Регистры бухгалтерского и налогового учета. Обязательны для составления и хранения

Правилам ведения регистров для бухгалтерского учета отведен целый раздел в Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 12.12.2023) "О бухгалтерском учете".
И главное, что мы должны вынести оттуда, что все данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Это означает, что мы обязаны систематически фиксировать в хронологическом порядке все факты хозяйственной жизни компании в регистрах.

Так же в законе сказано, что регистры бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Это не право, а требование законодательства.
То есть из этой нормы закона мы понимаем, что мы должны не просто вести учет и систематизировать данные, а еще что-то распечатать и подписать (или же хранить что-то в электронном виде, подписанное электронной подписью).
Правильность отражения объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета (п. 11 ФСБУ 27/2021).

Теперь давайте разберемся, что относится к регистрам бухгалтерского учета и что от нас требуется на практике.
Формы регистров бухгалтерского учета организации разрабатывают самостоятельно и утверждают в учетной политике (ч. 5 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете, п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").

Они могут быть абсолютно любыми, главное, чтобы они имели обязательные реквизиты п. 4 ФСБУ 27/2021, ч. 4 ст. 10 Закона N 402-ФЗ):
- наименование регистра;
- наименование экономического субъекта, составившего регистр;
- дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обычно регистры бухгалтерского учета ведут по отдельным счетам учета. И как вы уже догадались, то к регистрам бухгалтерского учета относится Оборотно-сальдовая ведомость по счетам, Анализ счета, Карточка счета, Главная книга.
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 12.12.2023) "О бухгалтерском учете". Регистры бухгалтерского учета на равне с первичными документами подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после отчетного года. Это требование установлено ст.29 п.1 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Налоговые регистры - это это сводные (за отчетный или налоговый период) формы систематизации данных налогового учета, сгруппированных в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ, без распределения по счетам бухгалтерского учета.
Проще говоря, налоговые регистры - это систематизированная информация, которая необходима для расчета налога на прибыль, НДФЛ или взносов.
Формы аналитических регистров налогового учета (так же как и бухгалтерского учета) мы разрабатываем самостоятельно и включаем их в учетную политику отдельными приложениями (ст. 314 НК РФ).

Регистры в бухгалтерских программах содержат все обязательные реквизиты. При необходимости вы можете дополнить эти формы или пользоваться уже существующими.
Например, найти уже готовые налоговые регистры по вашей организации в программе 1С вы можете перейдя в раздел «Главное» — «Учетная политика» — кнопка Печать — «Регистры налогового учета». Или перейдите в раздел: "Отчеты" – "Регистры налогового учета".

Регистры по НДФЛ и страховым взносам формируются отдельно и так же обязательны к составлению и хранению.
Важно, чтобы налоговый регистр позволял правильно формировать налоговую базу по тому или иному налогу.

При выездной проверке инспекторы вправе затребовать у организации налоговые регистры, подтверждающие расчет налоговой базы (п. 1 ст. 93 НК РФ). За непредставление предусмотрена ответственность (п. 3 ст. 93, ст. 120 НК РФ, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). Отсутствие налоговых регистров
признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена ст 120 НК РФ.

Поэтому, я рекомендую ввести обязательное правила для бухгалтера: после закрытия года и расчета всех налогов составить бухгалтерские и налоговые регистры, подписать у ответственного лица и убрать на хранение.