Почему к задаче по повышению эффективности административно-управленческого персонала бывает так трудно подступиться? Причина в том, что нет единого алгоритма, как же эту эффективность посчитать и какие показатели нужно измерить.
В данной статье рассказываем о модели построения организационной эффективности Organizational Quotient, которую мы разработали для определения потенциала производительности труда, качества работы и прозрачности функций c экономическим эффектом.
Результат работы “белых воротничков” не так очевиден по сравнению с работниками производства, к тому же очень часто эффект отложен во времени. Модель, которую мы предлагаем, позволяет посчитать их эффективность и разложить ее на отдельные метрики.
Мы назвали этот продукт OQ – Organizational Quotient. Как IQ, только для организаций.
OQ — это усредненный показатель эффективности разных подразделений внутри организации, а также конкретных работников и руководителей.
Показатель складывается из трех метрик, которые можно измерить и проанализировать.
Производительность. Это отношение трудозатрат к текущему объему работы. Анализируя этот критерий, мы выясняем:
- Сколько на самом деле нужно ресурсов, чтобы обеспечить нужный нам результат. Иными словами, отвечаем на вопрос - не “раздут” ли штат.
- Сколько времени нужно на выполнение определенной работы, и функционирует ли сотрудник или система настолько быстро, насколько может.
- Нет ли среди должностных обязанностей сотрудника ненужной работы.
Прозрачность. Здесь мы изучаем, соотношение между тем, как устроен процесс «на бумаге» и как дела обстоят в реальной жизни.
- Как происходит информационный обмен между департаментами и сколько времени он занимает.
- Может ли руководитель, принимающий управленческие решения, получить нужную информацию настолько быстро, насколько это возможно.
Качество. Этот критерий показывает, насколько востребована работа, которую выполняет сотрудник.
Каждая метрика делится на отдельные показатели, которые тоже можно подсчитать. Это может быть оценка численности, оценка межфункционального и внутрифункционального взаимодействия или оценка по KPI.
Оценка эффективности с помощью модели OQ опирается на фактические данные из структурированных опросов и очной диагностики. А методология анализа выбирается в зависимости от функционала сотрудников.
Таким образом, мы можем увидеть:
- реальную модель распределения трудозатрат и схему организационных связей де-факто;
- болевые точки (например, точки перегруза, информационного голода и т.д.);
- какие проблемы уникальны, а какие носят системный характер;
- потенциал повышения эффективности по каждой функции;
- какую настройку в зависимости от специфики функций и должностей необходимо провести;
- реализовать умную оптимизацию процессов.
Каждая оценка функции сопровождается дорожной картой с необходимыми мероприятиями. Дорожная карта представлена в виде дэшбордов, что позволяет оценить, как изменяются показатели эффективности со временем.
Пример:
Руководство одного предприятия хотело снизить уровень «забюрократизированности» своих внутренних процессов, чтобы сократить срок от заявки до договора до 15 дней. На момент обращения за OQ-диагностикой в ЭКОПСИ этот цикл занимал порядка 45 дней.
Мы провели анализ процессов и взаимодействия между структурными подразделениями и согласующими службами с фокусом на оценку уровня прозрачности этого взаимодействия. В своем исследовании мы использовали такие инструменты, как:
- Структурированный опрос по бизнес-процессам и зонам ответственности (в том числе онлайн на широкой выборке);
- Машинный анализ журналов событий из СЭД;
- Анализ успешных стратегий других предприятий отрасли;
- Проведение интервью и фокус-групп для верификации результатов.
С помощью нашего аудита OQ-методом предприятию удалось:
- Cократить срок формирования заказа в среднем в два раза по предприятиям;
- Оптимизировать цепочку согласования договора на поставку своей продукции, исключив 20% согласантов;
- Ввести новые показатели уровня сервиса с опорой на лучшие практики.
Проверить эффективность своей организации вы можете с помощью тест-калькулятора на нашем сайте. С его помощью можно понять, какая из трех главных метрик нуждается во внимании и оптимизации, а также получить рекомендации и консультацию.