Согласование проектного офиса и менеджера проекта – установка ключевых показателей эффективности, чтобы менеджеры проектов не сбились с пути
Когда вы наблюдаете за успешными проектами, ваш офис управления проектами (PMO) также добьется успеха. Успешные проекты начинаются с того, что менеджеры проектов соответствуют бизнес-стратегии и имеют ключевые показатели эффективности, которые направляют производительность в правильном стратегическом направлении.
Ваш PMO должен обеспечить реализацию проектов, выходя за рамки графика и бюджета. Проекты должны соответствовать более широкой бизнес-стратегии, и вам нужны менеджеры проектов, которые понимают эту стратегию, чтобы гарантировать, что она остается в центре внимания.
Для вашего PMO необходимо установить надежные ключевые показатели эффективности, поддерживающие бизнес-стратегию. Здесь мы рассмотрим, почему ключевые показатели эффективности будут согласовывать менеджеров по проектам с бизнесом, и закончим примерами ключевых показателей эффективности, которые вы можете установить для менеджеров по проектам.
Как я могу использовать ключевые показатели эффективности, чтобы мои менеджеры проектов соответствовали бизнес-стратегии?
Вам нужны измеримые цели и показатели, к которым будут стремиться ваши менеджеры по проектам. Проекты должны достигать целого ряда целей, а наличие индикаторов на основе данных также позволит вам узнать, если проект отклоняется от намеченного пути на раннем этапе.
Разработайте ключевые показатели эффективности, чтобы сосредоточиться на целях и задачах бизнеса, и вы сможете быть уверены, что ваши менеджеры по проектам всегда осведомлены о более широкой стратегической картине. При создании или обновлении ключевых показателей эффективности проекта убедитесь, что они:
Сосредоточьтесь на результатах и на том, чтобы эти результаты соответствовали ожиданиям вашего офиса и организации.
Измеримы, чтобы вы могли сравнивать проекты и знать, как выглядит недостаточная и переоцененная производительность.
Подотчетны и закреплены за конкретными людьми, чтобы каждый знал, как их работа влияет на общую картину.
Итеративный и способный со временем уточняться и улучшаться по мере развития бизнес-стратегии.
Если у вашего PMO также есть набор ключевых показателей эффективности, которые соответствуют бизнес-стратегии, вы сможете провести линию между ожиданиями от вашего офиса и ожиданиями от ваших менеджеров по проектам.
Какие ключевые показатели эффективности я могу установить для своих менеджеров проектов, чтобы они соответствовали бизнес-стратегии?
У каждого бизнеса будет своя стратегия и набор целей, а также прибыль. Социальные цели, повышение квалификации и расширение рынков — все это может быть частью того, чего стремится достичь ваше высшее руководство, и ваш PMO и проекты могут этому способствовать.
Ваши ключевые показатели эффективности будут различаться в зависимости от вашего сектора, но вот ряд показателей, которые вы можете скорректировать и внедрить.
Индекс производительности расписания (SPI) — это способ рассчитать, насколько близко выполнение проекта соответствует графику, который был установлен и согласован.
Индекс эффективности затрат (CPI) показывает, насколько близко проект соответствует бюджету, который ваш офис согласовал с руководителем проекта и другими заинтересованными сторонами.
Удовлетворенность заинтересованных сторон можно измерить с помощью опросов и обратной связи, гарантируя, что ожидания оправдаются на протяжении всего проекта.
Использование ресурсов измеряет, насколько эффективно люди и навыки используются в проектах, учитывая время простоя и индивидуальную доставку.
Управление рисками можно измерить по рискам, которые выявляются, фиксируются и снижаются в течение жизненного цикла проекта.
Соблюдение разработанных вами структур и процессов должно автоматически согласовываться с бизнес-стратегией, поскольку они предназначены именно для этого.
Могут быть и другие показатели, которые вы применяете к работе своих менеджеров по проектам, например экологические, социальные и управленческие вопросы. Сюда может входить объем переработки или количество часов, потраченных на обучение учеников и стажеров.
Использование KPI для согласования действий менеджеров проектов
Ключевые показатели эффективности, которые вы устанавливаете для менеджеров проектов, должны напрямую относиться к тому, чего ваш офис и бизнес в целом хотят достичь с точки зрения стратегии и целей. Когда эффективность каждого проекта соответствует тому, чего хочет достичь бизнес, менеджеры по проектам всегда будут иметь в виду стратегию.
