С.А. Жемчугова, руководитель семейного офиса
Предположим, что ваш руководитель радушно предлагает своему иностранному другу или партнеру провести его день рождения на корабле, в небольшом речном круизе. Это один из труднейших вариантов проведения закрытых мероприятий подобного рода. Расскажем, с какими сложностями в организации придется столкнуться личному помощнику и как их преодолеть.
Напомним, что под закрытым мероприятием подразумевается событие, которое не освещается в прессе, несмотря на присутствие множества медийных и известных персон. Разумеется, закрытый формат мероприятия предполагает строгий пропускной режим – торжество посещают только те гости, которые получили персональное приглашение.
Масштабным закрытым событием может быть празднование дня рождения или любого другого личного события знаменитого человека. Только отмечают его в этом случае не камерно в узком кругу семьи, а с размахом, с большим количеством приглашенных знаменитостей – как в качестве гостей, так и в качестве участников шоу-программы.
Этапы подготовки подобного торжества почти такие же, как и при организации публичной церемонии вручения награды. Но есть свои нюансы.
Дано:
необходимо организовать день рождения иностранца, друга руководителя, на территории нашей страны.
Условия:
место проведения и формат праздника должны быть оригинальными – интересно должно быть всем: и гостям, и приглашающей стороне.
Решение:
проводим закрытый день рождения на корабле, который совершает в это время небольшой речной круиз по незнакомому для участников торжества городу.
ШАГ 1: собираем информацию
Для начала нужно провести установочную беседу с руководителем. Важно узнать как можно больше о предстоящем мероприятии и о виновнике торжества.
Что выясняем на этом этапе
• Язык общения. Уточняем, на каком языке можно общаться с именинником и можно ли вообще это делать напрямую. Если да, то какой способ общения предпочтителен – телефон, скайп, электронная почта и др.
• Контакты. Узнаем как можно больше контактных данных самого виновника торжества, телефоны его приемной, координаты ассистентов, помощников и других приближенных лиц.
• Место и дата. Выясняем, принято ли решение, в каком конкретно городе и в какие даты должно пройти торжество.
• Формат. Узнаем, определен ли формат мероприятия.
• Количество гостей. Интересуемся, известны ли имена приглашенных на мероприятие или хотя бы приблизительное их количество.
• Кто платит? Уточняем, кто и каким образом оплачивает все расходы, связанные с проведением торжества.
После того как вы узнаете хотя бы часть ответов на эти вопросы, следует сразу же связаться с виновником торжества (напрямую или через его помощников).
Получив максимально расширенное представление о планируемом мероприятии, нужно незамедлительно приступать к его подготовке.
Как правило, решения о проведении подобного рода торжеств принимаются спонтанно в частной беседе и незадолго до самого события.
Опыт показывает, что масштаб мероприятия нарастает по мере детального обсуждения пожеланий и предпочтений его участников.
То есть все начинается с безобидной идеи посидеть вдвоем с другом в тихом местечке, незаметно и тихо отметить, а потом приходит мысль все же позвать семьи, затем – близких и родственников, ну и так далее – вплоть до масштабов празднования дня города.
Поэтому в процессе обсуждения и подготовки мероприятия, особенно на первых порах, важно всегда быть начеку и готовиться к любым изменениям в любую секунду.
Наш совет
Всегда оставляйте простор для маневра, поскольку информация об особенностях празднования и количестве гостей, наверняка, не окончательная.
Заметим, что день рождения в формате речного круиза – один из самых сложных вариантов проведения подобного мероприятия, так как место на корабле ограничено, а пожелания заказчиков – нет. Организатору придется всячески выкручиваться в процессе подготовки.
ШАГ 2: выбираем дату проведения торжества и учитываем погоду
Прогулка на корабле подразумевает теплую комфортную погоду, чтобы гости могли выйти на открытую палубу.
Если торжество проходит осенью или ранней весной, непременно нужно заранее позаботиться о достаточном количестве теплых пледов, зонтов и согревающих напитков типа глинтвейна. Мероприятия такого рода обычно проходят вечером, а на воде в это время суток может быть ветрено и прохладно.
Если перед отплытием гости собираются на открытой пристани или под импровизированным навесом или шатром, важно подготовить специальные уличные обогреватели или тепловые пушки.
Кроме того, именинник может пожелать в конце вечера салют. В этом случае погода также сыграет не последнюю роль. Если мероприятие проводится летом, надо учесть, что в некоторых городах могут быть белые ночи или вообще полярный день. Ведь зрелище должно быть красочным и впечатляющим, а на фоне светлого неба оно вряд ли таким получится.
Проведение салюта может потребовать согласования с городскими властями: если он достаточно масштабный, могут быть особые требования, касающиеся места и времени его проведения.
Конечно, все предугадать нельзя, и никто не застрахован от капризов природы, но принять все возможные меры, чтобы подобрать максимально подходящую дату мероприятия, все же нужно.
ШАГ 3: составляем развлекательную программу мероприятия
Составить программу такого мероприятия – задача не из легких. Во-первых, потому что ею будет интересоваться не только сам именинник, но и ваш руководитель. А во-вторых, потому что большинство гостей, скорее всего, будут иностранцами.
■ Учитываем языковой аспект. Проводить вечер полностью на иностранном языке некорректно. Ведь праздник организовывает русскоговорящий руководитель, а само мероприятие все же проходит в нашей стране.
Вам придется учитывать не только культурные различия и традиции, но и возможный языковой барьер.
Хороший вариант – англоязычные музыкальные группы и танцевальная программа.
Плохой вариант – комики любого происхождения или артисты, знаменитые только в одной стране.
Идеальное решение – это ведущий вечера, свободно владеющий обоими языками и известный в обеих странах.
■ Считаем метры. Следующий крайне сложный момент, связанный с составлением программы торжества, – ограниченное пространство на корабле.
Чем это чревато? Гостей придется разместить в любом случае, но места артистам на корабле может не хватить.
Если в программе заявлено несколько номеров, то, вполне возможно, придется просить тех, кто уже выступил, сойти на следующей остановке, а новых артистов подняться на борт.
И так может продолжаться на протяжении всего круиза.
Поэтому на корабле все время находится координатор, отвечающий за программу и организацию мероприятия.
Он следит не только за высадкой и посадкой артистов, но и за тем, чтобы каждый выступающий без опозданий был в назначенном месте!
ШАГ 4: оформляем и рассылаем приглашения
Поскольку виновник торжества в нашем случае не руководитель, а его друг, знать всех приглашенных вы не можете.
Более того, часть из них наверняка говорит только на родном для именинника языке.
Лучшее решение в этой ситуации – поручить рассылку приглашений помощникам виновника торжества.
Текст приглашений может быть составлен на обоих языках, либо часть приглашений будет подготовлена на русском для русскоговорящий гостей, а часть – на иностранном языке для соотечественников виновника торжества.
ШАГ 5: размещаем гостей и составляем план рассадки
Помимо обычных организационных моментов, связанных с «правильной» и корректной рассадкой присутствующих за столами (не забываем про куверные карточки на соответствующих языках!), важно учитывать, что ограниченность пространства может заставить организатора в какой-то момент вечера переставлять столы. Например, для того, чтобы освободить место для танцев или торжественного выноса и разрезания торта.
В этом случае, возможно, потребуется часть гостей попросить переместиться в другую зону корабля (например, в лаундж-зону с диванчиками), а их столы убрать, чтобы появилось столь необходимое пространство.
Наш совет
С просьбой переместиться в другое место обращайтесь только к тем гостям, которые с наибольшей вероятностью вам не откажут.
Обязательно (!) предупредите гостей об изменении их места в течение вечера.
ШАГ 6: решаем вопросы охраны и парковки
На этом этапе организатор мероприятия координирует вопросы, которые обычно ложатся на плечи службы охраны. Кроме того, он должен убедиться, что на пристани в этот вечер не запланированы никакие публичные выступления или концерты.
Идеальное решение – закрыть въезд на пристань для посторонних на время сбора и посадки гостей на борт. Конечно, если есть такая возможность.
Обязательно нужно заранее выяснить, на сколько машиномест рассчитана парковка возле пристани. Возможно, на время плавания корабля автомобили некоторых гостей придется отогнать в другое место.
ШАГ 7: заботимся об опаздывающих гостях
Дело в том, что корабль, который уже отправился в рейс, – это достаточно сложная площадка для посадки опаздывающих гостей. А такие непременно будут. Чтобы все прошло гладко, вам необходимо заранее ознакомиться с маршрутом корабля и выучить названия и время всех остановок.
Как правило, корабль не может остановиться по требованию – у него определенный маршрут и график следования.
Допустим, вам звонит из аэропорта опаздывающий гость с вопросом, куда ему подъехать, чтобы подняться на борт. Вы должны быстро сориентироваться и рассчитать примерное время поездки от аэропорта до корабля с учетом дорожной ситуации, а также определить, в какой конкретно точке окажется корабль через этот промежуток времени.
После этого нужно выдать гостю точное время остановки, название причала и предупредить капитана о том, сколько людей зайдет на борт и сколько покинет корабль (например, артисты, которые закончили свое выступление).
Сложность здесь заключается в том, что город может быть незнакомым для организатора, но к моменту начала мероприятия он должен знать его не хуже местных.
ШАГ 8: рассчитываемся с командой корабля
Как правило, организатор остается на борту до окончания вечера. Во-первых, он должен убедиться, что все прошло по плану и все гости довольны, а во-вторых, в его задачи входит окончательный расчет с командой корабля.
С абсолютной уверенностью можно утверждать, что часть гостей будет делать в течение вечера заказы не из предложенного меню, а из бара, например. Также гости могут что-то повредить или разбить, и это тоже нужно оплатить.
Разумеется, организатор должен быть готов к таким расходам. Кроме того, ему нужно заранее решить, как именно он будет производить расчет: наличными деньгами на месте, либо же он подтвердит дополнительные траты и попросит выставить счет.
В заключение надо сказать, что не бывает мероприятий, подготовленных и проведенных идеально, как не бывает идеальных условий и людей. Не существует и универсального шаблона, по которому можно кроить любое торжество.
Уникальны каждое мероприятие и все решения, которые будут приняты при его подготовке.
Чтобы начать, вам понадобятся лишь базовые знания и опыт, свой и чужой.
Главное – не останавливаться на полпути, не сдаваться и знать, к кому и в какой ситуации лучше обратиться за советом. Как говорил барон Мюнхгаузен: «Безвыходных ситуаций не бывает»!