В большинстве компаний главбух — второе лицо после гендиректора или собственника. Это большая ответственность, а для некоторых ещё и...соблазн.
Деловой мир знает тысячи историй о злоупотреблениях корпоративными полномочиями. Как только бух, склонный к авантюрам, просекает, что директор слабо разбирается в финансах, в ход идут самые изощрённые махинации:
- Фиктивные больничные
- Фокусы с заработной платой
- Сговоры с контрагентами
- Обналичка через подставных лиц
Кроме того, сотрудник может просто халатно относиться к своим обязанностям, из-за чего компания, рано или поздно, понесёт финансовый и репутационный урон.
Словом, каждый руководитель должен "наблюдать" за своим бухгалтером, чтобы потом не пришлось краснеть перед партнёрами, оправдываться перед банками и платить штрафы налоговой, покусывая локти от беспомощности и ругая себя за слепое доверие.
Вот, что мы рекомендуем делать своим клиентам-предпринимателям для профилактики злоупотреблений со стороны бухгалтеров.
Контролируйте платёжки
Поручите бухгалтеру подготовить для вас подробный платёжный календарь (в формате остаток на начало дня, приход, расход (включая налоговые платежи), остаток на конец дня).
Сверяйте расходную часть с банковскими выписками и платёжными поручениями, которые приносят вам на подпись. Это позволит:
- Проконтролировать целевое назначение расходной части бюджета
- Предотвратить кассовые разрывы
Используйте облачную бухгалтерию
Если ваш бухгалтер ведёт учёт на своём личном компьютере и доступ к базе есть только у него, однажды вы рискуете оказаться заложником ситуации. Любая попытка увольнения может наткнуться на сопротивление, спекуляцию положением и даже вымогательством денег!
Чтобы этого не случилось, применяйте облачные сервисы. Доступы должны быть и у буха, и у вас. И обязательно настройте отправку уведомлений об операциях на свою электронную почту.
Архивируйте учётные записи
Привычка создавать архивные копии подстрахует в случае проблемных ситуаций. Довольно часто, пойманные на горячем главные бухгалтера, либо сносят базу под ноль ("совершенно случайно"), либо вносят маскирующие корректировки, чтобы замести следы своих махинаций.
Восстановленные данные быстро выведут жулика на чистую воду и спасут бизнес от ущерба.
Приглашайте независимых аудиторов
Это отличная возможность проверить бухгалтерию по всем фронтам:
- Корректность налогового и бухгалтерского учёта
- Своевременность составления и отправки налоговой отчётности
- Правильность расчётов налоговых отчислений
- Организация документооборота
- Соблюдение правил оформления и хранения первички
Хотите убедиться, что ваш главный бухгалтер всё делает по букве закона и не несёт угрозы вашему бизнесу? Закажите независимый аудит в агентстве бухгалтерских и юридических услуг "Июнь".
Проверяйте состояние расчётов с бюджетом
До 1 января 2023 года можно было запросить документ о наличии задолженности перед гос казной. По новым правилам налоговая предоставляет справки "Об исполнении обязательств по налогам и сборам". А ещё реальную картину можно увидеть ЛК налогоплательщика (сальдо/задолженности по ЕНС).
Следите за кредиторской и дебиторской задолженностью
Раз в квартал (а лучше ежемесячно) просите буха предоставить вам оборотно-сальдовую ведомость. Сравнивайте данные комплекса с фактической информацией из актов сверки с поставщиками и покупателями.
Это только часть мероприятий, которые может и должен внедрять собственник или гендиректор, который хочет, чтобы финансы компании были в полном порядке.
Напишите, какие-то из перечисленных мер контроля используете? Поделитесь своими фирменными секретами.