На вопрос отвечает Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Вопрос
В преамбуле организационно-распорядительной документации организации принято указывать полные ссылки на нормативные документы. Из-за этого преамбула растягивается на половину страницы. Можно ли ее сокращать, убирая заголовки к тексту документов и оставляя только их названия, даты и номера?
Ответ
Преамбула (или констатирующая часть приказа) содержит обоснование создания приказа, сокращать его нельзя. Ее текст должен содержать полное обоснование распорядительных действий. Если в тексте преамбулы указывают ссылку на нормативный правовой акт (далее – НПА), она должна состоять из полного названия документа, его даты, номера и заголовка к тексту.
Например, в связи с введением в действие Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[1] и Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[2] в организациях будут изменены многие ЛНА по архивному хранению документов. Полную информацию об этих документах следует разместить в преамбуле. Сделать это можно любым из двух способов.
Способ 1. Разместить сведения о НПА в порядке: название документа, его дата, номер и заголовок к тексту. Преамбула к приказу, оформленная этим способом, приведена в Примере 1.
Способ 2. Разместить сначала заголовок к тексту НПА без фразы «Об утверждении», а в скобках указать название утверждающего документа (приказ, распоряжение, постановление и т.д.), его дату и номер. Преамбула к приказу, оформленная этим способом, приведена в Примере 2.
__________________
[1] Утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
[2] Утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.