Создание идеального архива на предприятии - не только необходимость, но и целое искусство, которое, освоив, руководитель обретает способность управлять информационным потоком без лишних препятствий.
Ключ к успеху здесь - грамотное хранение документов под строгим надзором, все это в строгом соответствии с законодательством. Но как начать этот процесс так, чтобы он был простым и эффективным с самого старта?
Архивирование документов: зачем и как?
Архив - это сердце документооборота организации, систематизирующее хранение документации и обеспечивающее легкий доступ к ней. Организация архива требует внимательного подхода, ведь от его качества зависит скорость и эффективность работы с документами. Разнообразие архивов (научный, технический, аудио- и видеоматериалы) говорит о масштабах их применения, но основной акцент мы сделаем на управленческом архиве.
Структурирование документооборота - задача непростая, но вполне осуществимая с правильным подходом и пониманием процесса.
Для начала - архивные коробки для систематизации документов: ваш первый шаг к организованности.
Какие документы отправляются на архивное хранение?
Перед тем как глубже погрузиться в процесс, важно разобраться, какие документы и как долго должны храниться в архиве. Существуют обязательные категории документов с установленными сроками хранения.
Временные документы (хранение до 10 лет) включают в себя:
- приказы и решения руководства;
- обмены письмами, касающиеся выполнения принятых решений;
- материалы, связанные с разработкой внутренних регламентов;
- документация по реорганизации предприятия.
Долговременные документы (хранение свыше 10 лет) охватывают:
- приказы, касающиеся кадровых вопросов;
- документы, подтверждающие начало и прекращение деятельности компании, включая лицензии и сертификаты;
- материалы, связанные с защитой информации и созданием резервных копий данных.
Постоянные документы, предназначенные для бессрочного хранения:
- описи и номенклатуры дел, должностные инструкции;
- годовые отчеты, финансовые планы, налоговые документы и устав компании;
- журналы регистрации входящей корреспонденции и приказов, а также их оригиналы;
- сертификаты для проверки электронных подписей;
- договоры и сделки;
- каталоги продукции и услуг, прайс-листы.
Кроме того, существуют документы с отметкой «до минования надобности», которые хранятся до момента утраты ими актуальности, после чего подлежат уничтожению. Это система позволяет эффективно управлять информационными потоками, обеспечивая оперативный доступ к необходимым данным и их своевременное обновление.
Пошаговая инструкция по архивированию бумажных документов
Процесс подготовки документов к архивному хранению включает в себя несколько ключевых этапов, направленных на обеспечение порядка, доступности и безопасности документации. Вот основные шаги, которые помогут организовать архив эффективно:
- Классификация документов. Все документы необходимо тщательно отсортировать по группам, исходя из установленных сроков хранения. Создание четкой номенклатуры облегчит доступ к документам и их дальнейшее использование.
- Составление описи. Для каждой партии документов следует составить детализированную опись, включая наименование, срок хранения, принадлежность к определенному отделу и другую релевантную информацию. Важно также отсеивать и уничтожать документы, потерявшие актуальность, для освобождения места и оптимизации архивного пространства.
- Подшивка документов. Для удобства хранения и сохранности документы следует аккуратно подшивать, используя нити, иглы и шпагат. Подшитые таким образом документы размещаются в специально предназначенные для архивного хранения папки или коробки.
- Размещение в стеллажах. Организация пространства в архиве играет важную роль. Рекомендуется располагать документы на стеллажах таким образом, чтобы наиболее редко используемые находились дальше, а часто требующиеся были под рукой. Это облегчит поиск необходимой документации.
- Регламент доступа. Важно четко определить круг лиц, имеющих доступ к архиву, для чего издается соответствующий приказ. Это помогает предотвратить несанкционированный доступ и повышает безопасность хранения.
- Ведение учета. Регулярное обновление учетных журналов, в которых фиксируется информация о новых поступлениях и выдаче документов, позволяет поддерживать архив в актуальном состоянии и упрощает управление документооборотом.
Организация архива — это задача, требующая внимательности и систематизированного подхода. Правильно налаженный процесс не только упростит работу с документацией, но и обеспечит ее сохранность на долгие годы.
Также вы можете ознакомиться с нашей статьей о том, Как повысить эффективность документооборота: 3 способа обеспечить контроль и избежать проблем