"У меня на столе творческий беспорядок" - это просто отговорка ленивых людей. Нужно различать творчески организованное пространство и беспорядок. Опрятный и упорядоченный стол - признак ясного ума. Каждая ненужная вещь - повод потерять концентрацию во время работы. Как же безболезненно поддерживать максимальный уровень концентрации во время работы? На это решение указал японец Тайчии Оно в своей запатентованной производственной системе Toyota.
1. Сортировка
Все подлежит сортировке. Людям нелегко расставаться с предметами, которые у них уже давно есть, даже если они ими больше не используются. Решение? Если вы не используете вещь в течение 30 дней, она должна покинуть ваше рабочее место. Под рукой должны быть только те предметы, которые нужны вам для повседневной деятельности. Нужны ли вам 16 ручек, подаренных любимыми клиентами? Или достаточно одной? Для каждой должности нужен свой набор инструментов.
УБЕРИТЕ ВСЕ НЕНУЖНЫЕ ПРЕДМЕТЫ И ВСЕ ОТВЛЕКАЮЩИЕ ФАКТОРЫ!
2. Систематизация
Пространство вокруг вас загромождено желтыми напоминаниями? Это очень хорошо - делать себе заметки. Только помните, что для постороннего человека это выглядит непрофессионально. Лучше вооружиться умным блокнотом. Я использую приложение Evernote, и таким образом у меня есть актуальные заметки на всех моих устройствах. Заведите себе простые ячейки для документов и промаркируйте каждый уровень, чтобы можно было сразу разделить документы. Разделите отсеки так, чтобы вы никогда не обнаружили, что у вас в руках находится лист бумаги, который не подходит ни к одной из категорий документов. Если это произошло, значит, вы либо выбрали неправильные категории, либо документ, который вы держите в руках, совершенно лишний.
Заглавие на скоросшиватели? Подробно опишите все этикетки, напишите дату их создания, разложите их на полке в правильном порядке. Этот простой метод позволит вам всегда держать папки в одном и том же порядке. Архивируйте только самые необходимые документы, а остальные выбрасывайте в шредер. Старайтесь архивировать документы в электронном виде. Вы сэкономите много места.
3. Наведите порядок
Всегда начинайте наводить порядок с перебирания ящиков. Вы найдете там вещи, которые не должны находиться там или где-либо еще в рабочей зоне. На самом деле, чем меньше ящиков в вашем столе, тем меньше в нем ненужных вещей. Применяйте принцип "широко и мелко". Не складывайте ничего в ящики слоями.
Завершая работу, верните рабочее место к "заводским настройкам", к тому моменту, когда вы начали работу. Чистый офис - это ваша визитная карточка, от которой часто зависит зарплата или продвижение по службе. Как вы делаете это, так вы делаете все остальное.
4. Стандартизируйте
Интересным решением может стать размещение пробковой доски над вашим столом. Благодаря этому самая важная информация всегда будет в поле вашего зрения. Большинство людей мыслят визуально. Доска может быть красочной и коммуникативной.
5. Приучите себя к дисциплине
Дисциплина - ключевой фактор эффективности. Раз в месяц проводите тщательную уборку своего рабочего места. Цель должна быть достигнута. Вы можете немного изменить ее, совсем чуть-чуть! Цели существуют для того, чтобы их реализовывать, иногда даже через НЕмогу!
Быстрые стратегии
1. уберите все со своего стола.
2. наведите порядок в кабинете и на компьютере (чистое рабочее место производит лучшее впечатление.
3. выберите предметы первой необходимости, которые вы хотите оставить на своем столе. Остальные уберите с рабочего места. Подумайте, можно ли сократить причины использования этих предметов. Разложите предметы так, чтобы вы автоматически тянулись к ним. Всегда кладите их на то же место. Вы можете использовать контуры предметов на их местах, чтобы стандартизировать расположение ваших рабочих инструментов. Постарайтесь свести количество предметов на столе к необходимому минимуму.
Дизайн вашего офиса
1. Важно работать в светлом помещении, используя как можно меньше искусственного света, который утомляет глаза. Кабинет должен стоять боком к окну. Для правшей окно должно быть слева. Для левшей - наоборот. Это позволит не загораживать свет. Аналогично обстоит дело с настольной лампой.
2. Спальня - это не кабинет! Если у вас есть возможность, работайте не там, где спите. Окружите себя растениями. Самое благодарное офисное растение - папоротник.
3. Папоротник обыкновенный имеет репутацию очень дружелюбного к человеку растения. Согласно распространенному мнению, он благоприятно ионизирует воздух. Теперь ученые всерьез занялись изучением полезных свойств этого растения. Их исследования показывают, что папоротники очищают воздух от токсинов и аллергенов, приглушают шум и способствуют концентрации внимания.
4. Вы много вкладываете в обувь? Это понятно, но если вы работаете в сидячем положении, почему бы не вложить деньги в удобный и эргономичный стул (подробнее о том, как правильно отрегулировать сиденье). Выбирайте модель, которая регулируется и имеет правильные контуры, чтобы позаботиться о здоровье вашего позвоночника.
5. Цвет стен также не должен быть делом случая. Избегайте агрессивных цветов, так как они могут отвлекать вас. Я рекомендую мягкие оттенки синего, желтого и зеленого.
6. Много разговариваете по телефону? Купите себе наушники, так вам будет гораздо проще делать заметки во время разговора по телефону.
Обстановка, в которой вы работаете, напрямую влияет на результаты, которых вы достигаете. Не позволяйте деталям, которые вы можете контролировать, определять результат вашей работы.
Возьмите за привычку организовывать свое пространство
Для всего есть свое место, и все находится на своем месте.
Если вы сомневаетесь в каком-то предмете - уберите его с рабочего места.
Назначьте день, когда вы уберете весь офис и вернетесь к оптимальному расположению рабочих инструментов.
Если вы наведете порядок в своем пространстве сейчас, вы будете справляться с работой гораздо быстрее.
Если вы работодатель, прочтите это:
38 % рабочего времени тратится на непродуктивную деятельность: просмотр, ожидание, исправление и т. д. Это соответствует 15,4 часа в неделю на одного сотрудника.