Кадровый документооборот – один из последних оплотов бумажной рутины в отечественном бизнесе. Даже в компаниях с высоким уровнем оптимизации и автоматизации основных бизнес-процессов по-прежнему можно увидеть привычную картину.
Сотрудники обивают пороги кабинетов и ждут своей очереди, чтобы согласовать заявление на отпуск или отгул, расписаться в допсоглашении к трудовому договору, журнале выдачи расчетных листков или другом документе. Руководители накапливают на столах стопки кадровых бумаг и откладывают их разбор до последнего. Во время ручного переноса данных из разных источников в документах зачастую допускаются ошибки, а сами “бумажки” порой теряются, не добравшись до цели. Если же документ требует согласования в нескольких службах – весь этот несовершенный процесс еще и затягивается надолго.
Что изменится, если внедрить в компании кадровый электронный документооборот (КЭДО)? Да всё, фактически. Покажем это на примере сервиса 1C:Кабинет сотрудника.
Каждому сотруднику – своя электронная цифровая подпись
Еще при первой авторизации нового сотрудника в личном кабинете генерируется так называемая усиленная неквалифицированная цифровая подпись (УНЭП). Благодаря встроенной криптозащите она подтверждает личность подписанта и защищает документ от подделки. С помощью УНЭП сотрудник может подписывать юридически значимые документы со своим работодателем и даже с теми партнерами и клиентами компании, с которыми есть об этом договоренность.
Со своей стороны, работодатель подписывает документы с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), чья юридическая сила приравнена к собственноручной подписи. Совместное использование УНЭП и УКЭП в полном соответствии с законодательством обеспечивает юридическую обоснованность и безопасность документооборота в 1С:Кабинете сотрудника.
Кстати, по данным исследования "Пеннео" (разработчика технологий управления цифровой подписью), предприятия, перешедшие к сбору подписей с помощью электронных документов вместо бумажных, экономят от 55% до 78% административных расходов (в среднем $20 на каждый документ). Экономия достигается за счет исключения затрат на материалы, администрирование и доставку бумажных документов. В среднем время получения подписи сокращается с нескольких дней до 37 минут, а количество ошибок в документах снижается на 80%.
Работа с документами – в любое время из любой географической точки
Сервисом можно пользоваться в онлайне как через браузер так и через мобильное приложения. Это значит, что работодатель и работник больше не привязаны к рабочему графику друг друга, чтобы решить общие вопросы.
Одна сторона инициирует кадровый процесс в удобное для себя время. Другая сторона тут же об этом узнает и оперативно реагирует в оптимальное время. Сотрудники, которые находятся в разъездах или работают на «удаленке», могут решать важные для себя практические задачи, не приезжая в офис.
Приведем несколько примеров таких задач.
Подписание трудового договора
Работодатель может создавать, согласовывать с заинтересованными службами и подписывать с помощью УКЭП договора с сотрудниками в системах кадрового учета, таких как 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) и 1С:Документооборот.
Сотрудник знакомится с договором в личном кабинете в режиме онлайн, предлагает свои правки или сразу ставит подпись УНЭП.
После подписания договор автоматически передается на хранение в кадровую систему компании.
Заявление и приказ на отпуск
В личном кабинете сотрудник может не только выбрать удобный период времени для отдыха, сформировать заявление на отпуск, назначить заместителя на время своего отсутствия, прикрепить файлы, которые могут понадобиться коллегам в работе.
Руководитель может согласовать это заявление непосредственно в кабинете сотрудника, а также через 1С:ЗУП или 1С:Документооборот. Автоматически формируется приказа на отпуск, который только остается подписать сотруднику в своем кабинете.
Ознакомление с расчетными листками
Эта простая операция отнимает много полезного времени в компаниях с бумажным кадровым документооборотом. Ведь каждому сотруднику нужно прийти в определенный кабинет, найти свой листок, расписаться в журнале.
Система кадрового электронного документооборота экономит это время. После начисления зарплаты специалист по кадрам просто публикует расчетные листки в личных кабинетах сотрудников. Сотрудник может в своем личном кабинете изучить, скачать или распечатать листок. Сервис 1С:Кабинет сотрудника рассылает СМС, пуш-сообщения или другие уведомления, если кто-то из сотрудников не ознакомился с расчетным листком в установленный законодательством срок.
Заключение
С помощью 1С:Кабинета сотрудника вы можете реализовать и другие кадровые задачи, актуальные для вашей компании.
Здесь можно прочесть больше об этом решении, которое упрощает взаимодействие между работодателями и работниками, устраняет ошибки в кадровых документах и экономит время для более важных дел.
Делитесь в комментариях своим опытом кадрового документооборота! Задавайте вопросы в комментариях или по телефону: +74956400093. Мы в других соцсетях: Телеграм, Вконтакте.