«Вы счастливчик, если у вас есть жена, которая говорит вам, что делать, и личный помощник, который это делает».
(Лорд Манкрофт)
Мы с коллегой решали очередную управленческую задачу и задумались: «Откуда берутся хорошие генеральные директора?»
Перебрав известных нам эффективных руководителей, мы пришли к выводу, что в прошлом все они были успешными личными помощниками. Помощники вынуждены постоянно расширять свой кругозор, решать разноплановые задачи, иметь высокий уровень стрессоустойчивости, договариваться, справляться с реакциями и эмоциями своего руководителя, неуклонно добиваться исполнения поставленных руководителем задач.
Личный помощник должен быть жестким.
Жесткий – это не значит грубый. Жесткий – это значит не пасующий перед трудностями и не позволяющий другим отклоняться в работе от поставленной цели.
Личный помощник очень похож на «маленького генерального директора». Поясню.
Собственник отвечает за визуализацию будущего своей компании, а генеральный директор за воплощение его мечты в жизнь.
Генеральный директор определяет подчиненным области ответственности, ставит цели, контролирует, повышает эффективность работы персонала. У него формируется свое видение по каждому из перечисленных выше вопросов. Личный помощник, в свою очередь, помогает шефу реализовать его цели и намерения.
Генеральный воплощает мечты собственника. Помощник добивается, чтобы подчиненные воплощали указания генерального.
Важный момент! Помощник «помогает», а не делает за генерального его работу.
Если помощник делает работу за генерального, то вам видимо уже пора делать рокировку (1) в коллективе.
((1)- Рокировка –это ход в шахматах с участием сразу двух фигур. А именно, короля и ладьи. При рокировке король перемещается со своей изначальной позиции через поле в сторону ладьи, а сама ладья перескакивает через короля, становясь рядом с ним на соседнее поле).
Работа генерального – это высокотехнологичный функционал. Он должен планировать работу компании, добиваться четкого понимания областей ответственности в коллективе, использовать инструменты управления для достижения высоких производственных результатов, поддерживать справедливость в коллективе для укрепления боевого духа. Помощники обычно этого делать не умеют. Поэтому они не имеют полномочий для того, чтобы проводить стратегические сессии первым руководителям компании. Они не утверждают стратегические планы для подразделений, не принимают решений о найме или увольнении ключевых руководителей и сотрудников. При этом они помогают своему генеральному все это правильно организовать.
Основная цель личного помощника
Основная цель личного помощника — это высвобождение времени генерального директора. Личный помощник снимает с руководителя львиную долю неквалифицированной работы. Как генеральный снимает с собственника работу по реализации его целей в бизнесе, также личный помощник снимает с генерального директора заботу об осуществлении контроля за выполнением розданных им поручений.
Контроль за исполнением указаний шефа личный помощник берет на себя.
Помощник не раздает распоряжения. Он держит на контроле выполнение задач, поставленных руководителем. Там, где исполнители расслабились, личный помощник бодрит их, помогает правильно расставить приоритеты в работе и добивается выполнения указаний шефа в срок. Там, где помощник видит большие риски провала сроков, сделав все, что было в его силах, он заблаговременно информирует шефа, чтобы тот, используя свою власть и морально-нравственное влияние, поправил головы перегруженных или нерадивых подчиненных.
Еще помощник забирает на себя выполнение работы по закрытию личных вопросов шефа. Генеральный директор, как и другие, периодически попадает в разные ситуации: пробитое колесо, необходимость вызвать такси ребенку, что-то где-то сдать, заказать или получить, заплатить штрафы или отправить какой-то документ через Госуслуги… Если он сядет и сам начнет обзванивать шиномонтажки, медицинские центры, бани, отели, курьеров СДЭК, Озона и прочих маркетплейсов, то это приведет к двум нежелательным последствиям.
Первое и самое главное, он перестанет выполнять работу генерального директора.
Второе, его неквалифицированный труд будет бесконечно дорого стоить для компании.
Поэтому, личный помощник должен очень хорошо знать, зачем он был нанят, какова его цель.
Он должен помочь высвободить максимальное количество времени генеральному директору, чтобы тот занимался только своей работой, имел возможность восстановиться и отдохнуть.
Личный помощник у мощного руководителя — это фактически всегда антикризисник, работающий на высоких скоростях, с большим количеством задач и проблем, одновременно находящихся в работе.
По этой причине обязательным навыком помощника является хорошее аналитическое мышление. Личный помощник должен быть способен быстро распознавать источник проблем, находить оптимальные решения, брать ответственность за их принятие и реализацию. Эта работа требует высокого уровня ответственности. Ответственность — это не значит, что человек боится ошибиться или подвести, и поэтому делает только то, что вы ему сказали. Скорее в приведенном примере имеет место безответственность и сбрасывание работы.
Личный помощник должен иметь высокий уровень смелости и компетентности, чтобы быть в состоянии защитить вас в тех вопросах, которые он контролирует по вашему поручению. Поэтому, руководитель как никто другой должен быть заинтересован в развитии необходимых навыков у помощника.
Очень важный момент! У личного помощника должны быть хорошие манеры. Если директор – это лицо компании, то личный помощник – это лицо директора на всех его линиях. Жесткий помощник с хорошими манерами выглядит доброжелательно, компетентно и неуклонно настаивает на получении результата.
Правильный личный помощник имеет высокий уровень воспроизведения. Он постоянно обучается, когда видит, как руководитель делает свое дело. Точно также в семьях обучаются дети, наблюдая за своими родителями. В какой-то момент помощнику начинает казаться, что он «тоже так может». Если ему дать возможность реализовать самостоятельно пару – тройку полноценных проектов, реабилитировать его после того, как он наломает дров, укрепить его жесткие и мягкие навыки, то вы вскоре сможете получить хорошего руководителя для какого-нибудь направления.
Когда личный помощник вырастает, у руководителя всегда появляется соблазн закрыть им какую-нибудь управленческую дыру. Но отдать хорошего помощника, если ему не будет найдена адекватная замена – это трагедия для руководителя.
Иногда руководители не осознают разницы между секретарем и личным помощником. Некоторые кандидаты на должность помощника полагают, что между помощником, секретарем и заурядным поваром, способным заварить чай, можно поставить знак тождества. Не советую брать последних, у ним проблемы с критическим мышлением.
Если вы хотите нанять сильного генерального директора, поинтересуйтесь нет ли у кандидата опыта успешной работы личным помощником, когда он решал общие, всеобщие и специальные вопросы по всем направлениям. Наличие такого опыта будет большим плюсом при найме.
Если вы хотите перестать выполнять работу за своих подчиненных, то вам придется заставить их делать ее самостоятельно. Наймите себе личного помощника, который сможет взять под контроль исполнение ваших поручений.
Если у вас уже есть успешный личный помощник, но вы знаете еще кого-то, кто мог бы хорошо выполнять такую работу, сообщите нам. Мы будем вам очень признательны.
У нас и у наших клиентов есть запрос на специалистов такого профиля.