ЭДО — удобная и зарекомендовавшая себя технология, которая призвана экономить ресурсы и время, так как обмен документами происходит по специальным каналам оператора.
Всё это стало возможно с появлением ЭЦП. Электронная передача документов юридически ничем не отличается от традиционного. И даже имеет очевидные преимущества.
- Порядок в офисе.
Никаких бумажных архивов и папок. Свободное пространство, чистый воздух и отличное настроение. Все документы при ЭДО сохраняются в электронном архиве и легко доступны в любом месте. Поиск занимает несколько секунд. И система не допускает появления дубликатов документов.
- Время на важное.
Процессы документооборота занимают буквально минуты при использовании системы ЭДО. Бумажные документы нужно отправлять вручную, специальными службами. Иногда это занимает часы, но чаще всего — дни. Таким образом, при ЭДО экономится огромный объём времени, который может быть потрачен на выполнение других полезных задач бизнеса.
- Сокращение расходов.
Отправить документы через оператора ЭДО будет стоить почти в 10 раз меньше, чем уйдёт на бумагу, печати и затраты на почтово-курьерские затраты. А получение — бесплатно. Разница очевидна.
- Гарантия точности и конфиденциальности.
Документы передаются по специальным каналам, которые обеспечивают конфиденциальность и точность передачи. И что важно, документ можно отследить на любом этапе. Гарантировано, что ничего не потеряется и не будет доступно третьим лицам.
- Автоматическая проверка.
Система сама проверяет документы на соответствие формам ФНС, причем до подписания. Подпись, кстати, тоже подвергается проверке. Это гарантирует её значимость.
- Упрощённое взаимодействие с контрагентами.
Здесь речь опять о времени. Двойное подписание займёт минуты, если использовать систему ЭДО.
Переходить на ЭДО или нет — законодательно пока Ваше добровольное решение. Но очевидные преимущества системы заставляют сделать закономерные выводы: скорее всего скоро ЭДО станет обязательным.
Предпосылки к этому уже имеются. Организациям и ИП с более сотней сотрудников необходимо предоставлять документы электронно. А пенсионный фонд принимает только электронные отчёты от организаций, где больше двадцати пяти сотрудников. Национальная система прослеживаемости товаров и все участники оборота маркированной продукции частично или полностью осуществляют документооборот через систему ЭДО.
А вы применяете ЭДО в своём бизнесе?
