Автосервисы заполняют заказ-наряд, когда принимают машины клиентов в ремонт. В статье расскажем, что нужно прописать в этом документе и как оформлять его быстрее.
В этой статье:
Программа учета для автосервиса — 14 дней бесплатно
Что такое заказ-наряд в автосервисе
Это документ, который составляют, когда владелец автомобиля отдает его в ремонт или на техническое обслуживание. А владелец автосервиса или станции техобслуживания составляет заказ-наряд в качестве договора. Также, если есть этот документ, не нужно составлять отдельно заявку на ремонт, расчет стоимости работ, техническое задание и акт приемки-передачи.
Если автомобиль нужно сдать в ремонт, заказ-наряд оформляют с владельцем или человеком, который управляет машиной по доверенности. Автосервис может попросить документы, которые удостоверяют личность и подтверждают право сдавать автомобиль в ремонт, — паспорт, водительские права или ПТС. Если сдают только отдельные запчасти, клиент может ничего не предъявлять.
Как пробивать чеки на смартфоне или планшете
Заказ-наряд не нужен, если автосервис выполняет небольшие работы в присутствии заказчика: мойку, диагностику, подкачку шин и прочее. Можно оформить квитанцию, но хватит и обычного кассового чека.
Содержание бланка регулируют положение о договоре подряда и правила оказания услуг по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств. Вот что автосервис прописывает в заказ-наряде:
- ФИО, ИНН, сведения о регистрации ИП или наименование и адрес юрлица, которому принадлежит автосервис;
- ФИО заказчика, его адрес и телефон;
- марку, модель, госномер автомобиля, идентификационные номера основных агрегатов, например двигателя;
- стоимость автомобиля — ее стороны определяют по соглашению;
- дата приема заказа и дата его выполнения, а если планируется долгий и сложный ремонт, можно указать промежуточные даты, когда будут завершены определенные этапы работ;
- перечень работ;
- стоимость услуг и порядок оплаты;
- гарантийный срок на работы, если сервис его предоставляет;
- список запчастей — если их предоставляет автосервис, нужно указать количество и стоимость, а если клиент сам купил запчасти и принес их в сервис, то можно попросить принести сертификаты соответствия или другие документы, которые подтверждают качество запчастей;
- ФИО, должность сотрудника, который принял заказ;
- подпись клиента.
Хоть в заказ-наряде и прописаны все данные для безопасной сделки, клиенту и сервису нужно себя защитить на случай, если возникнут разногласия, — поэтому обязательна подпись. Например, если клиент откажется оплачивать ремонт или какую-то его часть, суд будет на стороне сервиса, потому что заказчик договор подписал и был согласен с перечнем услуг и их ценой. Или обратная ситуация: если автосервис выполнит дополнительные работы без согласия клиента, сделает то, что не прописано в договоре, и попросит это оплатить — клиент будет вправе отказаться от оплаты.
Иногда в бланк документа включают рекомендации для клиента. Например, если он не хочет оплачивать какие-то ремонтные работы сейчас, может обратиться в сервис позже. Еще к заказ-наряду можно приложить акт приемки-передачи, если автомобиль оставляют на какое-то время в автосервисе. В нем нужно описать все внешние дефекты автомобиля: царапины на кузове, сколы на стеклах и прочее. Это нужно, чтобы клиент не смог обвинить сервис, что кузов или другие детали повредили в ходе ремонта.
Вернули 20 тыс. клиенту и расстались
Преимущество документа при работе с клиентами в автосервисе в том, что все условия оказания услуг и ремонта находятся в одном месте. Не нужно тратить дополнительное время, чтобы составить договор подряда или акт приемки-сдачи выполненных работ. А еще заполненный бланк содержит исчерпывающую информацию, которая пригодится для разрешения конфликтных ситуаций.
Как оформить заказ-наряд
Законодательство не устанавливает форму заказ-наряда, компания может сделать бланк самостоятельно, руководствуясь Правилами оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств (утв. пост. Правительства от 11.04.2001 № 290). В шаблоне должно быть место под всю обязательную информацию, о которой мы писали выше.
Создать шаблон можно с помощью Word и Excel, но в этих программах придется вводить все данные клиентов и информацию о стоимости услуг вручную. Это занимает много времени, а еще высока вероятность ошибок.
Удобнее заполнять в программах учета для автосервисов. Посмотрим на примере Контур.Маркета, как быстро создать заказ-наряд.
Читайте полную инструкцию по созданию заказ-наряда в Маркете1. В разделе «Сотрудники и клиенты» откройте подраздел «Заказы» и нажмите «Новый заказ-наряд». Откроется документ для заполнения.
2. Укажите данные о заказчике. Начните вводить имя или фамилию клиента. Если его нет в базе Маркета, укажите данные самостоятельно. А если есть — сервис найдет и сам укажет информацию из его карточки.
3. Добавьте сведения о выполнении заказа: заполните номер телефона, по которому заказчик может задать вопросы исполнителю, выберите сотрудника-приемщика, укажите номер гарантийного талона, планируемую и фактическую дату выполнения заказа.
4. Перечислите работы и услуги. В заказ добавляются только услуги и сотрудники, которые внесены в справочник Маркета. Начните вводить название услуги и выберите нужный вариант из найденных. Сервис автоматически подставит цену из карточки данной услуги. Впишите значение в поле «Количество», и Маркет подсчитает стоимость указанного объема работ.
5. Из списка сотрудников выберите человека, который будет оказывать услугу.
Перечислите материалы, которые будете использовать в работе, чтобы включить их в клиентский счет. В заказ добавляются только материалы из вашего справочника в Маркете, начните вводить название товара и выберите нужный. Сервис сам укажет цену из карточки товара. Вы можете изменить количество, тогда Маркет пересчитает его стоимость.
6. Перечислите материалы заказчика, если принимаете запчасть к автомобилю, и все ценности, которые приняли от клиента: марку, модель авто, дефекты и другое.
7. В комментарий внизу документа можете добавить гарантийные условия, рекомендации или дополнительные детали заказа.
8. Заказ-наряд можно сохранить и распечатать. Все заказ-наряды хранятся в разделе «Сотрудники и клиенты» → «Заказы». Вы можете следить за выполнением работ по статусам: новый заказ, в работе или уже выполнен. Все выполненные заказы хранятся в блоке «Завершенные».