На вопрос отвечает Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Вопрос
В организации директор подписывает уже подготовленные подразделениями приказы не глядя. Однако приказы создают, не соблюдая требования к оформлению текста документа: отсутствует констатирующая и распорядительная части, в распорядительной части отсутствует слово ПРИКАЗЫВАЮ. На выходе – приказ, оформленный с нарушением требований. Какие должны быть действия секретаря в этом случае?
Ответ
Приведенное в вопросе описание распорядительного документа напоминает распоряжение (за исключением отсутствия констатирующей части или преамбулы), которые также являются распорядительным документом и могут содержать управленческие решения руководства. Правила создания такого документа установлены в п. 3.29 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1]:
В теории секретарь может подготовить локальный нормативный акт, в котором будет регламентирован процесса создания приказов. Например, внести соответствующие изменения в инструкцию по делопроизводству или подготовить специальные правила. После того, как директор утвердит такой документ, все работники организации будут обязаны соблюдать его положения.
Но на практике даже с учетом того, что процесс будет регламентирован, правила соблюдаются не всегда и не всеми. Однако очень важно, чтобы все работники, в том числе и директор, понимали, что цель документирования – доказательность деятельности, поэтому документы следует составлять по определенным правилам. Иначе в случае каких-либо конфликтов или претензий организация не сможет подтвердить свои действия или их отсутствие.
_________
[1] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.