Одного лишь названия продукта достаточно, чтобы сразу понять: программа разработана для того, чтобы обеспечить автоматизацию процессов документооборота внутри компании.
Встает вопрос о том, на каком этапе развития находится эта компания и какие формы управления она использует, чтобы определить, когда «1С:Документооборот» окажется необходимым инструментом, а когда – излишней тратой ресурсов. Поговорим об этом в данной статье.
Версии программы
В настоящее время существует несколько версий «1С:Документооборота»:
- «1С:Документооборот ПРОФ»: для организаций с простой структурой и процессами документооборота.
- «1С:Документооборот КОРП»: для компаний с разветвленной структурой и сложным документооборотом.
- «1С:Документооборот ДГУ»: для государственных и муниципальных учреждений.
Обсуждая преимущества и возможности программы, мы сделаем акцент на версии КОРП, так как, если в компании возникает потребность в автоматизации документооборота, лучше сразу выбрать именно эту версию, так как с ростом организации базовая версия и ПРОФ быстро станут неэффективными, лишая вас многих преимуществ более продвинутого варианта.
Проблемы документооборота 20 лет назад и сегодня
Актуальные проблемы являются весомым аргументом к началу автоматизации документооборота. Продукция от «1С» может стать решением в ситуациях, описанных ниже.
- Из-за обилия документации и отсутствия эффективного управления ими слишком много времени уходит на поиск необходимых документов.
- Сложности с контролем за процессами постановки задач, согласования, утверждения и выполнения документации.
- Затруднения в определении этапов, на которых возникают ошибки или задержки в работе с документами.
- Высокий риск несанкционированного доступа к информации.
- Увеличение объема документов приводит к потерям данных, ошибкам и замедлению рабочих процессов.
- Путаница в актуальности различных документов. Часто многие из этих проблем возникают на фоне успехов компании: с ростом организации увеличивается количество задач и сотрудников, что приводит к перегрузке документацией. Если не принять меры по автоматизации документооборота вовремя, организованная система начнет разрушаться, приводя к ошибкам, потере данных, нарушениям сроков и множеству других проблем.
Подготовка к автоматизации
Это случай, когда вы проницательно заглядываете в будущее и решаете, что предусмотреть автоматизацию заранее куда предпочтительнее, чем потом разбираться с последствиями неорганизованности.
Конечно, инвестировать в «1С:Документооборот» или подобные решения, когда ваш бизнес еще на уровне индивидуального предпринимателя, где вы исполняете роли директора, продавца и курьера одновременно, было бы неразумно. Как же определить момент, когда пора переходить к автоматизации?
- Объемы работы и соответственно документации начинают расти.
- Вы формируете отдельные подразделения: из одного продавца вырастает целый отдел продаж, IT-специалисты объединяются в IT-отдел, появляется потребность в найме дополнительных сотрудников и так далее.
- Вы развиваете новое направление бизнеса или выходите на новые рынки, что влечет за собой увеличение документооборота и возможно появление новых типов документов.
- Планируется открытие одного или нескольких филиалов.
- Наступает необходимость в детализированном контроле доступа к документам в соответствии с уровнем полномочий сотрудников.
Это лишь часть потенциальных ситуаций. В сущности, все сводится к тому, что развитие вашей компании предполагает увеличение объема документов, а эффективная работа с ними требует улучшенного контроля и удобства доступа.
Пример из практики
Для наглядности приведем пример. Компания начинала свой путь с команды фрилансеров: сами искали заказы, а в штате работали по одному специалисту по каждому направлению - дизайнер, верстальщик и копирайтер. Со временем бизнес вырос, и возникла необходимость в расширении штата.
К моменту решения о внедрении программы «1С:Документооборот», компания уже была полноценным маркетинговым агентством, предоставляющим широкий спектр услуг, включая производство видеорекламы. Проблемы с документооборотом и хаос в документации были очевидны.
Какие изменения произошли после внедрения?
- Документы были структурированы, что позволило быстро находить нужную информацию по любым параметрам, включая содержимое.
- Согласование документов и контроль за их исполнением стали проще благодаря автоматизации процессов.
- Руководители отделов получили возможность лучше контролировать процесс работы с документами.
- Использование шаблонов упростило создание новых документов всеми сотрудниками.
- Возможность сохранения версий документов облегчила использование наработок в различных проектах.
- Автоматизация жизненного цикла документов исключила проблемы с задержками и потерями документов.
В результате, внедрение системы документооборота позволило компании не только оптимизировать процессы управления документами, но и повысить общую продуктивность работы сотрудников.