Сегодня на примере конкретных ситуаций расскажу, что делать, если ваша пресс-служба допустила ошибку, чего делать не стоит и как этого избегать впредь.
Не сделали фото вручения призов от партнёра
Что делать?
Отловите победителей после награждения и сделайте снимки хотя бы на телефон. А если они уже убежали, то попросите их сфотографироваться с подарками самостоятельно. Пусть эти фото тоже будут качественными: чёткими, эстетичными и с хорошим разрешением.
Чего делать не стоит?
Искать виноватых, а не пути решения. Пока вы выясняете, кто был неправ, можно упустить победителей с подарками окончательно.
Как избежать?
На предварительном инструктаже обозначьте фотографу ключевые моменты, которые обязательно должны быть на снимках. Сориентируйте его по времени и месту, если на мероприятии несколько площадок. Держите с ним связь, чтобы в случае изменения программы оперативно предупредить.
Не выполнили все условия, на которых спикер или ведущий согласился выступить у вас бесплатно
Что делать?
Признать свою ошибку, извиниться и предложить гостю какую-то компенсацию. Например, если его не успели сфотографировать во время выступления, то можно сделать несколько постановочных кадров на сцене во время перерыва или же снять его у баннера. Также вы можете предложить символический подарок: мерч, конфеты и т.д.
Чего делать не стоит?
- Игнорировать сообщения человека или бесконечно обещать ему, что нужные материалы вот-вот найдутся, в надежде, что он про вас забудет.
- Без извинений как ни в чём не бывало звать его на следующее ваше мероприятие.
Как избежать?
1) Все условия сотрудничества уточните заранее и в письменном виде. Сразу обговорите сроки их исполнения.
2) Раздайте задачи ответственным лицам: фотографу, сторисмейкеру, медиаволонтёрам и т.д. Подчеркните важность их исполнения.
3) Перед тем как гость покинет площадку, проверьте по списку, всё ли вы сделали.
В целом важно не бояться брать на себя ответственность за произошедшее и быть готовым к диалогу. В конце концов, нас определяют не те ситуации, в которые мы попадаем, а то, как мы на них реагируем. Ведь от ошибок никто не застрахован!
Если вам интересен такой формат публикаций, ставьте лайк и пишите в комментариях, какие ещё ошибки пресс-служб разобрать.