
Корпоративная карта — разновидность банковской карты (платежный инструмент) для предпринимателя или юридического лица. Обычно карта привязана напрямую к расчетному счету компании или ИП. Иногда у карты есть отдельный счет: либо кредитный (если речь о кредитной карте), либо просто счет, на который нужно переводить средства с основного счета. Но последнее встречается сейчас достаточно редко.
В большинстве банков для расчетного счета можно выпустить неограниченное количество карт. В некоторых банках выпуск дополнительных карт будет бесплатным, в некоторых же — может быть предусмотрена плата за это.
Бизнес-карта значительно упрощает банковское обслуживание. Это современный аналог выдачи денег под отчет, только быстрее, без бумажного оформления и кассы. С помощью такой карты можно оплачивать покупки в торговых сетях или в интернете и рассчитываться с контрагентами. С помощью корпоративной карты можно вносить наличные на расчетный счет в банкомате, а также снимать их со счета.
Для каждой карты можно установить лимит расходов, а для каждого вида платежей — например, командировки, канцтовары, продукты — завести отдельную карту. Это означает, что ее держатель не вправе тратить больше установленной суммы. Например, можно установить лимит на конкретную командировку определенному сотруднику — это позволит избежать перерасхода на счете. Лимит может быть установлен на тип операций, например, на снятие наличных, покупки или переводы. Его можно изменить в любой момент.
Так можно оптимизировать расходы и лучше контролировать все операции. В истории операций всегда можно проверить, где и на что тратил деньги работник в поездке. Кто из сотрудников и как может пользоваться бизнес-картой определяется внутренним документом: приказом, положением о подотчетных лицах и т.д. Пользователями могут быть директор, бухгалтер, секретарь, а также работники, которые регулярно ездят в командировки.
Корпоративные карты бывают:
- дебетовые — в этом случае используются собственные денежные средства организации или ИП;
- кредитные — деньги на счете принадлежат банку;
- именные — оформляются на конкретного сотрудника;
- не именные — могут использовать любые лица, предъявляющие карту к оплате;
- валютные — если нужно оплачивать расходы в валюте, например, в зарубежной командировке.
Что можно оплачивать с корпоративной карты ООО
Что можно оплачивать с корпоративной карты ООО:
- расходы компании на услуги;
- расходы в командировках, в том числе и за рубежом;
Также удобно вносить и снимать наличную выручку на расчетный счет компании в банкомате, покупать товары у поставщиков так же просто, как совершать обычные покупки в магазинах.
Несмотря на схожесть с обычной пластиковой картой физлица, корпоративная карта требует более ответственного обращения.
Далее о том, что можно покупать на корпоративную карту ООО.
ООО вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, ГСМ для автомобилей и др. Главное условие — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной. Оплата покупок в интернете бизнес-картой ничем не отличается от платежа картой физлица. Предпринимателю необходимы те же самые данные: номер карты, срок ее действия, коды CVV2/CVC2. За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.
Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:
- покупка товаров в личных целях (покупка в супермаркете, заправка своего личного автомобиля). Бухгалтер должен будет начислить НДФЛ по этим личным расходам, а затем этот налог будет удержан из зарплаты;
- снятие с корпоративной карты больших сумм наличных, либо просто частое снятие наличных, ведь такие растраты — серьезный повод усомниться в законности операций, и банк, согласно 115-ФЗ, обязательно запросит все нужные документы, касающиеся расходов и движения денежной массы;
- выплаты дивидендов и заработных плат сотрудникам;
- выплаты социального характера (больничные, пособия и т.д.).
Читайте продолжение статьи «Корпоративные карты для ООО и ИП: как пользоваться» на нашем сайте.